De uitdaging bij het centraal inscannen van alle inkomende post van een organisatie is de enorme diversiteit aan documenttypes. Zowel vertrouwelijke als niet-vertrouwelijke bestuursdocumenten, bestuursdocumenten met verschillende beheersregels, … zitten door elkaar. Regel daarom het proces zo in dat het beantwoordt aan de maatregelen die nodig zijn voor de series met de ‘strengste voorwaarden’.
Indien je bijvoorbeeld de poststukken niet substitutieconform inscant, heb je vlug een situatie waar er zowel analoge als digitale documenten zijn in één dossier (dit noemt men een hybride dossier). Deze keuze impliceert dat de papieren exemplaren de originele documenten blijven, waardoor je de ‘dagdozen’ met de papieren bestuursdocumenten even lang zou moeten bijhouden als de langstlopende bewaartermijn.

Daarnaast is het voor de scanoperatoren niet duidelijk wat ze aan het scannen zijn. Bijgevolg kunnen er in die stap van het proces meestal enkel technische metadata toegekend worden. Kennis van de context en inhoud van de inkomende stukken zit verspreid bij de administratie. De dossierbehandelaars zijn gewoonlijk het best geplaatst om inhoudelijke metadata toe te kennen.

De Vlaamse overheid kiest met DigiPost voor het inrichten van een centrale scankamer en past substitutie toe na het inscannen.

Bij het digitaliseren is het belangrijk om de samenhang tussen de verschillende documenten uit één dossier te behouden. Het eenvoudigste is dat één dossier overeenkomt met één digitaal document.

Toch is het soms aangewezen om hiervan af te wijken, en van elk stuk in het dossier een apart document te maken. Zo kan je de raadpleging voor frequent opgevraagde series vergemakkelijken. Bij een digitale raadpleging gelden immers dezelfde regels voor openbaarheid als bij een fysieke raadpleging. Stukken die beperkt zijn in raadpleegbaarheid zullen nog steeds beperkt zijn bij een digitale aanvraag. Door de stukken als individuele documenten te scannen zul je in het e-Depot van het Digitaal Archief Vlaanderen dan ook verschillen in de openbaarheid binnenin het dossier nauwkeurig kunnen opvangen en inregelen. Zo kan het interessant zijn om binnen het dossier een opdeling te maken van de scans in bv. enerzijds openbare en auteursrechtvrije documenten, anderzijds niet-openbare documenten en tot slot auteursrechtelijk beschermde documenten.

Voor het gebruikscomfort, met name bij lijvige dossiers, is het toepassen van OCR bij het scannen aanbevolen.

Steeds meer archiefdiensten vullen procedures voor bruikleen of raadpleging aan, of vervangen deze zelfs integraal, door het opzetten van scanning op vraag. Hierbij worden opgevraagde stukken niet langer geraadpleegd in de leeszaal of via bruikleen bezorgd, maar in digitale vorm beschikbaar gesteld.

Scanning op vraag biedt o.a. volgende voordelen:

• de fysieke stukken hoeven de bewaarplaats niet meer te verlaten;
• bij een interne bruikleen verliezen depotmedewerkers geen tijd meer met het fysiek verzenden van de dossiers en met het opvolgen of de bruiklenen ook weer terugkeren naar de depotruimte;
• externen besparen reiskosten en tijd;
• laagdrempelige digitale opvragingsmogelijkheden verhogen de raadpleging van de archieven.

Zoals bij elk digitaliseringsproject is het belangrijk dat je vooraf een behoeften- en kosten-batenanalyse en een haalbaarheidsstudie uitvoert. Welke doelstellingen wil je bereiken met de dienstverlening, en welke doorlooptijden? Tegen welke kostprijs wil je de dienstverlening aanbieden voor externe bruiklenen? Wil je opgevraagde dossiers van vooraf bepaalde series meteen ook substitueren? Dit zal een impact hebben op organisatorische en technische keuzes, zoals:

• het voorzien van een moederkopie en een raadplegingskopie: de moederkopie zal dan opgenomen worden in een digitaal depot dat op deze manier stelselmatig wordt aangevuld. De raadplegingskopie wordt tijdelijk of niet bijgehouden door de informatiebeheerder en de aanvrager.
• uitsluitend een raadplegingskopie aanbieden: het bestand wordt enkel in een lagere resolutie gescand. Er wordt geen digitale versie voorzien voor het digitale depot.

In het Archiefdepot van de Vlaamse overheid vormt digitale raadpleging van de analoge dossiers de standaarddienstverlening voor interne bruiklenen (dit is momenteel te begrijpen als: voor ambtenaren van de Vlaamse overheid die een analoog dossier van de eigen organisatie opvragen). Daarbij primeert het garanderen van een vlotte doorlooptijd en het beschikbaar stellen van dossierinhoud (via een raadpleegkopie met OCR). De depotmedewerker scant bij een opvraging standaard het volledige dossier in; je hebt ook de mogelijkheid om een afgebakend onderdeel van een lijvig dossier op te vragen. Daardoor zitten bij de scans volledige en onvolledige dossiers door elkaar. Na het inscannen voert de depotmedewerker een kwaliteitscontrole uit en wordt het analoge dossier teruggeplaatst in de depotruimte.
Het scannen gebeurt niet substitutieconform, omdat dit hier geen meerwaarde biedt. Het vernietigen van een individueel dossier levert geen plaatswinst op, aangezien in de meeste archiefdozen meerdere dossiers zitten (enkel het vernietigen van volledige archiefdozen betekent plaatswinst).
Opgevraagde niet-scanbare dossiers worden bij een interne bruikleen nog steeds fysiek verzonden naar je werkplek of je kan ze raadplegen in de leeszaal van het Archiefdepot. Dit zijn eerder uitzonderingen.