Eigen referentie voor het auditregister
Elke aansluiting op de persoonsdiensten kan zo ingesteld worden dat de gebruiker bij een opzoeking verplicht een eigen referentie moet meegeven. Deze referentie wordt bij elke opzoeking opgeslagen in het auditregister en is daardoor beschikbaar voor raadpleging door de functionaris voor gegevensbescherming.
Wat is een eigen referentie?
Het profiel van de gebruiker houdt sowieso het verwerkingsdoeleinde van een opzoeking bij in het auditregister. Met een eigen referentie kan de gebruiker bijkomende informatie laten bewaren om aan te tonen waarom de opzoeking is gebeurd.
Wat de gebruiker exact invult, moet binnen zijn organisatie afgesproken worden, maar vaak zal dit bijvoorbeeld een dossiernummer zijn.
Standaard wordt de optie niet geactiveerd en zal de gebruiker geen eigen referentie moeten ingeven, dit gebeurt enkel op expliciete vraag bij de aansluiting.
Elders op deze website: meer informatie over het auditregister en over opzoekingen door de functionaris voor gegevensbescherming.
Hoe werkt de eigen referentie?
Bij elke opzoeking van persoonsgegevens wordt gekeken of de gebruiker een eigen referentie moet ingeven. Dit gebeurt bij:
- Zoek persoon op INSZ-nummer.
- Zoek persoon op adres.
- Zoek persoon op naam.
- Zoek de gezinssamenstelling.
Indien geactiveerd, zal een extra verplicht veld getoond worden in het zoekscherm:
Op de resultaatpagina wordt deze referentie ook getoond in de zijbalk aan de rechterkant:
Indien de gebruiker rechtstreeks op de resultaatpagina komt, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een URL waarin de referentie niet voorkomt, zal de referentie bijkomend worden opgevraagd vooraleer de opzoeking te doen: