Ondersteuning bij de zoektocht naar een sterk personeelsbeleid

Een rechtspositieregeling is het sluitstuk van het personeelsbeleid. De plaatselijke RPR is de formele tekst waarin de beleidskeuzes over personeelszaken worden vastgesteld. Het is belangrijk dat er zowel op politiek als op ambtelijk niveau een duidelijke visie bestaat op het soort personeelsbeleid dat het bestuur wil voeren en dat de rechtspositieregeling daarvan een afspiegeling is. Deze visie moet consequent doorheen de RPR aanwezig zijn.

In de praktijk stellen wij vast dat er vaak een beroep wordt gedaan op consultants voor begeleiding. Dat is begrijpelijk, want hoewel het hen niet aan enthousiasme ontbreekt, zijn personeelsdiensten van lokale besturen vaak nipt groot genoeg om het nodige personeelsbeheer op een kwalitatieve manier af te handelen. De complexe afwikkeling van aanwervingen, ziekteregelingen, arbeidsongevallen, ontslagen en dergelijke slorpt bijna alle beschikbare tijd van een personeelsdienst op, waardoor er weinig tijd en middelen overblijven om alle ontwikkelingen op het gebied van personeelsbeleid en HRM-management op te volgen.

Het inhuren van gespecialiseerde begeleiding is prima, maar het lokale en provinciale bestuur moet ervoor zorgen dat de visie op het personeelsbeleid een consistent gegeven is en blijft in de plaatselijke RPR. Het lijkt er vaak op dat besturen aan cherry-picking doen uit modelbepalingen die door de consultants worden aangeboden. Dit is niet zonder gevaar, omdat hierdoor de samenhang tussen de verschillende bepalingen verloren kan gaan. Zorg dus voor een duidelijke visie en bewaak deze door de hele RPR.

We raden aan om gebruik te maken van de ondersteuningsmiddelen die het ABB biedt op dat vlak. Op het digitaal platform vindt u een schat aan informatie om aan de slag te gaan met de plaatselijke RPR.

Op het digitaal platform wordt per artikel uit het rechtspositiebesluit van 20 januari 2023 duidelijk aangegeven welke de beleidsruimte is en wat verplicht moet worden ingeschreven in de plaatselijke rechtspositieregeling. Niet alles moet worden bijgewerkt, maar als het bestuur een herziening overweegt van het geheel of een deel van zijn RPR, dan zal het zich moeten conformeren aan het rechtspositiebesluit.

Daarnaast wordt ook uitgelegd waar het bestuur aandacht voor moet hebben als het zijn rechtspositieregeling aanpast.

Doe dit bij voorkeur op consistente basis. Het is aan te raden om te monitoren of het gevoerde personeelsbeleid (nog) wel het gewenste effect genereert. Hou daarom de vinger aan de pols met eventueel gestructureerde personeelsbevragingen of maak in de feedbackcyclus plaats en tijd voor de bevindingen van het personeel. Het voeren van een degelijk en duurzaam personeelsbeleid veronderstelt dat de RPR geen log instrument wordt dat overruled wordt door afwijkende en tegenstrijdige praktijken.

Het bestuur denkt bij elke facultatieve bepaling best ook goed na of het zich met de genomen maatregel blijft profileren als een aantrekkelijke werkgever. Zo kan het nefast zijn om al te grote groepen uit te sluiten van het recht op onbetaald verlof.

De meeste besturen hebben hun rechtspositieregeling volledig herwerkt, ook al zijn veel bepalingen een overname uit de vorige rechtspositieregeling. Dit houdt in dat alles opnieuw ter onderhandeling met de vakbonden voorligt. Het is daarom aangewezen om voor de voortgang van de gesprekken duidelijk aan te geven welke bepalingen nieuw zijn, aangepast zijn of voortgezet beleid betreffen.

Daarnaast is het voor de continuïteit van de dienstverlening nuttig voor de HR-dienst zelf om te kunnen terugvallen op eventuele bestaande interpretaties of toepassingssituaties. Ook ten aanzien van het ABB is het nuttig te kennen te geven waar de verschillen en vernieuwingen liggen.

Omdat een volledig herwerkte rechtspositieregeling als nieuw te beschouwen is, moet deze integraal in overeenstemming zijn met het rechtspositiebesluit van 20 januari 2023.

Een duidelijke en transparante rechtspositieregeling is niet alleen nice to have, het is bovendien verplicht vanuit Europese regelgeving. Elk bestuur heeft de plicht om transparante arbeidsvoorwaarden te garanderen, zowel voor hun contractuele personeelsleden als voor hun statutaire personeelsleden die onder dezelfde rechtspositieregeling vallen.

Het tweede hoofdstuk (“Informatie over de arbeidsrelatie”) van de wet van 7 oktober 2022 houdende gedeeltelijke omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1152 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 betreffende transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in de Europese Unie(opent in nieuw venster) is zowel van toepassing op contractanten als op statutairen, dus op alle personeelsleden, zowel privaat als publiek.

De rechtspositieregeling is in de eerste plaats het document waarin alle rechten en plichten van een personeelslid worden opgesomd. Heb daarom blijvend aandacht voor het volgende:

• Nieuwe sectorale akkoorden of gewijzigde regelgeving maken aanpassingen aan de rechtspositieregeling nodig. Het niet doorvoeren van die noodzakelijke actualisaties zorgt voor onnodige verwarring. Bovendien maakt het bestuur het zich wel erg moeilijk in geval van conflict of klacht als er geen geactualiseerde versie van de rechtspositieregeling voorhanden is.
• Schrap ook alle bepalingen die verwijzen naar afgeschafte systemen en regelgeving, bv. Statutair op proef, disponibiliteit wegens ambtsopheffing, geschrapte tuchtstraffen, …
• Kijk goed na of artikelen geen tegenstrijdige informatie bevatten. Let er ook op dat bepalingen niet herhaald worden.
• Besturen die ervoor kiezen om de rechtspositieregeling volledig of gedeeltelijk te herwerken, moeten controleren of de gebruikte begrippen en definities nog in overeenstemming zijn met die van het rechtspositiebesluit van 20 januari 2023. Omdat de drie wijzigingsbesluiten aan het rechtspositiebesluit dwingend zijn en rechtstreekse werking hebben, kunnen bepaalde termen zoals proefperiode, statutair op proef, disponibiliteit wegens ambtsopheffing, vast aangesteld statutair personeelslid, tuchtontslag, afzetting en ambtshalve ontslag bij het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd niet meer worden gebruikt. In het luik van de omstandigheidsverloven zijn er dwingende wijzigingen doorgevoerd, en bij een eengemaakte rechtspositieregeling (gemeente-OCMW) mogen de specifieke dwingende bepalingen voor het zorgpersoneel niet uit het oog worden verloren.
• Heb aandacht voor een duidelijke taakverdeling. Hier en daar ontbreekt duidelijk wie voor wat bevoegd is. Soms wordt gesproken van het hoofd van het personeel, terwijl hiermee de algemeen directeur wordt bedoeld. Door in datzelfde rechtspositiebesluit dan uitdrukkelijk wel de algemeen directeur een bevoegdheid toe te kennen, ontstaat verwarring over wie dan wel wordt bedoeld met het hoofd van het personeel. Soms wordt ook niemand aangewezen en is er sprake van ‘er wordt’ of nog ‘het bevoegd orgaan’ wat wederom voor onduidelijkheid zorgt.

De Raad van State heeft meermaals geoordeeld dat het doorgaans niet aan te bevelen is om dynamisch te verwijzen naar een regeling die onder de bevoegdheid van een andere overheid valt. Deze regelingen kunnen op elk moment worden gewijzigd zonder dat de verwijzende overheid hiervan op de hoogte wordt gesteld, wat kan leiden tot moeilijkheden of onzekerheid en een indirecte aantasting van haar autonomie kan vormen (zie advies nr. 72.556/3 van 16 januari 2023 over het voorontwerp van ontslagdecreet(opent in nieuw venster)). Een verwijzing is alleen gerechtvaardigd als het om een gebonden bevoegdheid gaat en de lokale autonomie wordt ingeperkt door de hogere regelgever. Dit is niet gerechtvaardigd als er beleidsruimte wordt gelaten aan het bestuur of als er specifieke plaatselijke bepalingen nodig zijn om uitvoering te geven aan die regelgeving. Het is essentieel om de arbeidsvoorwaarden van de personeelsleden zo transparant en duidelijk mogelijk uit te werken om rechtsonzekerheid te voorkomen. Dit betekent dat de bepalingen volledig in de plaatselijke rechtspositieregeling moeten worden uitgewerkt in plaats van te verwijzen naar een bepaald artikel uit een regelgevende tekst. Deze werkwijze biedt bovendien het voordeel dat de verwijzing niet zinledig wordt door het verdwijnen of afschaffen van de betreffende hogere regelgeving.

Het is ook niet correct om te verwijzen naar specifieke bepalingen in andere (hogere) regelgeving als de betreffende aangelegenheden in de eigen rechtspositieregeling zijn uitgewerkt. Kruisverwijzingen binnen de eigen regelgeving zijn dan ook vanzelfsprekend en zorgen voor een coherente samenhang.

Veel besturen merken dat het steeds moeilijker wordt om geschikte kandidaten aan te trekken voor openstaande functies. Een mogelijke oorzaak hiervan is dat de arbeidsvoorwaarden soms niet voldoende aansluiten bij de verwachtingen en behoeften van potentiële kandidaten. Bijvoorbeeld, functies met een beperkt aantal uren of geen volledige tewerkstelling kunnen minder aantrekkelijk zijn voor mensen die op zoek zijn naar meer stabiliteit. Daarnaast kunnen inschalingen op een lager niveau, zoals het E-niveau voor poetsmedewerkers, ontmoedigend werken. Dit kan het gevoel geven dat doorgroeimogelijkheden of een hoger loon moeilijker bereikbaar zijn. Ook kortlopende contracten (bv. contracten van bepaalde duur van slechts 6 maanden) zijn voor vele mensen niet echt aanlokkelijk.

Het is belangrijk om de arbeidsvoorwaarden zo duurzaam en aantrekkelijk mogelijk te maken. Schep een realistisch beeld over de carrièremogelijkheden. Door beter in te spelen op de behoeften van de arbeidsmarkt en potentiële kandidaten vergroot een bestuur de kans om talent aan te trekken en te behouden.

Met het eenheidsstatuut voor bedienden en arbeiders kwam in 2014 een einde aan proefperiodes voor contractuele personeelsleden in de overheidssector. Elk beding in de arbeidsovereenkomst dat een proefperiode oplegt, onder welke noemer ook, zou als nietig worden beschouwd. Omdat er op dat moment nog steeds statutaire personeelsleden op proef konden worden aangesteld, werd door het ABB toegestaan dat er voor beide categorieën gewerkt zou worden met inloop- of inwerkperiodes. Die redenering klopt niet meer sinds het ontslagdecreet, aangezien de proef voor statutaire personeelsleden is geschrapt. De decreetgever heeft duidelijk gemaakt dat het statuut van statutaire personeelsleden nog meer naar dat van contractuele personeelsleden moest toegroeien en het verdwijnen van de proefperiode vormt daar bewust een onderdeel van. Omdat het decreet over het lokaal bestuur in artikel 194, 4de lid (art. 111, 4de lid Provinciedecreet) voorschrijft dat ontslag wegens ontoereikend functioneren voor zowel statutaire als contractuele personeelsleden alleen mogelijk is na een voorafgaande evaluatie, is het verplicht voor het bestuur om een specifieke evaluatieperiode vast te stellen.

Het is dan ook niet meer nodig om te spreken over inloop- of inwerkperiodes, aangezien deze de lading niet volledig dekken. Het kan gaan om een evaluatieprocedure zowel bij indiensttreding als bij bevordering. Het bestuur moet daarbij termijnen en vormvereisten vaststellen. Eventueel kunnen knipperlichttrajecten het personeelslid nog herkansingen bieden. Nieuwe personeelsleden die na het doorlopen van de evaluatieperiode ongeschikt bevonden worden, kunnen worden ontslagen wegens ontoereikend functioneren. Bij een positieve evaluatie blijven ze in dienst. In het geval van een bevordering zal eerder een terugvalregeling moeten worden uitgewerkt. Het bestuur kan deze afwijkende procedure (afwijkend van de eventuele periodieke evaluatie) zo zwaar of zo licht maken als nodig. In elk geval blijven de beginselen van behoorlijk bestuur van toepassing. Ook zal een beroepsprocedure moeten worden ingebouwd op grond van artikel 14 van het rechtspositiebesluit van 20 januari 2023.

De selectieprocedures worden al jarenlang als zeer log en te langdurend ervaren. Het nieuwe rechtspositieregelingsbesluit komt hieraan tegemoet door de lokale en provinciale besturen zoveel mogelijk ruimte te laten om de selectieprocedures zelf in te vullen. Toch lijken besturen geen afstand te willen doen van een uitgebreide selectieprocedure.

Nochtans kan een kortere selectieprocedure garant staan voor een kwaliteitsvolle procedure, mits deze voldoet aan het grondwettelijk principe van de gelijke toegang tot het openbaar ambt. Het vermijden van politieke inmenging is daarbij essentieel. Volwaardige selectieprocedures zijn ook de beste manier om personeelsleden alle bevorderingskansen te geven.

In de praktijk maken besturen steeds vaker gebruik van nieuwe mogelijkheden zoals de afwijkingsmogelijkheden van diplomavoorwaarden, de tussentijdse wervingsreserve en de permanente vacantverklaring. Welke voorwaarden hierbij gerespecteerd moeten worden, kan je terugvinden onder interpretaties.

Het recht op feedback en opvolging wordt in veel organisaties nog vaak door elkaar gebruikt met knipperlichttrajecten en formele evaluatieprocedures. Dit kan zorgen voor misverstanden en inefficiënties. Feedback en opvolging zijn essentieel voor de professionele groei en ontwikkeling van medewerkers, en verdienen een duidelijke, eigen plaats binnen het waarderingsbeleid van een organisatie.

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen functionele waarderingsinstrumenten, zoals regelmatige feedbackgesprekken en voortgangsbesprekingen, en de juridische evaluatieprocedure. Die laatste speelt immers een specifieke rol in situaties waarin een ontslag wegens onvoldoende functioneren overwogen wordt. Door deze twee processen duidelijk te scheiden, kan feedback gericht blijven op het verbeteren van prestaties en het ondersteunen van medewerkers, terwijl juridische evaluatieprocedures enkel worden ingezet wanneer dit strikt noodzakelijk is.

Een goed uitgewerkt beleid op dit vlak biedt niet alleen meer duidelijkheid en vertrouwen bij medewerkers, maar zorgt ook voor een professionelere en effectievere aanpak binnen de organisatie.