Het uitvoeringsbesluit verplicht om de werkwijze die gehanteerd wordt bij substitutie schriftelijk vast te leggen. Op deze manier kan worden aangetoond dat de vervanging op een weloverwogen manier is gebeurd. Het volstaan om de beschrijving van de werkwijze op het niveau van een categorie van bestuursdocumenten (een serie) vast te leggen. Eenzelfde werkwijze kan op verschillende series van toepassing verklaard worden.

De werkwijze zelf is een autonome keuze van de overheidsinstantie, maar ze moet deze wel op een zodanige wijze opstellen dat ze controleerbaar is volgens het interne auditsysteem. De werkwijze moet ook voorgelegd worden voor advies aan de functionaris voor gegevensbescherming.

Het doel van de werkwijze is om ervoor te zorgen dat de elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van het analoge bestuursdocument. Daarnaast moeten er garanties ingebouwd worden zodat de rechten van de betrokkene ook na de vervanging overeenkomstig de algemene verordening gegevensbescherming gegarandeerd blijven.

In het uitvoeringsbesluit is de minimale inhoud van de werkwijze vastgelegd. Dit met het oog op consistentie tussen werkwijzen van verschillende overheidsinstanties.

Elke werkwijze dient minstens volgende zaken te bevatten:

• De technische specificaties van de elektronische kopie;
• Een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging;
• Een aanduiding van de geldigheidsperiode van de werkwijze (in casu de goedkeuringsdatum).

Het stappenplan bestaat minimaal uit volgende stappen:

1. Registratie van essentiële metadata zoals:

• de naam van de serie en het dossier waartoe het bestuursdocument behoort;
• de naam van het individuele bestuursdocument;
• de creatie- of ontvangstdatum van het analoge bestuursdocument;
• de scandatum.

2. Een kwaliteitscontrole op zowel de metadata als de inhoud (dit kan bv. een visuele en/of steekproefsgewijze controle zijn)
3. De effectieve vernietiging van de analoge bestuursdocumenten. De vernietiging mag pas uitgevoerd worden als er aangetoond kan worden dat er aan stap 1 en 2 voldaan is

Om ervoor te zorgen dat steeds, ook na lange tijd, aangetoond kan worden dat de elektronische kopie effectief een waarheidsgetrouwe weergave vormt van het analoge origineel (dat op dat ogenblik al lang vernietigd is) zijn er voorwaarden gesteld aan de bewaring van die elektronische kopie. Deze voorwaarden zijn:

• aantonen dat er geen informatieverlies is opgetreden;
• de leesbaarheid op lange termijn garanderen;
• zorgen dat de informatie onwijzigbaar is;
• de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens blijven garanderen;
• de registratie (bv. d.m.v. logging) van elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de authenticiteit van de elektronische kopie.

In sommige gevallen kan de analoge drager zelf zeer waardevolle en essentiële (context)informatie verschaffen over het bestuursdocument (bv. akten met daarbij een aantal zegels, oude registers …). Daarom zijn een aantal uitzonderingen voorzien. Bij elke vervanging van analoge bestuursdocumenten moet daarom steeds bekeken worden of de drager:

• essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft;
• specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft;
• museale waarde heeft.

Deze uitzonderingen beletten echter niet de digitalisering van het analoge bestuursdocument. Wel adviseren we om daarbij een werkwijze te kiezen die de drager niet beschadigt. Het kan na deze digitalisering enkel niet worden vernietigd.