‘Archivering by design’ betekent dat al bij het ontwerpen, implementeren of configureren van een applicatie (informatiesysteem), rekening wordt gehouden met het archiveren van de informatie die in het werkproces wordt opgemaakt of ontvangen.

Het kader wordt gemaakt door Het Facilitair Bedrijf (i.k.v. Digitaal Archief Vlaanderen) in samenwerking met de Werkgroep Archief- en Informatiebeheer. Dit actiepunt moet nog opgestart worden.

Met Digitaal Archief Vlaanderen zal Het Facilitair Bedrijf digitale overheidsinformatie beheren en bewaren, die het volledige administratieve proces doorlopen heeft, met digitale duurzaamheid tot doel.

Voor dit actiepunt is er een aparte webpagina.

Informatieclassificatie vormt een hoeksteen van informatiebeveiliging en draagt bij aan compliancy met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een informatieclassificatie met de bijhorende organisatorische en technische maatregelen zorgt ervoor dat informatie beschermd is. Afhankelijk van haar gevoeligheid wordt informatie ingedeeld in een specifieke klasse. Aan elke klasse is een set van maatregelen verbonden.

De eerder door Het Facilitair Bedrijf uitgewerkte standaard voor informatieclassificatie moet consequent verder uitgewerkt, geconcretiseerd en gefaciliteerd worden bij het categoriseren van de verschillende informatieobjecten (‘privacy by design’). Een standaardclassificatie voor de hele Vlaamse overheid zorgt voor uniformiteit en objectiviteit wat betreft het beveiligen van informatie.

Dit actiepunt wordt inmiddels getrokken door Digitaal Vlaanderen. Bekijk het resultaat.

Het Facilitair Bedrijf zet blijvend in op de promotie, ondersteuning en doorontwikkeling van het gebruikers- en toegangsbeheer (ACM/IDM). Dit om de informatieveiligheid te blijven garanderen en het gebruiksgemak te verhogen.

Dit actiepunt loopt continu en wordt inmiddels getrokken door Digitaal Vlaanderen. Raadpleeg de webpagina’s rond gebruikersbeheer en toegangsbeheer.

Dit actiepunt loopt (eerste release van de applicatie in maart 2020) en wordt getrokken door Het Facilitair Bedrijf.

Een serie is een aggregatieniveau van informatie die gecreëerd, onderhouden of ontvangen is door een organisatie in het kader van hetzelfde proces (bv. de serie subsidiedossiers voor zonnepanelen, de serie notulen van het directiecomité van Het Facilitair Bedrijf). Per serie worden in het serieregister beheersregels gedefinieerd, o.a. bewaartermijn, bestemming (vernietigen of permanent bewaren), toegekende informatieclassificatie, een indicatie of een serie openbaar is, etc. …

Het Serieregister is een essentieel onderdeel voor Digitaal Archief Vlaanderen (en in latere instantie ook voor het Archiefdepot van de Vlaamse overheid). Het Serieregister geeft ook uitvoering aan artikel III.82 §2 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Meer informatie staat op de webpagina over het Serieregister.

De Vlaamse overheid zet een informatiecatalogus op met een overzicht van de aanwezige (on)gestructureerde informatie en van de informatiestromen in de entiteiten.

Zo bracht de Informatiecatalogus van Digitaal Vlaanderen nu al de Geografische gegevens, de Open data, en sinds maart 2022 ook de niet-geo, niet-open, of de zogenaamde “gesloten” data-domeinen samen. Dit alles gebaseerd op (door het Vlaams Stuurorgaan voor ICT) gevalideerde OSLO-metadatastandaarden. Zo kunnen zowel data als API’s uit die domeinen publiek ontsloten worden.

In de pipeline voor in-productie-name in 2022 zit de gebruikersvriendelijke UI, die Datavindplaats gedoopt werd. Deze UI is gebaseerd op een API die de informatie uit de Informatiecatalogus ontsluit. Deze API wordt eveneens in 2022 ter beschikking gesteld.

Dit actiepunt loopt continu – er komen voortdurend nieuwe standaarden bij – en wordt getrokken door de Werkgroep Datastandaarden.

De Vlaamse overheid zet in op eenduidige standaarden voor de uitwisseling van informatie. Het doel van Open Standaarden voor Linkende Organisaties (OSLO²) is om te zorgen voor meer samenhang, een betere begrijpbaarheid en vindbaarheid van informatie en dienstverlening.

Met OSLO² zet de Vlaamse overheid sterk in op semantische interoperabiliteit (zie ook ‘European Interoperability Reference Architecture’ (EIRA). Het standaardiseren van de betekenis van informatie is essentieel om het Vlaanderen Radicaal Digitaal-principe ‘vraag niet wat je al weet’ te realiseren. Daarnaast zijn semantische standaarden een belangrijke hefboom voor de interbestuurlijke dialoog en hergebruik van informatie door de private sector.

De betekenis van een term wordt bepaald door zijn gebruik in een bepaalde context. Een algemeen begrippenkader (‘Business Glossary’) voor de Vlaamse overheid moet een compleet overzicht bieden van alle termen die gebruikt worden. Dit begrippenkader vermindert mogelijke begripsverwarring en verhoogt de bruikbaarheid van informatie.

Een begrippenkader is de basis om te komen tot semantische en organisatorische interoperabiliteit (zie ook ‘European Interoperability Reference Architecture’ (EIRA). Het is met andere woorden een vereiste voor een betekenisvolle gegevensuitwisseling en -verwerking.

Digitaal Vlaanderen is trekker voor het raamwerk, de invulling gebeurt door thematische ad hoc subwerkgroepen (bijvoorbeeld een subwerkgroep rond juridische begrippen).

Timing: op korte termijn tot middellange termijn zal onderzocht worden hoe het raamwerk opgebouwd kan worden en op welke wijze (met welke tools) de bestaande gedefinieerde begrippen van de OSLO²standaarden geïntegreerd kunnen worden in een begrippenkader.

Op middellange tot lange termijn zal men door middel van thematische werkgroepen met behulp van dezelfde tools begrippen toevoegen aan het begrippenkader.

Bestaande OSLO² vocabularia.(opent in nieuw venster)

Dit actiepunt moet nog opgestart worden (voorziene timing: 2022-2023) en zal getrokken worden door overheidsinstanties zelf.

Duidelijke richtlijnen en afspraken rond kwaliteitsbeheer en kwaliteitsmonitoring van de beschikbare informatie zorgen ervoor dat de gewenste kwaliteit gegarandeerd wordt. Het is daarom essentieel dat de kwaliteit van de informatie goed gedocumenteerd en gekend is voor het gebruik in deze context – waarbij de context ook VO-breed kan zijn, zoals meestal het geval is bij authentieke gegevensbronnen – en dat de kwaliteit bewaakt wordt tijdens de levensduur van de informatie.

Om dit alles op een gecoördineerde manier op te nemen binnen de Vlaamse overheid, zullen entiteiten goede praktijken en ervaringen uitwisselen. Hiervoor zal een nieuwe werkgroep worden opgericht binnen het Stuurorgaan Vlaams Informatie- en ICT-beleid.

Dit actiepunt wordt later dan voorzien opgestart in 2022 (eerder voorziene timing resultaat: eind 2020) en zal getrokken worden door de Werkgroep Archief- en informatiebeheer.

Op basis van de te ontwikkelen zelfevaluatietool kan een overheidsinstantie inschatten n op welke aspecten van informatiemanagement ze goed scoort en waar nog verbeteringen mogelijk zijn. Door met een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren te werken, zal de tool een zo objectief mogelijk beeld van de maturiteit geven. Zo zijn er bijvoorbeeld al een aantal criteria uitgezet door Digitaal Vlaanderen in het kader van de erkenningsprocedures voor authentieke gegevensbronnen die kunnen dienen als basis. Gezien de vele aspecten die gevat zijn door informatiemanagement zal de tool geleidelijk aan uitgebreid worden.

Dit actiepunt is opgestart vanaf 2020, is momenteel nog lopende en wordt getrokken door de huidige Werkgroep Archief- en informatiebeheer.

Binnen de Vlaamse overheid is er al te vaak silo-werking wat informatiemanagement betreft. Er is nood aan een uitgewerkte governancestructuur die het Stuurorgaan Vlaams Informatie en ICT-beleid, via de Werkgroep Archief- en informatiebeheer, en de medewerkers van de verschillende VO-entiteiten met elkaar verbindt. Deze governancestructuur moet ervoor zorgen dat er duidelijke afspraken gemaakt worden rond cultuur, change management, eigenaarschap van informatie, de benodigde kwaliteitseisen …

Het finale doel op niveau van de Vlaamse overheid is betere samenwerking tussen verschillende expertises zoals ICT, informatieveiligheid, informatiebeheer. Om de governancestructuur die zal worden uitgetekend voor de volledige Vlaamse overheid te kunnen realiseren, moet elke overheidsinstantie binnen zijn eigen organisatie een duidelijke governancestructuur opzetten die de informatiemanagementstrategie moet realiseren.

Het Stuurorgaan Vlaams Informatie- en ICT-beleid heeft de afgelopen 2 jaar op systematische wijze gecommuniceerd over de geboekte resultaten, uitgewerkte richtlijnen, gegeven adviezen, en genomen beslissingen. Daartoe wordt in iedere nota van het Stuurorgaan de wijze van communicatie en de tekst voor communicatie (als persbericht, als bericht op de website van het Stuurorgaan, …) vastgelegd en als dusdanig uitgevoerd, om zo de gewenste doelgroepen op de gepaste manier aan te spreken. In het najaar van 2022 zal een grondige evaluatie van de huidige werking van het Stuurorgaan plaatsvinden en zal ook de bestaande communicatiestrategie herbekeken worden.

Deze rolbeschrijvingen met bijbehorende verantwoordelijkheden in het kader van informatiemanagement zullen gehanteerd worden in het actiepunt: Opzetten van een VO-brede informatiemanagement governance.

Het eerste resultaat, nl. een functieprofiel voor informatiebeheerders, is voorgelegd aan het Stuurorgaan. Download het functieprofiel(Word bestand opent in nieuw venster).

Dit actiepunt wordt getrokken door de overheidsinstanties zelf.

De informatiearchitectuur structureert de informatie die de business nodig heeft en verhoogt de coherentie van de informatiehuishouding enerzijds, en maakt de brug naar de data- en applicatie-architectuur anderzijds.

De informatiearchitectuur is te beschouwen als een onderdeel van de bredere Enterprise-architectuur. Een eerste stap is om de verschillende informatiedomeinen (ook business subjectdomeinen genoemd, zoals: onderwijs, werk, etc.) samen met hun respectieve informatieconcepten (informatieobjecten, zoals: persoon, onderneming, etc.) te definiëren. Vervolgens kunnen deze informatieobjecten gebruikt worden in verschillende processen en worden ze gerealiseerd door een of meerdere dataobjecten. Hiervoor is een diepgaande kennis van de business nodig.

Een veel gebruikte architectuur modelleertaal is ArchiMate(opent in nieuw venster)®.

Deze taal wordt eveneens op Europees niveau gebruikt, namelijk bij de uitwerking van de ‘European Interoperability Reference Architecture’ (EIRA). Deze referentiearchitecturen kunnen als leidraad dienen. Echter blijven overheidsinstanties zelf verantwoordelijk voor de uitwerking van hun architectuur en beslissen zelf hoe ver ze hierin gaan, afhankelijk van de noodzaak, toegevoegde waarde en/of middelen.

Dit actiepunt is lopend en wordt getrokken door de Werkgroep Archief- en informatiebeheer.

Dit actiepunt wil meer kennisopbouw en -verspreiding stimuleren. De Werkgroep Archief- en informatiebeheer zal als centraal expertiseforum fungeren, waar nodig aangevuld met de nodige externe expertise. Dit expertiseforum heeft als taak om kennisdeling m.b.t. de functionele en organisatorische aspecten van informatiemanagement te bevorderen. Dit betekent dat het expertiseforum adviezen en richtlijnen zal uitwerken over hoe omgegaan moet worden met informatie binnen bepaalde levensfases. Bij al zijn adviezen en richtlijnen zal het expertiseforum vertrekken van concrete cases. Dit betekent o.a. dat deze adviezen en richtlijnen moeten meegenomen worden in bestekken voor ICT-contracten, in acht moeten genomen worden bij de ontwikkelingen van nieuwe toepassingen …

Er zijn ondertussen richtlijnen uitgewerkt voor informatiebeheer in Microsoft Teams (nota(PDF bestand opent in nieuw venster) + bijlage(PDF bestand opent in nieuw venster)) en SharePoint(PDF bestand opent in nieuw venster). Er is een kennisdocument opgesteld met praktische aanbevelingen bij het verwerken van analoge archiefachterstanden.

Dit actiepunt moet momenteel nog worden opgestart en zal worden getrokken door Het Facilitair Bedrijf en Digitaal Vlaanderen (elk apart voor de domeinen binnen hun verantwoordelijkheden).

Elke overheidsinstantie dient volgens het Bestuursdecreet zelf te voorzien in een eigen verantwoordelijke voor het informatiebeheer. Voor bepaalde specifieke noden zal Het Facilitair Bedrijf deze expertise (bv. juridische expertise m.b.t. informatiemanagement, expertise m.b.t. digitaal archiveren) aanleveren. Om te detecteren waar en welke noden er verder nog zijn m.b.t. expertise, zal er een bevraging uitgevoerd worden. Vervolgens zal bekeken worden hoe deze expertise verder kan uitgebouwd worden.

Dit actiepunt moet nog opgestart worden en wordt getrokken door Het Facilitair Bedrijf.

De huidige opleidingen zijn niet altijd op elkaar afgestemd en zouden in sommige gevallen geïntegreerd kunnen worden, aangezien ze vaak verschillende aspecten van gelijkaardige thema’s omvatten. Er dient ingezet te worden op een gecoördineerde aanpak voor vorming zodat alle aspecten, gaande van inhoudelijke, over juridische tot technische aspecten kunnen afgedekt worden.

De opleidingen dienen maximaal open te staan voor de medewerkers van zowel de overheidsinstanties van de Vlaamse overheid als de lokale overheden. Hiervoor is samenwerking nodig tussen verschillende partijen zoals het Agentschap voor Overheidspersoneel, Digitaal Vlaanderen, Het Facilitair Bedrijf, het Departement Economie, Wetenschap en Innovatie en de universiteiten/hogescholen.

Dit actiepunt loopt continu en wordt getrokken door de Werkgroep Authentieke gegevensbronnen.

De erkenning van authentieke gegevensbronnen zet maximaal in op het ‘vraag niet wat je al weet’-principe door te werken aan gegevensbronnen met maximale authentieke, herbruikbare, kwaliteitsvolle en geïntegreerde informatie voor de maatschappij. Zo wordt gestreefd naar de harmonisering van informatie en informatie optimaal ter beschikking gesteld aan derden.

Het doel is om het aantal erkende authentieke gegevensbronnen te laten stijgen. Na de evaluatie van een potentiële authentieke gegevensbron zal de werkgroep ‘authentieke gegevensbronnen’ oordelen of de gegevensbron effectief een kandidaat is voor erkenning als Vlaamse authentieke gegevensbron. Indien positief stelt zij een advies op (al dan niet met opmerkingen) tot erkenning door het Stuurorgaan Vlaams Informatie- en ICT-beleid.

Dit actiepunt loopt continu en wordt getrokken door Digitaal Vlaanderen.

De Kruispuntbank Vlaanderen biedt diensten aan die gegevens uit verschillende (authentieke) gegevensbronnen samenbrengen in functie van een bepaald thematisch domein (ook business domein services genoemd). Kruispuntbank Vlaanderen wil inzetten op zogenaamde ‘slimme diensten’, dit impliceert:

• verder inzetten op de OSLO-standaarden;
• gebruik maken van diverse technische standaarden in functie van de verwachtingen van de gebruikers;
• het bouwen van geïntegreerde diensten;
• waar nuttig bovenop de geïntegreerde diensten, business logica implementeren om op die manier maximaal entiteiten te ‘ontzorgen’ en af te schermen van potentieel persoonsgevoelige informatie;
• de mogelijkheid voorzien om de gegevens virtueel te integreren voor analyse-doeleinden.

Om dit mogelijk te maken, zet Digitaal Vlaanderen parallel in op de verschillende niveaus van interoperabiliteit (semantische standaarden (OSLO), technische standaarden (OSLO), organisatorische interoperabiliteit en juridische interoperabiliteit). Als leidraad dient hierbij het ‘European Interoperability Framework EIF’ en de ‘European Interoperability Reference Architecture(opent in nieuw venster) (EIRA)’.