Probeer altijd zo goed mogelijk in te schatten wat je lezers of toehoorders nog niet weten. Overschat de doelgroep niet. Stel alle vragen die mensen uit de doelgroep ook kunnen stellen: wie, wat, waarom, waarvoor, hoe, wanneer?

Bepaal de gemeenschappelijke kenmerken van je doelgroep als de tekst of boodschap voor veel mensen bestemd is. Hebben ze bijvoorbeeld hetzelfde opleidingsniveau, dezelfde leeftijd of dezelfde taalkennis?

Maak voor jezelf duidelijk wat je van je lezers of toehoorders verwacht. Bepaal wat je hoofddoel is: informeren, instructie geven, overtuigen, motiveren of emotioneel beïnvloeden. Bepaal welke informatie je in je boodschap nodig hebt om je hoofddoel te bereiken.

Beperk het aantal kernboodschappen als je meer dan één kernboodschap hebt. Begin met de kernboodschap die de grootste impact op de doelgroep heeft.

Als je foto’s of ander beeldmateriaal gebruikt, kies dan beeldmateriaal dat je kernboodschap op een juiste en aantrekkelijke manier uitdrukt of ondersteunt.

Verwijs rechtstreeks naar je lezer of toehoorder met u, of met je in informelere situaties. Spreek de lezer rechtstreeks aan in bijvoorbeeld brieven, e-mails, folders en brochures.

Vertaal de informatie naar de concrete situatie van de lezer of toehoorder. Gebruik bij zelfstandige naamwoorden geen meervoudsvormen als je met een enkelvoudsvorm naar de situatie van de lezer of toehoorder kunt verwijzen.

Gebruik bij instructies zo veel mogelijk de bevelende vorm.

Kies een toon die past bij de situatie. Ga daarvoor na hoe je zelf op de boodschap zou reageren. Plaats je niet boven je doelgroep door een gewichtige of bedreigende toon, bijvoorbeeld door ambtelijke, juridische of technische vaktaal of door citaten uit de regelgeving.

Vermijd ook een te familiaire toon, bijvoorbeeld door een aanspreking met de voornaam of door de je-vorm in een situatie waarin de mensen uit de doelgroep een zekere afstand verwachten. Wees consequent in je keuzes zodat de hele boodschap dezelfde toon heeft.

Meer informatie over het gebruik van u en je.

Zet bij elkaar wat bij elkaar hoort. Groepeer de stukken informatie in duidelijke deelonderwerpen. Laat die deelonderwerpen goed aansluiten bij je kernboodschap.

Plaats de onderdelen in een volgorde die aansluit bij het doel van de boodschap, bijvoorbeeld van belangrijk naar minder belangrijk, van algemeen naar specifiek, of in een chronologische volgorde bij instructies.

Geef met de titel precies aan wat je kernboodschap is of wat het hoofddoel van een tekst of rubriek is. Schrap overbodige woorden zodat de titel kort blijft.

Mijd vage en nietszeggende titels, bijvoorbeeld in de onderwerpregel van e-mails.

Geef bij een langere tekst elk deelonderwerp een rubrieknummer (1, 1.1, 1.2, 2 …) en een herkenbare rubriektitel, zodat het verband met de kernboodschap duidelijk is.

Bijvoorbeeld:

Begin een langere tekst met een inhoudsopgave of met een korte inleiding, waarin je het doel en de structuur van de tekst toelicht.

Gebruik tussenkopjes als je daarmee de structuur van een korte tekst of een rubriek verder kunt verhelderen.

Bijvoorbeeld:

Gebruik eventueel tussenkopjes in de vorm van vragen die de mensen uit de doelgroep kunnen stellen.

Bijvoorbeeld:

Gebruik een opsomming als je de informatie daarmee overzichtelijk onder elkaar kunt zetten. Gebruik een tabel of een grafiek als je de informatie daarmee toegankelijk kunt maken.

Markeer belangrijke kernwoorden of woordgroepen eventueel met vet, maar overdrijf niet met markeringen in de tekst.

Lees meer over markeringen

Begin een nieuwe alinea bij een nieuw deel of nieuw aspect van de informatie. Splits lange alinea’s op in kortere zodat ze uitnodigen tot lezen.

Maak de alinea’s ook niet te kort. Wees zuinig met alinea’s die maar uit één of twee zinnen bestaan.

Leg in mails en webteksten links naar relevante informatie op andere webpagina’s. Beperk je tot links die voor de lezer een duidelijke meerwaarde hebben.

Maak de formulering van de links betekenisvol.

Geef websites een eenvoudige navigatiestructuur. Hou het aantal informatieniveaus beperkt zodat bezoekers zo weinig mogelijk moeten doorklikken naar onderliggende webpagina’s om de informatie te vinden die ze zoeken.

Gebruik zo veel mogelijk de taal die je ook in alledaagse spreeksituaties gebruikt. Mijd formele en zwaarwichtige woorden.

Op de website van de Team Taaladvies vind je een uitgebreide lijst van formele woorden.

Mijd moeilijke woorden en vaktermen. Gebruik een vakterm alleen als de boodschap zonder de vakterm vaag of omslachtig zou worden. Leg een vakterm uit als er mensen in de doelgroep zijn die er niet mee vertrouwd zijn.

Lees meer over vaktermen

Wees zuinig met leenwoorden waarvoor er een gewoon Nederlands woord met dezelfde betekenis en gevoelswaarde bestaat.

Bij een doelgroep met veel anderstaligen kunnen leenwoorden die in veel vreemde talen voorkomen, duidelijker zijn dan het Nederlandse woord, bijvoorbeeld infectie in plaats van besmetting, conclusie in plaats van besluit.

Lees meer over Engelse woorden

Schrijf redactionele afkortingen (bijvoorbeeld d.w.z., i.p.v., o.a.) zo veel mogelijk voluit.

Introduceer afkortingen samen met de benaming voluit, tenzij het om algemeen bekende afkortingen gaat.

Bijvoorbeeld:

• De Coördinatiecommissie Integraal Waterbeleid (CIW) organiseert het overleg over het integraal waterbeleid. De CIW is samengesteld uit vertegenwoordigers van de beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid die bij het waterbeleid betrokken zijn.

Gebruik de afkortingenlijst van de Vlaamse overheid voor de schrijfwijze van afkortingen die gangbaar zijn binnen de Vlaamse overheid en in de ruimere context van de Vlaamse overheid voorkomen. Je vindt in die lijst ook alle benamingen voluit voor die afkortingen.

Formuleer de boodschap zo concreet mogelijk. Maak duidelijk welke personen en instanties belangrijk zijn in je boodschap en wat ze precies doen. Vermijd vage woorden en formuleringen. Vermijd formuleringen die een negatieve boodschap verbloemen.

Maak het de lezer of toehoorder gemakkelijk door positief te formuleren. Vermijd formuleringen met veel negaties.

Gebruik consequent hetzelfde woord als je hetzelfde bedoelt; synoniemen kunnen verwarrend zijn.

Lees meer over synoniemen

Maak omslachtige formuleringen korter door overbodige woorden te schrappen.

Maak lange, complexe zinnen eenvoudiger door er woorden in te schrappen of door ze op te knippen tot kortere zinnen.

Breng woorden die bijeen horen, dichter bij elkaar als ze ver uit elkaar staan.

Een goede tekst komt er meestal pas na verschillende versies. Schrijf en herschrijf dus. Dat geldt ook voor de voorbereiding van langere mondelinge boodschappen, bijvoorbeeld als je een powerpoint maakt voor een mondelinge presentatie.

Bekijk de tekst na enige tijd opnieuw met frisse ogen. Lees hem hardop en plaats je in de positie van de lezer. Schrap woorden, zinnen en alinea’s die niet nodig zijn. En herschrijf.

Laat het succes van een tekst met een grote of bijzondere doelgroep niet aan het toeval over. Toets je tekst door hem voor te leggen aan lezers uit de doelgroep in een lees- of gebruikerspanel. Herschrijf de tekst op basis van de opmerkingen en suggesties van de lezers.

In de handleiding voor gebruikerstesten vind je een aantal methodes voor eenvoudige, kleinschalige gebruikerstesten die je zelf kunt uitvoeren.

Zorg voor een aangename en leesbare opmaak van de tekst. Lees de tekst grondig na op spelfouten, taalfouten en andere slordigheden zodat de lezer niet van de boodschap afgeleid wordt. Je kunt daarvoor de volgende hulpmiddelen gebruiken:

• de website van Team Taaladvies: hier vind je informatie over onder meer spelling, grammatica, woordgebruik en conventies.
• de Woordenlijst (‘Het Groene Boekje’): op de website Woordenlijst.org(opent in nieuw venster) van de Nederlandse Taalunie vind je informatie over onder meer de schrijfwijze en afbreking van woorden, de vervoeging van werkwoorden en het meervoud van zelfstandige naamwoorden.
• de spellingchecker van Word: dit is een handig middel om snel tik- en spelfouten op te sporen, maar je mag er niet blind op vertrouwen. De spellingchecker ziet sommige fouten over het hoofd en duidt soms fouten aan die helemaal niet fout zijn.

Controleer of je tekst voldoet aan de richtlijnen en goede praktijken die voor je organisatie gelden.

Bekijk de huisstijlrichtlijnen van de Vlaamse overheid.

Controleer of je tekst voldoet aan de richtlijnen voor webtoegankelijkheid die bij de Vlaamse overheid gelden.

Controleer regelmatig of alle teksten die je online hebt staan, nog relevant en actueel zijn. Hou daarbij rekening met de feedback die je in je organisatie krijgt via vragen, reacties en klachten van lezers en gebruikers. Werk de teksten bij waar dat nodig is. Verwijder de teksten die niet meer relevant zijn voor je doelgroep.