Aanvraag Vlaams opleidingsverlof en terugbetaling voor werkgever
Hoe vraagt u als werknemer Vlaams opleidingsverlof aan? En hoe kan de werkgever een terugbetaling door de Vlaamse overheid aanvragen? Een overzicht van de verschillende stappen in het VOV-proces.
Als werknemer Vlaams opleidingsverlof aanvragen
Via Vlaams opleidingsverlof kunnen werknemers een opleiding volgen en daarvoor met behoud van loon afwezig blijven van het werk. Welke precieze stappen die ze daarvoor moeten nemen, hangt af van het type opleiding dat ze willen volgen of het examen dat ze willen afleggen.
- Stap 1
Controleer of u voldoet aan de voorwaarden
Controleer of u recht hebt op Vlaams opleidingsverlof. Vergeet niet na te kijken of er voor uw opleiding in de opleidingsdatabank geen ‘beperkende voorwaarden opleidingsniveau’ zijn.
- Stap 2
Breng uw opleidingsverstrekker op de hoogte
Breng uw opleidingsverstrekker op de hoogte dat u voor een bepaalde opleiding opleidingsverlof wilt opnemen.
- Stap 3
Breng uw werkgever op de hoogte
Vraag het opleidingsverlof tijdig aan bij uw werkgever door hem het inschrijvingsattest te overhandigen. Doe dat altijd zo snel mogelijk na uw inschrijving, zodat uw werkgever zich hierop kan organiseren:
- richtlijn voor opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden: ten laatste op 31 oktober.
- richtlijn voor alle andere opleidingen of bij latere inschrijving: ten laatste 15 kalenderdagen na inschrijving.
Mag uw werkgever het opleidingsverlof weigeren als u aan alle voorwaarden voldoet, maar u vraagt het niet aan binnen de termijn aan die we als richtlijn hanteren?
Neen, uw werkgever mag het VOV niet zomaar weigeren. Het VOV is een recht van de werknemer.
Uw werkgever moet de aanvraag uiterlijk binnen 3 maanden na de start van de opleiding indienen. Als u het VOV aanvraagt mét inschrijvingsattest binnen 2,5 maanden na de start van uw opleiding, ‘moet’ uw werkgever het nog aanvaarden.Wanneer mag uw werkgever het VOV wel weigeren?
Als u het VOV later aanvraagt dan 2,5 maanden na de start van uw opleiding ‘mag’ uw werkgever het VOV weigeren. De werkgever moet nog minstens 2 weken de tijd hebben om de aanvraag in te dienen of de aanvraag door te geven aan zijn sociaal secretariaat.Veranderen van werkgever tijdens de opleiding
U moet het VOV opnieuw aanvragen bij uw nieuwe werkgever met het inschrijvingsattest.
Dezelfde richtlijnen als hierboven gelden vanaf de dag van indiensttreding. - Stap 4
Plan het opleidingsverlof in
- Bereken hoeveel uren VOV u maximaal mag opnemen.
- Het opleidingsverlof mag ingepland worden vanaf één dag vóór de startdatum tot en met twee dagen na de einddatum die vermeld staat op het inschrijvingsattest.
Wie bij een werkgever hoogstens 50% tewerkgesteld is met een vast uurrooster mag enkel VOV opnemen als zijn werkdag overlapt met de lestijd en eventuele examens en/of stage. - Het opleidingsverlof moet ingepland worden in overleg tussen werkgever en werknemer volgens de regels van de planning.
- Stap 5
Kom uw verplichtingen na
Doet u dat niet, dan heeft dat mogelijk gevolgen voor uw recht op VOV en/of de terugbetaling voor uw werkgever.
Als u een opleiding volgt met een creditcontract of microcredential aan een Vlaamse hogeschool of universiteit, geldt dezelfde aanvraagprocedure als voor opleidingen die zijn opgenomen in de opleidingsdatabank (zie ‘Mijn opleiding is geregistreerd in de opleidingsdatabank’ hierboven), met daarbij de onderstaande aandachtspunten.
Beperkende voorwaarden
Ook voor dit type opleidingen gelden de ‘beperkende voorwaarden opleidingsniveau’ voor Vlaams opleidingsverlof. U kijkt daarvoor in de opleidingsdatabank bij de inhoudelijke opleiding(en) waartoe het creditcontract of microcredential behoort.
Vraag aan uw opleidingsverstrekker tot welke opleiding(en) uw creditcontract of microcredential behoort en kijk in de opleidingsdatabank of er bij die opleiding(en) beperkende voorwaarden voor opleidingsverlof staan. Het zijn de beperkende voorwaarden van die opleiding(en) die van toepassing zijn.Aanvraag
Vraag opleidingsverlof tijdig aan bij uw werkgever door hem uw inschrijvingsattest te bezorgen. Zelfde procedure als bij hierboven bij ‘Mijn opleiding is geregistreerd in de opleidingsdatabank’.
Terugbetalingsaanvraag
Uw werkgever kan een terugbetalingsaanvraag indienen in het WSE-loket. Hij geeft daarbij het registratienummer voor creditcontracten in (ODB-P00004) en voegt uw inschrijvingsattest toe.
Als de opleiding niet in de opleidingsdatabank geregistreerd is, maar wel werd aangeraden in uw persoonlijk ontwikkelplan bij het volgen van loopbaanbegeleiding bij een erkend loopbaancentrum, volgt u de onderstaande stappen.
- Stap 1
Controleer of u voldoet aan de voorwaarden
Controleer of u recht hebt op Vlaams opleidingsverlof.
- Stap 2
Breng uw werkgever op de hoogte
Vraag opleidingsverlof tijdig aan bij uw werkgever door hem uw inschrijvingsattest te bezorgen. Zelfde procedure als bij hierboven bij ‘Mijn opleiding is geregistreerd in de opleidingsdatabank’.
- Stap 3
Bezorg het attest loopbaanbegeleiding én het inschrijvingsattest van de opleidingsverstrekker aan uw werkgever, zodat die de documenten bij de aanvraag kan voegen.
Als u die documenten liever niet aan uw werkgever geeft, mailt u zelf beide attesten naar attesten.opleidingsverlof@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) en vermeldt u bij welke werkgever u opleidingsverlof aanvraagt (naam bedrijf, e-mailadres en KBO-nummer). De dienst opleidingsverlof stuurt uw werkgever dan een mail met de gegevens om de aanvraag voor Vlaams opleidingsverlof in te dienen.
Als u examens aflegt bij de de Examencommissie secundair onderwijs, volgt u de onderstaande stappen.
- Stap 1
Controleer of u voldoet aan de voorwaarden
Controleer of u recht hebt op Vlaams opleidingsverlof.
- Stap 2
Breng uw werkgever op de hoogte
Vraag opleidingsverlof tijdig aan bij uw werkgever door hem uw inschrijvingsattest te bezorgen. Zelfde procedure als bij hierboven bij ‘Mijn opleiding is geregistreerd in de opleidingsdatabank’.
- Stap 3
De werkgever dient de terugbetalingsaanvraag in
Per schooljaar dient uw werkgever een nieuwe terugbetalingsaanvraag in met als referentie ODB-1001623.
Hij mag daarin steeds 32 uur ingeven, want waarschijnlijk is nog niet duidelijk aan hoeveel examens je effectief zal deelnemen. Als startdatum geeft hij 1/9 in en als einddatum 31/8.
Jaarlijks vragen we bij de Examencommissie op hoeveel examens effectief afgelegd zijn. Er is dan recht op 8 uur per afgelegd examen.
Als werkgever een aanvraag voor Vlaams opleidingsverlof behandelen
Als uw werknemer Vlaams opleidingsverlof hebt aangevraagd, kunt u als werkgever voor die opgenomen uren een vergoeding krijgen van de Vlaamse overheid. Als u een terugbetalingsaanvraag indient én de opgenomen VOV-uren registreert, kunt u een forfaitair bedrag van 21,30 euro per goedgekeurd VOV-uur terugbetaald krijgen.
- Stap 1
Ga na of uw werknemer aan alle voorwaarden voldoet
- Ga na of de werknemer voldoet aan de voorwaarden voor VOV. Alleen als de werknemer aan alle voorwaarden voldoet, kan er opleidingsverlof opgenomen worden.
- Bekijk de aanvraagprocedure voor werknemers en controleer of de werknemer het opleidingsverlof correct heeft aangevraagd: heeft hij u tijdig het inschrijvingsattest van de opleiding bezorgd?
- Voor opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden is de richtlijn ten laatste op 31 oktober.
- Voor alle andere opleidingen is de richtlijn ten laatste 15 dagen na inschrijving.
- Bij verandering van werkgever is de richtlijn 15 dagen na indiensttreding.
- Stap 2
Plan het opleidingsverlof in
- Bereken hoeveel uren VOV de werknemer maximaal mag opnemen.
- Plan in overleg met uw werknemer het opleidingsverlof in. De werknemer mag opleidingsverlof opnemen vanaf één dag voor de start tot en met twee dagen na het einde van de opleiding. De startdatum en de einddatum van de opleiding staan vermeld op het inschrijvingsattest. Meer informatie: Vlaams opleidingsverlof inplannen.
Hou er rekening mee dat werknemers die voor hoogstens 50% tewerkgesteld zijn met een vast uurrooster, alleen opleidingsverlof mogen opnemen als hun werkdag overlapt met de lestijd en eventuele examens en/of stage.
Als werkgever een terugbetalingsaanvraag indienen
U hoeft niet te wachten op een ‘goedkeuring’ van de Vlaamse overheid om opleidingsverlof toe te kennen aan uw werknemer. U kunt, net als uw werknemer, zelf nagaan of de werknemer voldoet aan de voorwaarden om recht te hebben op opleidingsverlof. AIs dat het geval is, kunt u beiden, in overleg, het opleidingsverlof inplannen. U dient vervolgens de aanvraag tijdig (uiterlijk binnen de 3 maanden na de start van de opleiding) in, in het WSE-loket, om de terugbetaling van de VOV-uren te ontvangen.
Het inschrijvingsattest dat u van uw werknemer ontvangt, is de basis voor het indienen van de terugbetalingsaanvraag. U gebruikt altijd de exacte start- en einddatum en het aantal ingeschreven uren of studiepunten, zoals die op het attest vermeld staan.
- Stap 1
U moet uw terugbetalingsaanvraag indienen binnen een termijn van drie maanden vóór en drie maanden na de start van de opleiding (zoals vermeld op het inschrijvingsattest, bij laattijdige inschrijving geldt de ‘inschrijvingsdatum’, zoals vermeld op het inschrijvingsattest, als startdatum). Die deadline wordt strikt toegepast. Als de opleiding bijvoorbeeld startte op 26 september 2022, dan kunt u een terugbetalingsaanvraag indienen tot en met 25 december 2022. Als u ze later indient, zal ze geweigerd worden wegens laattijdigheid.
Pas aangeworven werknemers
Voor nieuwe werknemers moet u binnen de termijn van drie maanden na indiensttreding een terugbetalingsaanvraag indienen. U geeft als startdatum de start van de opleiding in, zoals die vermeld staat op het inschrijvingsattest. Ontvangt u dan een weigeringsmail wegens laattijdigheid? Stuur dan een e-mail met het dossiernummer (VG-VOV-...) naar vlaamsopleidingsverlof@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) en voeg in het WSE-loket een bewijs van de indiensttredingsdatum toe aan het dossier, zodat de aanvraag onderzocht kan worden.
Laattijdige inschrijving
In geval van laattijdige inschrijving in het schooljaar moet u binnen de termijn van drie maanden na de inschrijvingsdatum (conform het inschrijvingsattest) een terugbetalingsaanvraag indienen. U geeft als startdatum de inschrijvingsdatum in, zoals die vermeld staat op het inschrijvingsattest.
Minder dan 32 uren
Ook voor opleidingen die minder dan 32 uren duren, kunt u een terugbetalingsaanvraag indienen, uiteraard binnen de wettelijke termijn zoals hierboven vermeld. Als die bijgeteld kan worden bij een andere aanvraag waardoor u voor die samen aan 32 uren komt, is er mogelijk recht wel op opleidingsverlof.
- Stap 2
Een terugbetalingsaanvraag voor opleidingsverlof kunt u alleen via het WSE-loket indienen(opent in nieuw venster). Hou er rekening mee dat u de aanvraag indient op de onderneming (dus niet als natuurlijk persoon) waar uw werknemer werkt.
U kunt een terugbetalingsaanvraag op twee manieren indienen:
- werknemer per werknemer: meer info over de in te vullen velden(PDF bestand opent in nieuw venster)
- voor meerdere werknemers tegelijk, via een csv-bestand: meer info over de in te vullen velden in het csv-bestand(PDF bestand opent in nieuw venster)
Hebt u nog niet de juiste rechten: DWSE organisatieverantwoordelijke met context ‘opleidingsverlof’?
- Volg het stappenplan voor werkgevers(PDF bestand opent in nieuw venster) als u een terugbetalingsaanvraag moet indienen voor uw eigen onderneming.
- Volg de stappen voor sociale secretariaten/dienstverrichters als u een terugbetalingsaanvraag moet indienen in naam van een andere onderneming.
Als u eenmaal aangemeld bent, klikt u bovenaan op de tab ‘Start nieuwe aanvraag’ en vervolgens op ‘Vlaams opleidingsverlof’
- Stap 3
Bij het indienen van de terugbetalingsaanvraag hebt u de gegevens van het inschrijvingsattest nodig.
- Staat het ODB-nummer niet op het inschrijvingsattest? Laat uw werknemer bij de opleidingsverstrekker navragen wat het ODB-nummer is.
- Bestaat de opleiding uit verschillende modules, die op één inschrijvingsattest staan en tot dezelfde opleiding behoren? Dan geeft u bij de terugbetalingsaanvraag het ODB-nummer van de opleiding in (vb. ODB-Z00291, zonder het achtervoegsel -001). Zo kunt u de verschillende modules via één terugbetalingsaanvraag indienen. U noteert daarbij de startdatum van de eerste module en de einddatum van de laatste module.
- Schrijft de werknemer zich in voor één module? Dan geeft u bij de terugbetalingsaanvraag het ODB-nummer in van die module (vb. ODBZ00291-001)
- Loopbaangerichte opleidingen die aangeraden worden in een persoonlijk ontwikkelplan (POP), vraagt u aan met ODB-P00001. Het is mogelijk dat die opleidingen geen eigen ODB-nummer hebben. De werknemer mailt in dat geval het attest van de loopbaanbegeleiding én het inschrijvingsattest van de opleiding naar attesten.opleidingsverlof@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) of bezorgt ze aan de werkgever. De werkgever laadt dan de attesten op in de terugbetalingsaanvraag, nadat hij ze indiende.
- Trajecten van elders verworven competenties (EVC) hebben elk een eigen ODB-nummer. U geeft 16 uur in voor de aanvraag van één traject.
Alle EVC-trajecten hebben in de opleidingsdatabank ‘EVC’ in de titel. - Examens bij de Vlaamse Examencommissie secundair onderwijs vraagt u aan met ODB-1001623.
Dien elk schooljaar een nieuwe aanvraag in voor minstens 1 examen. Voor het eerste schooljaar voer je als startdatum de inschrijvingsdatum in en 31/8 als einddatum. Voor alle volgende schooljaren geef je als startdatum 1/9/x t.e.m. 31/8/x+1 in.
Zolang uw werknemer bezig is met examens bij de examencommissie, moet jaarlijks een nieuwe VOV-aanvraag ingediend worden via het wse-loket op de code ODB-1001623. - Creditcontracten Vlaams hoger onderwijs vraagt u aan met ODB-P00004. Vervolgens laadt u het inschrijvingsattest voor het creditcontract op in de aanvraag, nadat u die hebt ingediend.
- Schakelprogramma’s en voorbereidingsprogramma’s vraagt u aan met het ODB-nummer van het schakelprogramma/voorbereidingsprogramma van de juiste opleidingsverstrekker. U vindt die door in de opleidingsdatabank ‘schakelprogramma’ of ‘voorbereidingsprogramma’ in te geven als zoekterm.
- Stap 4
Doorloop alle schermen in het loket en dien uw terugbetalingsaanvraag in. Nadat u een terugbetalingsaanvraag indient, ontvangt u een bevestigingsmail met het dossiernummer (VG-VOV-...).Als alles in orde is, ontvangt u na de bevestigingsmail ook onmiddellijk een goedkeuringsmail.
Wanneer uw aanvraag op ‘ingediend’ blijft staan, kan dat zijn omdat er in maart, voorafgaand aan het schooljaar, minder dan 50% tewerkstelling was. Dan kijken we naar de tewerkstelling van de maand waarin de opleiding start. De tewerkstellingsgegevens vanuit Dmfa zijn pas 3 maanden na het kwartaal beschikbaar. Het persoonlijk maximum kan dan pas berekend worden, waardoor de goedkeuring niet onmiddellijk volgt. Als de werknemer aan de voorwaarden voldoet, mag al VOV opgenomen worden.
Registratie van opleidingsverlof in DmfA
Geef in de DmfA-aangifte bij code 5 én de daarbij horende inlichtingenzone het aantal opgenomen VOV-uren in. Zorg ervoor dat beide velden ingevuld zijn. Gebeurt dat niet, dan heeft de Vlaamse overheid onvoldoende gegevens om uw terugbetaling in orde te brengen.
Als werkgever uw terugbetalingsaanvraag opvolgen
- Stap 1
Raadpleeg uw ingediende dossiers in het WSE-loket(opent in nieuw venster):
- Ga naar de tab ‘Mijn lopende dossiers’ en klik door naar ‘Ingediende aanvragen’;
- Kies bij het veld ‘Maatregel’ voor ‘Vlaams opleidingsverlof’ en klik op de blauwe knop ‘Filteren’.
- Nu verschijnt het kader ‘Zoeken binnen het Vlaams opleidingsverlof’. Klik daar op de blauwe knop ‘Naar het zoekscherm’.
- U ziet nu een overzicht van al uw dossiers.
Lees in de tabel wat de status van uw dossier betekent:
Status Uitleg over de status Ingediend Over dit dossier kan nog geen beslissing genomen worden. Mogelijke redenen: - het tewerkstellingspercentage van maart is te laag en het tewerkstellingspercentage van de maand waarin de opleiding start, is nog niet beschikbaar in de officiële bron (DmfA).
- het dossier voldoet (nog) niet aan de minimum vereiste van 32 uren inschrijving.
Geweigerd Dit dossier geeft geen recht op VOV. Als u meent dat de weigering onterecht is, kunt u binnen de maand na beslissing een document met bewijs opladen in uw dossier in het WSE-loket. De aanvraag wordt dan door een dossierbehandelaar onderzocht. Goedgekeurd Dit dossier werd goedgekeurd. Een goedgekeurd dossier kan betaald worden zodra er een aanwezigheidsattest is opgeladen door de opleidingsverstrekker en het aantal opgenomen uren VOV in aangegeven in de DmfA. Deels uitbetaald Voor dit dossier gebeurde er één of meer betalingen. Het dossier werd (deels) betaald, maar correcties zijn in deze status nog mogelijk. Voor een dossier in ‘deels betaald’ kan nog bijbetaald worden.
De werkgever kan correcties doen aan het aantal opgenomen VOV-uren in de DmfA-aangifte en de opleidingsverstrekker kan correcties doen in de aanwezigheidsattesten.
Het dossier blijft in ‘Deels betaald’ staan tot aan de schooljaarafrekening. Dat is de laatste betaling. Na de schooljaarafrekening gaat het dossier naar ‘uitgevoerd’.Uitgevoerd Er werd een schooljaarafrekening gemaakt. Dit dossier is volledig betaald en afgerond. Alle betalingen of eventuele vorderingen zijn gebeurd. Onontvankelijk Dit dossier voldoet niet aan de indieningsvoorwaarden. Stopgezet Dit dossier werd stopgezet na goedkeuring. Als er een onterechte betaling gebeurde voor dit dossier, ontvangt de werkgever hiervoor een vordering. Zowel de werkgever als de mandataris (indien van toepassing) krijgt een e-mail met de beslissing. Ook de werknemer wordt op de hoogte gebracht via Mijn Burgerprofiel.
- Stap 2
Volg de planning en de details van de betalingen per schooljaar op.
Per goedgekeurd uur Vlaams opleidingsverlof ontvangt u als werkgever een forfaitair bedrag van 21,30 euro. Elk kwartaal controleert de betaalapplicatie of er betaald kan worden door drie elementen zaken uit uw dossier naast elkaar te leggen:
- het maximumrecht van de werknemer
- de input van de werkgever (VOV-uren in code 5 en de inlichtingenzone in DmfA)
- de input van de opleidingsverstrekker (digitale attestering van aanwezigheid in de les/deelname aan de eindbeoordeling).
Als er attestering is voor de ingegeven VOV-uren en als het maximumrecht nog niet opgebruikt is, kan de terugbetaling uitgevoerd worden.
Overzicht: wie doet wat?
Een aanvraag Vlaams opleidingsverlof is een wisselwerking tussen vier partijen: de werknemer, de opleidingsverstrekker, de werkgever en de Vlaamse overheid.
Een beknopt stappenplan met een overzicht van wat elke betrokken partij op een gegeven moment moet doen: Vlaams opleidingsverlof in tien stappen.