Vergaderingen

​​De voorzitter van de gemeenteraad roept de gemeenteraad bijeen op eigen initiatief of op verzoek van:

• ​1/3e van de zittende raadsleden

• ​het college van burgemeester en schepenen

• ​1/5e van de zittende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad de raadsleden nog niet bijeengeroepen zijn

• de burgemeester als het verzoek over zijn eigen bevoegdheden gaat.

De voorzitter van de gemeenteraad stelt de agenda van de vergadering op. De agenda bevat minstens de punten die het college van burgemeester en schepenen meedeelt aan de voorzitter. De voorzitter kan zelf bepalen welke onderwerpen hij op de agenda van de raad plaatst.

De bekendmaking van de agenda gebeurt uiterlijk 8 dagen voor de vergadering zodat het publiek ervan kennis kan nemen. Als er agendapunten bijkomen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur na de vaststelling openbaar gemaakt. Het huishoudelijk reglement van de raad bepaalt de regels over de wijze van openbaarmaking.

De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. De geagendeerde dossiers staan ter beschikking van de gemeenteraadsleden vanaf de verzending van de agenda. Op verzoek van een raadslid, wordt het dossier elektronisch ter beschikking gesteld.

De dossiers moeten alle stukken bevatten over het agendapunt. De raadsleden moeten een duidelijk beeld krijgen van alle belangrijke elementen om een onderbouwde beslissing te kunnen nemen. Zij kunnen de rechtsgeldigheid van een beslissing aanvechten als een dossierstuk ontbreekt.

De raadsleden kunnen uiterlijk 5 dagen voor de vergadering zelf punten toevoegen aan de agenda.

• Ze bezorgen hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur.
• Die bezorgt de voorstellen aan de voorzitter van de gemeenteraad.
• De algemeen directeur deelt de vastgestelde aanvullende agendapunten en de bijhorende toelichtingen onmiddellijk mee aan de raadsleden.

De mogelijkheid om aanvullende punten toe te voegen, staat niet open voor de leden van het college van burgemeester en schepenen.

De gemeenteraad mag tijdens de zitting alleen de punten behandelen die op de agenda staan. Er is een uitzondering voor hoogdringende punten als ten minste 2/3^e van de aanwezige raadsleden instemt.

De voorzitter zit de vergadering van de raad voor, opent en sluit de vergadering.

• De voorzitter handhaaft de orde tijdens de vergadering.
• Hij kan elke toehoorder die openlijk zijn goedkeuring of afkeuring laat blijken of die wanorde veroorzaakt, na een waarschuwing uit de zaal doen verwijderen.
• De voorzitter kan een proces-verbaal (laten) opmaken tegen die persoon en dat bezorgen aan het openbaar ministerie voor een eventuele vervolging.

De gemeenteraad kan alleen geldig beraadsleden en beslissen als de meerderheid van de raadsleden aanwezig is. Er bestaat een quorum om geldig te vergaderen en dat quorum wordt bepaald aan de hand van het aantal raadsleden in functie.

De gemeenteraad kan na een 2^e oproeping ongeacht het aantal aanwezige leden geldig beslissen als:

• bij de 1^ste oproeping niet het vereiste aantal leden aanwezig was, en
• het gaat over onderwerpen die een 2^e keer op de agenda van de raad staan, en
• de oproeping vermeldt dat het over een 2^e oproeping gaat en de oproeping de bepalingen bevat van artikel 26 van het Decreet over het lokaal bestuur.

De besluitvorming van de gemeenteraad verloopt volgens volstrekte meerderheid van stemmen. Dat is meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen. De onthoudingen reken je niet mee. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. De vereiste meerderheid wordt berekend op het aantal geldig uitgebrachte stemmen.

De stemming van de gemeenteraad is niet geheim op enkele uitzonderingen na. Er is een geheime stemming voor:

• de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid of schepen
• de aanwijzing en beëindiging van het mandaat van leden van de gemeentelijke bestuursorganen
• de aanwijzing en beëindiging van het mandaat van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen
• individuele personeelszaken.

De gemeenteraad stemt mondeling, tenzij bij geheime stemming. Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad kan het mondeling stemmen vervangen door een gelijkwaardige regeling zoals een stemming bij handopsteking of op digitale wijze.

Als 1/3^e van de aanwezige raadsleden verzoekt om mondeling te stemmen, gebeurt dat ook, ongeacht de bepalingen van het huishoudelijk reglement.

De voorzitter van de raad stemt als laatste, behalve bij geheime stemming.

De gemeenteraad heeft in de regel fysieke vergaderingen. Als het huishoudelijk reglement daarin voorziet kan de gemeenteraad digitaal of hybride doorgaan. Dat kan evenwel enkel in de uitzonderlijke omstandigheden zoals opgenomen in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.

Een gemeenteraadslid mag geen rechtstreeks of persoonlijk belang hebben als hij deelneemt aan de beraadslaging en stemming van een agendapunt. Daarom mag een raadslid niet deelnemen aan de bespreking en stemming over:

• aangelegenheden waarin hij belang heeft en er niet met zekerheid afstand van kan doen. Het moet om een rechtstreeks belang gaan (persoonlijk of als vertegenwoordiger). Bij twijfel neemt het gemeenteraadslid beter niet deel aan de bespreking en stemming
• aangelegenheden waarbij de echtgenoot, bloed- of aanverwanten tot en met de 4^e graad persoonlijk en rechtstreeks belang hebben. Bij de voordracht van kandidaten, benoemingen, ontslagen, afzettingen en schorsingen geldt een verbod voor bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad
• de vaststelling of goedkeuring van het meerjarenplan, het budget en de jaarrekening en instantie waaraan hij rekenschap verschuldigd is of van een instantie tot het uitvoerend orgaan waarvan hij behoort.

De regels rond belangenvermenging gelden niet als het raadslid als vertegenwoordiger van de gemeente is aangewezen in andere rechtspersonen.

Raadsleden moeten in eerste instantie zelf oordelen of ze zich in een situatie van belangenvermenging bevinden en zich moeten onthouden van beraadslaging en stemming.

Een raadslid mag niet:

• optreden als advocaat of notaris voor de gemeente
• optreden als advocaat of notaris in geschillen voor de tegenpartij van de gemeente of voor een personeelslid van de gemeente bij beslissingen over de tewerkstelling binnen de gemeente
• rechtstreeks of onrechtstreeks een overeenkomst sluiten met de gemeente of deelnemen aan een overheidsopdracht, verkoop of aankoop voor de gemeente of een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap. Het is niet verboden te schenken aan de gemeente of een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap of om gebruik te maken van de gemeentelijke dienstverlening (bijvoorbeeld: stedelijke kinderopvang);
• optreden als afgevaardigde of deskundige van een vakorganisatie in het bijzonder onderhandelingscomité of het hoog overlegcomité van de gemeente.

Bijkomende uitleg over de regels rond belangenvermenging kan je lezen in het de publicatie ‘Belangenvermenging ontward’ in het magazine Impuls van 2021.