Gedaan met laden. U bevindt zich op: Analoge documenten vervangen door elektronische kopieën (substitutie) Informatie digitaliseren

Analoge documenten vervangen door elektronische kopieën (substitutie)

Je wilt analoge originele bestuursdocumenten vervangen door elektronische kopieën zonder dat hun bewijskracht verloren gaat. Dankzij substitutie kan je bij digitaliseringsprojecten de analoge informatie vernietigen. Op deze pagina vind je meer informatie over het juridische kader, voorwaarden, afwegingen, werkwijze,… voor substitutie.

Wanneer kies je voor substitutie?

  • Hybride processen: analoge stukken die je ontvangt, kan je digitaliseren waarna de analoge stukken vernietigd kunnen worden. Een concreet voorbeeld is postdigitalisering. Door het regelgevende kader is substitutie een oplossing voor inkomende analoge briefwisseling (bv. DigiPost bij de Vlaamse overheid, waarbij analoge poststukken centraal ingescand worden en digitaal doorgestuurd worden naar de bestemmeling). Het inscannen van de analoge briefwisseling volgens de vereisten die opgesteld zijn in de regelgeving laat toe om de analoge brieven na digitalisering te vernietigen.
  • Bestuursdocumenten die in een slechte fysieke staat verkeren, kan je digitaliseren, waarna ze vernietigd kunnen worden.
  • Analoge dossiers die je digitaliseert wegens gebruiksgemak, bijvoorbeeld omdat ze nog vaak opgevraagd en geraadpleegd worden, kunnen erna vernietigd worden.

Ga steeds na of digitalisering effectief meerwaarde oplevert voor je organisatie. Wegen de voordelen op tegen de kostprijs die er tegenover staat? Zijn er inefficiënties in het proces die bij digitalisering zeker moeten vereenvoudigd worden?

Wanneer kan substitutie niet?

Sommige bestuursdocumenten komen nooit in aanmerking voor substitutie, aangezien het Besluit van de Vlaamse Regering van 21 mei 2021 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën(opent in nieuw venster) dit expliciet verhindert. Het betreft bestuursdocumenten waarvan de drager:

  • essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft (bv. zegels aan een akte);
  • specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft (bv. analoge dragers met bijzondere watermerken);
  • museale waarde heeft (bv. een document met miniatuur).

Deze uitzonderingen beletten niet dat je het analoge bestuursdocument kan digitaliseren. Het kan enkel na digitalisering niet worden vernietigd.

Hoe moet je substitueren?

De Werkgroep Archief- en Informatiebeheer werkt momenteel aan een generieke substitutieprocedure die voldoet aan de voorwaarden van het uitvoeringsbesluit.

Tot dan dien je zelf een substitutieprocedure uit te werken, waarbij je onderstaande grote lijnen verder concretiseert conform hogervermeld besluit:

  • Vooraf: werkwijze vastleggen en documenteren

    • Bepaal technische vereisten (afhankelijk van type informatie)​
      O.a. kleur, resolutie, bestandsformaat
    • Definieer rollen en verantwoordelijkheden in elke stap
      Bv. scanoperator, dossierbehandelaar, informatiebeheerder, …
    • Vraag advies aan de gegevensbeschermingsfunctionaris (DPO)

  • Stappenplan

    • Stap 1

      Voorbereiden

    • Stap 2

      Metadata registreren

      • Technische metadata
      • Inhoudelijke metadata
    • Stap 3

      Scannen

    • Stap 4

      Kwaliteitscontrole uitvoeren

    • Stap 5

      Bewaren

      Neem de elektronische kopie op in een veilige omgeving​ (bv. het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen of Documentenkluis):

      • Geen informatieverlies, geen wijzigingen
      • Logging​
    • Stap 6

      Vernietigen

Generieke substitutieprocedure

Het Facilitair Bedrijf werkte een generieke substitutieprocedure uit die de overheidsinstanties kunnen gebruiken als vertrekpunt en inspiratie voor het uitwerken van hun eigen substitutieprocedure(s).

Download de substitutieprocedure

Praktijkvoorbeelden

Regelgeving

De voorwaarden voor substitutie zijn opgenomen in het uitvoeringsbesluit(opent in nieuw venster). Meer informatie vind je ook onder het luik “Vervanging van bestuursdocumenten” in het Bestuursdecreet.

Deze regelgeving is enkel van toepassing op bestuursdocumenten die voortkomen uit of opgesteld worden in het kader van Vlaamse bevoegdheden.

Voor bestuursdocumenten in het kader van federale bevoegdheden moet een risico-afweging gemaakt worden. Je kan terecht bij het Rijksarchief(opent in nieuw venster) voor meer informatie.

Veelgestelde vragen

Ook interessant

Wij beheren en bewaren zowel analoge als digitale informatie en zijn het expertisecentrum voor archief- en informatiebeheer voor overheden in Vlaanderen.

Meer over onze organisatie