U plakt bijvoorbeeld een briefje op het computerscherm van een collega met het verzoek iemand terug te bellen. Of u schrijft een krantenartikel om lezers over een actueel probleem te informeren. Misschien stuurt u een sms’je naar uw vergaderpartners omdat uw trein vertraging heeft en u wat later zult zijn. Of mogelijk wilt u als docent kernfysica ingewikkelde nucleaire processen uitleggen aan een honderdtal studenten.

Natuurlijk wilt u uw doel bereiken. Wie communiceert, wil niet dat zijn boodschap haar doel mist of een averechts effect heeft. Daarom is het belangrijk dat u zich vooraf afvraagt welke boodschap u precies wilt brengen en waarom u dat wilt doen. Door uw doel goed voor uzelf te omschrijven, kunt u daarna ook gemakkelijker het geschikte medium kiezen, de relevante informatie selecteren en uw boodschap op de juiste manier opbouwen.

De volgende vragen kunnen helpen om te bepalen wat u wilt.

Voor u begint te spreken of te schrijven, is het altijd goed om te weten waarom u wilt communiceren. Wilt u uw doelgroep informeren, instrueren, overtuigen, motiveren of emotioneel beïnvloeden? Vaak hebt u meer dan één doel, maar meestal is er één hoofddoel. Wie bijvoorbeeld een mondelinge presentatie over een ecologisch verantwoorde levensstijl geeft, wil zijn doelgroep vooral informeren, maar daarnaast ook wel een beetje overtuigen en motiveren, en misschien zelfs emotioneel beïnvloeden. In de tabel ziet u bij elk hoofddoel de bijbehorende hoofdvraag en een voorbeeld.

Voordat u begint te spreken of te schrijven, is het nuttig om na te denken over de inhoud van uw boodschap. Soms is het voldoende om als geheugensteuntje een aantal trefwoorden in uw hoofd te hebben of op papier te zetten. Als de boodschap langer of complexer is, kan het interessant zijn om vooraf wat uitgebreidere notities te maken en zo de kern van uw boodschap af te bakenen.

Een handig middel om het hoofdthema van uw boodschap te bepalen en uit te werken, is de vraag-en-antwoordmethode: stel een aantal vragen en geef daarop het antwoord. Zo wordt het duidelijk wat u wilt zeggen of schrijven. Gebruik daarvoor vraagwoorden zoals wie, wat, welke, waarom, wanneer, waar, waardoor, waarvoor en hoe. Bijvoorbeeld: er is in uw buurt een varkensbedrijf opgericht en dat veroorzaakt reuk- en lawaaioverlast. U wilt dat probleem bij het gemeentebestuur aankaarten. Belangrijke vragen daarbij zijn: Wat is het probleem?, Voor wie is het een probleem?, Waarom is het een probleem?, Wat zijn de oorzaken van het probleem?, Hoe kan het probleem opgelost worden?

Het is soms moeilijk om vanuit het niets iets te bedenken of op papier te krijgen. In de voorbereidende fase kan het nuttig zijn om informatie te verzamelen. Er kunnen bijvoorbeeld goede ideeën opborrelen als u met anderen overlegt of over het onderwerp brainstormt. Of u vindt misschien wel interessante informatie in documenten. In dat geval kunt u ervoor kiezen om bepaalde gegevens uit die documenten over te nemen in uw boodschap, maar misschien is het ook wel handig of zelfs noodzakelijk om een document bij uw boodschap te voegen. Dat is bijvoorbeeld dikwijls het geval bij e-mails.

Uw boodschap heeft een bepaalde impact op uw doelgroep. Die impact kan positief, negatief of neutraal zijn. Iemand meedelen dat hij het hoogste lot in de loterij heeft gewonnen, is wat anders dan hem melden dat de verbouwing van zijn huis minstens zes maanden vertraging zal oplopen. Voor u begint te spreken of te schrijven, is het daarom goed stil te staan bij de impact die uw boodschap op uw doelgroep zal of kan hebben. Bestaat er risico op een conflict of op verstoring van de onderlinge relatie? Bestaat de kans dat uw gesprekspartner of lezer uw boodschap sociaal minder aanvaardbaar vindt? Dat hij zich miskend, gekleineerd of bekritiseerd voelt? Dat hij vindt dat u hem te veel voorschrijft wat hij moet doen of laten? Dat u te veel beslag op zijn tijd legt of om een te grote inspanning vraagt? Of dat u juist te weinig van hem verwacht en iets vraagt wat beneden zijn waardigheid is?

De manier waarop u de impact van uw boodschap inschat, bepaalt ook uw communicatiestrategie. Zult u rechttoe rechtaan communiceren, zonder uw lezer of gesprekspartner te ontzien? Kiest u voor een minder directe of zelfs indirecte formulering, bijvoorbeeld om niet autoritair of betuttelend over te komen, of om op de vlakte te blijven? Gebruikt u een compliment als smeermiddel voor een minder aangename boodschap? Of besluit u om uw boodschap helemaal niet te communiceren, omdat het mogelijke risico niet opweegt tegen het doel dat u voor ogen had?