U, als aanvrager, brengt het VEKA tijdig op de hoogte van de afwijking(en) tussen de as-builtsituatie en de gegevens van het aanvraagdossier vermeld in paragraaf 3 van de regelgeving. Hierbij beschrijft u de afwijkingen in detail. U stelt het VEKA ook onmiddellijk in kennis van niet naleving van de bij de aanvraag gevoegde contracten. De kennisgeving gebeurt door middel van een gedateerd ontvangstbewijs of per aangetekende brief bij het VEKA.

Het VEKA beslist binnen de 60 kalenderdagen na ontvangst van die kennisgeving of u een nieuwe stavingsnota met berekeningen op basis van de as-builtsituatie moet bezorgen. Voor een vlotte verwerking van uw dossier kunt u de nieuwe stavingsnota met berekeningen ook al toevoegen bij de kennisgeving (stap 1).

Als het VEKA aanvullende informatie opvraagt betreffende de afwijkingen tussen de as-builtsituatie en het aanvraagdossier, schort het VEKA de termijn voor het nemen van deze beslissing op. Het VEKA stelt u van de opschorting van die termijn per brief op de hoogte. Na ontvangst van de gevraagde informatie loopt de termijn verder.

Indien het VEKA beslist dat een nieuwe stavingsnota nodig is, bezorgt u die stavingsnota binnen de 60 kalenderdagen na de beslissing aan het VEKA.

Als het resultaat van de nieuwe stavingsnota (op basis van de as-builtsituatie) niet overeenstemt met het resultaat van de berekening in het aanvraagdossier kan het VEKA binnen de 60 kalenderdagen na ontvangst van de nieuwe stavingsnota haar beslissing herzien. Na het verstrijken van deze termijn is de beslissing echter definitief.