Het Auditregister gebruiken
Via het Auditregister kan de functionaris voor gegevensbescherming/Data Protection Officer alle opzoekingen die door medewerkers van de organisatie zijn gebeurd (inclusief de opzoekingen door de functionaris voor gegevensbescherming zelf) raadplegen, doorzoeken en exporteren.
Sinds 12 september 2023 is het nieuwe Auditregister beschikbaar. Opgelet: wenst u gegevens op te zoeken van voor deze datum, dan is de nog de “oude” procedure van toepassing die u onderaan deze pagina vindt.
In het nieuwe Auditregister worden ook de opzoekingen die de functionaris voor gegevensbescherming uitvoert in het auditregister zelf gelogd.
Opzoekingen doen in het Auditregister
- Sleutelwaarde:
- dit kan bijvoorbeeld het INSZ-nummer zijn van de persoon die opgezocht is, een ondernemingsnummer…
- INSZ medewerker:
- hiermee bekomt u alle opzoekingen die een gebruiker met deze INSZ heeft uitgevoerd.
- Dienst:
- hiermee bekomt u enkel opzoekingen die binnen een bepaalde dienst (GeefPersoon, ZoekPersoonOpNaam...) zijn gebeurd.
- Finaliteit(en):
- Het uitklapveld bevat alle finaliteiten die gebruikt worden door uw organisatie. Selecteer een bepaalde finaliteit om te zoeken per gebruikersrecht (zelfde benaming als in het Vlaams Gebruikersbeheer) of om te zoeken per profiel (naam van de tegel op de beginpagina in MAGDA Online).
- Register:
- Indien uw organisatie meerdere applicaties gebruikt die gegevens wegschrijven in het Auditregister, kan het zijn dat deze gegevens in een verschillend register worden weggeschreven.
- Van en Tot en met: hiermee bekomt u enkel opzoekingen binnen een bepaalde periode.
De details raadplegen
OPGELET: Wij raden aan om de details te openen in een nieuw tabblad in de browser, door met rechts op de lijn in de resultatenlijst te klikken en te kiezen voor “Koppeling in nieuw tabblad openen/Open link in new tab”. Op die manier kunt u steeds terugkeren naar de resultatenlijst van uw zoekopdracht. Wanneer u het detail niet in een nieuw tabblad of nieuw venster opent, dan zijn de resultaten van de zoekopdracht niet langer beschikbaar wanneer u terugkeert naar het vorige scherm, en zult u een nieuwe opzoeking moeten doen.
Het detailscherm bevat:
- Eventuele foutmeldingen op het moment dat de gegevensbevraging werd gedaan.
- Indien gebruik gemaakt wordt van een eigen referentie bij de opzoeking, wordt deze getoond in het detail.
- Gerelateerde resultaten: soms leidt één actie tot meerdere records in het Auditregister zonder dat de gebruiker zich hier noodzakelijk van bewust is. Alle records die tot dezelfde actie behoren worden gerelateerd aan elkaar en hier weergegeven.
Stel bijvoorbeeld dat een bevraging een foutmelding opleverde, waarna deze door de gebruiker opnieuw werd geprobeerd. Dan zal hier naar beide bevragingen verwezen worden.
De resultaten van een opzoeking exporteren
Wanneer u een opzoeking doet in het Auditregister, kunt u de resultaten van die zoekopdracht exporteren naar CSV-formaat (te openen in bvb. Excel) door te klikken op “Download” onderaan de resultatenlijst.
Opzoeken van gegevens van vóór 12 september 2023
Gegevens blijven gedurende zes maanden beschikbaar in het Auditregister. Wenst u gegevens op te zoeken die dateren van vóór 12 september, dan dient u dat nog te doen via de “oude” profielen die u voorheen gebruikte om de “legal log” te consulteren. Opzoekingen via deze profielen gebeuren nog op de “oude” manier, zoals hieronder toegelicht:
In het zoekscherm kunt u kiezen tussen een vrije opzoeking met mogelijks meerdere resultaten of een opzoeking op een specifieke referte (referentienummer van de opzoeking).
Vrije opzoeking
In de tab ‘Diverse criteria’ kan u 1 of meerdere van deze velden ingeven om op zoek te gaan naar specifieke opzoekingen:
- Sleutelwaarde: dit kan bijvoorbeeld het INSZ-nummer zijn van de persoon die opgezocht is, een ondernemingsnummer… Opgelet: niet elke opzoeking heeft een sleutelwaarde, bijvoorbeeld ‘zoek persoon op naam’ heeft geen sleutelwaarde.
- Indien gebruik gemaakt wordt van een eigen referentie bij de opzoeking, wordt deze ook als sleutelwaarde opgeslagen.
- INSZ medewerker: hiermee bekomt u alle opzoekingen die een gebruiker met deze INSZ heeft uitgevoerd.
- Dienst: hiermee bekomt u enkel opzoekingen die binnen een bepaalde dienst (GeefPersoon, ZoekPersoonOpNaam...) zijn gebeurd.
- Van en Tot en met: hiermee bekomt u enkel opzoekingen binnen een bepaalde periode.
Opzoeking op een referte
In de tab ‘Referte’ kan u zoeken op een specifieke referte: