Kiest u voor een mondeling medium, zoals een rechtstreeks gesprek, een telefoongesprek, een voicemailbericht, een vergadering, een toespraak of een mondelinge presentatie? Of is een schriftelijk medium geschikter, bijvoorbeeld een brief, een e-mail, een sms, een voorlichtingsbrochure of een journalistieke tekst? Uw keuze wordt door uiteenlopende factoren beïnvloed. Zo zijn er de specifieke eigenschappen van elk mondeling, schriftelijk en elektronisch medium. Daarnaast zijn er andere factoren die bij de mediumkeuze een rol spelen, zoals de doelgroep, de context, de gewenste responstijd, de aard en de omvang van uw boodschap.

Het is soms een hele kunst om het geschikte medium te kiezen. Hieronder staan enkele belangrijke vragen die u daarbij helpen.

Mondelinge communicatie gaat heel snel over en weer. Tijdens een gesprek of een vergadering kunt u heel snel standpunten uitwisselen, bespreken en bijstellen. Daardoor kunnen de gesprekspartners snel en doelgericht een oplossing zoeken.

Een brief is een of meer dagen onderweg en een antwoordbrief doet er al even lang over. Ook bij een snel elektronisch medium als e-mail weet u niet zeker of uw boodschap snel wordt gelezen of behandeld. E-mails blijven ook dikwijls onbeantwoord. Schriftelijke media gunnen uw lezer wel de tijd om de boodschap zorgvuldig te lezen en rustig een antwoord te overdenken. Dat is tijdens een gesprek niet altijd het geval.

U kunt veel details en exacte gegevens kwijt in een geschreven boodschap. U kunt ze ook in een bijlage verwerken. Aan een uitgebreid jaarverslag kunt u tabellen, grafieken en afbeeldingen toevoegen. De lezer kan al die complexe informatie rustig lezen, verwerken en analyseren.

Mondelinge media zijn minder geschikt om grote hoeveelheden complexe informatie over te brengen. Alles moet worden uitgesproken en de gesprekspartner of luisteraar moet zelf de vele details en cijfers noteren. Dat is moeizaam, onhandig, tijdrovend en het vergroot de kans op fouten. Daarom worden mondelinge presentaties bijvoorbeeld vaak ondersteund met geprojecteerde afbeeldingen en teksten.

Tijdens een persoonlijk gesprek speelt lichaamstaal een belangrijke rol. Non-verbale elementen als intonatie, een begrijpende blik, een schouderklop of een relativerende glimlach maken een gesprek geschikt om emoties en gevoeligheden op te vangen. Door de fysieke nabijheid van uw gesprekspartner krijgt u veel visuele en auditieve signalen: gezucht, gemompel, geknik, gekruiste armen, een ongeduldig wippend been, een steelse blik op het horloge.

Soms is er een conflict tussen de verbale en de non-verbale informatie: uw gesprekspartner kan ‘ja’ zeggen, terwijl zijn lichaamshouding heel duidelijk ‘nee’ uitstraalt. Dankzij die non-verbale feedback kunt u uw boodschap voortdurend beter op uw gesprekspartner afstemmen. Een gesprek is ook geschikt om met uw gesprekspartner discreet een vertrouwelijker onderwerp aan te snijden.

In geschreven boodschappen ontbreken die sterke non-verbale elementen. Daardoor kan het delicater zijn om emoties schriftelijk over te brengen of gevoelige en ingewikkelde zaken aan te pakken. Een wat onvoorzichtige formulering kan op papier of per sms veel harder aankomen dan u had bedoeld. Elektronische schriftelijke media zijn ook minder discreet: ze kunnen gemakkelijk aan derden worden doorgestuurd.

Een gesproken boodschap is vluchtig: achteraf kan niet meer worden gecontroleerd wat er werkelijk is meegedeeld. Als uw boodschap een zakelijk of juridisch karakter heeft, is het beter om die schriftelijk vast te leggen. Zo hebt u zwart-op-wit een bewijs en kunt u misverstanden of discussies voorkomen. Hoewel de juridische waarde van een e-mail dezelfde is als die van een brief, heeft een brief een officiëler karakter. Een dagvaarding krijgt u bijvoorbeeld niet per e-mail.

Brieven en e-mails kunnen gemakkelijk aan een grotere groep van lezers worden verstuurd. Ook met een mondelinge presentatie of een toespraak is het mogelijk om in één keer een grotere groep mensen te bereiken. Een persoonlijk gesprek moet met elke gesprekspartner afzonderlijk gevoerd worden. Dat kan erg tijdrovend zijn.

Een geschreven boodschap kunt u grondig voorbereiden, structureren en formuleren. De formulering kan worden bijgeschaafd tot elk woord precies goed zit. Dat is belangrijk, want de lezer kan uw tekst altijd opnieuw lezen, analyseren en interpreteren. U kunt uw tekst ook nog door anderen laten nalezen. Dat levert vaak waardevolle feedback op. Een tekst biedt ook veel mogelijkheden voor een fraaie grafische presentatie.

Ook voordrachten en toespraken kunnen zorgvuldig worden voorbereid, gestructureerd en geformuleerd. Bij vergaderingen en gesprekken hebt u de regie niet zo strak in handen. U kunt vooraf wel een vergaderagenda opstellen, een lijstje met te bespreken onderwerpen voorbereiden of geheugensteuntjes opschrijven, maar het verloop van een gesprek is minder voorspelbaar. Bovendien kunt u uw formulering en woordkeuze niet altijd tot in de puntjes verzorgen, omdat een gesprek snel heen en weer gaat.

In een rechtstreeks gesprek hebt u directe interactie met uw gesprekspartner en krijgt u directe feedback: u ziet, hoort en ervaart hoe uw boodschap overkomt. U krijgt een beter beeld van de impact van uw boodschap. Als het nodig is, kunt u uw communicatie bijsturen: zaken herhalen of nader toelichten, vragen beantwoorden, extra argumenten geven. Daardoor bent u er vrij zeker van dat uw gesprekspartner uw boodschap verwerkt zoals u dat wilt. Ook gaat er niets boven persoonlijk contact om bepaalde dingen gedaan te krijgen en weerstand bij de doelgroep te overwinnen. U kunt bijvoorbeeld met een kwinkslag een gespannen sfeer doen omslaan, op reacties van uw gesprekspartner inspelen, hem de kans geven om zijn versie van het verhaal te vertellen, hem persoonlijke aandacht geven, een gevoelig onderwerp persoonlijk aanbrengen.

Geschreven boodschappen zijn veel meer eenrichtingsverkeer, zonder visueel contact of non-verbale informatie. Daardoor kunt u niet altijd even snel merken of uw lezer uw boodschap verwerkt zoals u dat wilt. Bij elektronische media zoals e-mail, sms en chatboxen hebt u meer interactie en kunt u sneller bijsturen dan bij een brief.