20 tips voor een heldere taal en heldere teksten
De onderstaande tips helpen je al meteen stevig vooruit als je heerlijk helder wilt communiceren. Je kunt deze tips altijd en overal toepassen, in al je communicatie en in alle teksten die je schrijft.
Doelgroep
Het loont om vanaf het begin heel goed rekening te houden met je doelgroep. Lezers en toehoorders zullen zich dan meer door je boodschappen aangesproken voelen.
Probeer altijd zo goed mogelijk in te schatten wat je lezers of toehoorders nog niet weten. Overschat de doelgroep niet. Stel alle vragen die mensen uit de doelgroep ook kunnen stellen: wie, wat, waarom, waarvoor, hoe, wanneer?
Bepaal de gemeenschappelijke kenmerken van je doelgroep als de tekst of boodschap voor veel mensen bestemd is. Hebben ze bijvoorbeeld hetzelfde opleidingsniveau, dezelfde leeftijd of dezelfde taalkennis?
Maak voor jezelf duidelijk wat je van je lezers of toehoorders verwacht. Bepaal wat je hoofddoel is: informeren, instructie geven, overtuigen, motiveren of emotioneel beïnvloeden. Bepaal welke informatie je in je boodschap nodig hebt om je hoofddoel te bereiken.
Beperk het aantal kernboodschappen als je meer dan één kernboodschap hebt. Begin met de kernboodschap die de grootste impact op de doelgroep heeft.
Als je foto’s of ander beeldmateriaal gebruikt, kies dan beeldmateriaal dat je kernboodschap op een juiste en aantrekkelijke manier uitdrukt of ondersteunt.
Verwijs rechtstreeks naar je lezer of toehoorder met u, of met je in informelere situaties. Spreek de lezer rechtstreeks aan in bijvoorbeeld brieven, e-mails, folders en brochures.
liever niet | maar wel |
---|---|
Elke inwoner moet zijn of haar nieuwe adres meteen doorgeven als hij of zij naar een andere straat in zijn of haar gemeente gaat verhuizen. | Verhuist u naar een andere straat in uw eigen gemeente? Geef uw nieuwe adres dan meteen door. |
Extra exemplaren van de speeldoos kunnen telefonisch besteld worden. | Voor extra exemplaren van de speeldoos kun je bellen naar 02 345 67 89. |
Vertaal de informatie naar de concrete situatie van de lezer of toehoorder. Gebruik bij zelfstandige naamwoorden geen meervoudsvormen als je met een enkelvoudsvorm naar de situatie van de lezer of toehoorder kunt verwijzen.
liever niet | maar wel |
---|---|
De premies voor elektrische auto’s kunnen vanaf heden aangevraagd worden via de loketten van de buitendiensten. | U kunt de premie voor een elektrische auto aanvragen aan het loket in uw provincie. De contactgegevens staan hieronder. |
Voor het aanvragen van de subsidies is het invullen van het bijgaande formulier noodzakelijk. | Om de subsidie aan te vragen, vult u het bijgaande formulier in. |
Gebruik bij instructies zo veel mogelijk de bevelende vorm.
liever niet | maar wel |
---|---|
Men dient voor elke factuur de factuurdatum te controleren. | Controleer voor elke factuur de factuurdatum. |
Kies een toon die past bij de situatie. Ga daarvoor na hoe je zelf op de boodschap zou reageren. Plaats je niet boven je doelgroep door een gewichtige of bedreigende toon, bijvoorbeeld door ambtelijke, juridische of technische vaktaal of door citaten uit de regelgeving.
liever niet | maar wel |
---|---|
De incidentiecijfers voor influenza fluctueren sterk op jaarbasis. | Het aantal mensen dat griep krijgt, kan van jaar tot jaar sterk verschillen. |
Conform artikel 5 van het decreet van 21 november 2008 betreffende de ondersteuning van de circuskunsten in Vlaanderen komt u niet in aanmerking voor subsidiëring. | U komt niet in aanmerking voor subsidiëring omdat uw maatschappelijke zetel niet gevestigd is in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad. |
Vermijd ook een te familiaire toon, bijvoorbeeld door een aanspreking met de voornaam of door de je-vorm in een situatie waarin de mensen uit de doelgroep een zekere afstand verwachten. Wees consequent in je keuzes zodat de hele boodschap dezelfde toon heeft.
Meer informatie over het gebruik van u en je.
Structuur
Het loont om veel aandacht te besteden aan de structuur van je boodschap. Lezers hebben dan vlugger een algemeen beeld van je tekst en worden meer uitgenodigd om hem te lezen. Ze vinden ook gemakkelijker hun weg in je teksten als ze iets specifieks zoeken.
Zet bij elkaar wat bij elkaar hoort. Groepeer de stukken informatie in duidelijke deelonderwerpen. Laat die deelonderwerpen goed aansluiten bij je kernboodschap.
Plaats de onderdelen in een volgorde die aansluit bij het doel van de boodschap, bijvoorbeeld van belangrijk naar minder belangrijk, van algemeen naar specifiek, of in een chronologische volgorde bij instructies.
Geef met de titel precies aan wat je kernboodschap is of wat het hoofddoel van een tekst of rubriek is. Schrap overbodige woorden zodat de titel kort blijft.
liever niet | maar wel |
---|---|
Rapport over de stages | Evaluatie van de bedrijfsstages in de periode 2010-2017 |
Enquêteresultaten | Resultaten van de enquête over de personeelstevredenheid |
Vraagformulier | Aanvraag van een tegemoetkoming in de kosten van woon-werkverkeer |
Samen op weg naar een betere regelgeving voor de kinderbijslag | De nieuwe kinderbijslag |
Mijd vage en nietszeggende titels, bijvoorbeeld in de onderwerpregel van e-mails.
liever niet | maar wel |
---|---|
Vraagje | Vraag over de kwaliteit van uw laatste levering |
Annulering | Annulering van uw bestelling nr. 25541 |
Geef bij een langere tekst elk deelonderwerp een rubrieknummer (1, 1.1, 1.2, 2 …) en een herkenbare rubriektitel, zodat het verband met de kernboodschap duidelijk is.
Bijvoorbeeld:
|
Begin een langere tekst met een inhoudsopgave of met een korte inleiding, waarin je het doel en de structuur van de tekst toelicht.
Gebruik tussenkopjes als je daarmee de structuur van een korte tekst of een rubriek verder kunt verhelderen.
Bijvoorbeeld:
|
Gebruik eventueel tussenkopjes in de vorm van vragen die de mensen uit de doelgroep kunnen stellen.
Bijvoorbeeld:
|
Gebruik een opsomming als je de informatie daarmee overzichtelijk onder elkaar kunt zetten. Gebruik een tabel of een grafiek als je de informatie daarmee toegankelijk kunt maken.
Markeer belangrijke kernwoorden of woordgroepen eventueel met vet, maar overdrijf niet met markeringen in de tekst.
Begin een nieuwe alinea bij een nieuw deel of nieuw aspect van de informatie. Splits lange alinea’s op in kortere zodat ze uitnodigen tot lezen.
Maak de alinea’s ook niet te kort. Wees zuinig met alinea’s die maar uit één of twee zinnen bestaan.
Leg in mails en webteksten links naar relevante informatie op andere webpagina’s. Beperk je tot links die voor de lezer een duidelijke meerwaarde hebben.
Maak de formulering van de links betekenisvol.
liever niet | maar wel |
---|---|
Meer informatie vindt u hier. | Meer informatie vindt u in de procedure voor buitenlandse studenten. |
Geef websites een eenvoudige navigatiestructuur. Hou het aantal informatieniveaus beperkt zodat bezoekers zo weinig mogelijk moeten doorklikken naar onderliggende webpagina’s om de informatie te vinden die ze zoeken.
Formulering
Het loont om je boodschap zo helder mogelijk te formuleren. Lezers zullen dan minder snel afhaken en kunnen je tekst dan meteen begrijpen.
Gebruik zo veel mogelijk de taal die je ook in alledaagse spreeksituaties gebruikt. Mijd formele en zwaarwichtige woorden.
liever niet | maar wel |
---|---|
bij dezen | hierbij |
derhalve | dus |
dienen te | moeten, verplicht zijn |
eveneens | ook |
gelieve | wilt u, kunt u |
indien, ingeval, mits | als |
inzake | over |
met het oog op | voor |
reeds | al |
te allen tijde | op elk moment, altijd |
tevens | ook, bovendien |
trachten | proberen |
vermits | omdat, want |
verzoeken | vragen |
werkzaam zijn te, woonachtig zijn te | werken in, wonen in |
Op de website van de Team Taaladvies vind je een uitgebreide lijst van formele woorden.
Mijd moeilijke woorden en vaktermen. Gebruik een vakterm alleen als de boodschap zonder de vakterm vaag of omslachtig zou worden. Leg een vakterm uit als er mensen in de doelgroep zijn die er niet mee vertrouwd zijn.
Wees zuinig met leenwoorden waarvoor er een gewoon Nederlands woord met dezelfde betekenis en gevoelswaarde bestaat.
liever niet | maar wel |
---|---|
desiderata | wensen |
implementeren | invoeren, uitvoeren |
meeting | vergadering, bijeenkomst, overleg |
policy | politiek, beleid, aanpak |
vigeren | gelden, van kracht zijn |
Bij een doelgroep met veel anderstaligen kunnen leenwoorden die in veel vreemde talen voorkomen, duidelijker zijn dan het Nederlandse woord, bijvoorbeeld infectie in plaats van besmetting, conclusie in plaats van besluit.
Schrijf redactionele afkortingen (bijvoorbeeld d.w.z., i.p.v., o.a.) zo veel mogelijk voluit.
Introduceer afkortingen samen met de benaming voluit, tenzij het om algemeen bekende afkortingen gaat.
Bijvoorbeeld:
- De Coördinatiecommissie Integraal Waterbeleid (CIW) organiseert het overleg over het integraal waterbeleid. De CIW is samengesteld uit vertegenwoordigers van de beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid die bij het waterbeleid betrokken zijn.
Gebruik de afkortingenlijst van de Vlaamse overheid voor de schrijfwijze van afkortingen die gangbaar zijn binnen de Vlaamse overheid en in de ruimere context van de Vlaamse overheid voorkomen. Je vindt in die lijst ook alle benamingen voluit voor die afkortingen.
Formuleer de boodschap zo concreet mogelijk. Maak duidelijk welke personen en instanties belangrijk zijn in je boodschap en wat ze precies doen. Vermijd vage woorden en formuleringen. Vermijd formuleringen die een negatieve boodschap verbloemen.
liever niet | maar wel |
---|---|
De aangifte moet gebeurd zijn vóór 15 maart van het productiejaar dat aan het aangiftejaar voorafgaat. | U kunt de aangifte voor het productiejaar 2017 uiterlijk op 14 maart 2018 indienen. |
Er wordt gewerkt aan een nieuwe regeling voor de subsidie van dakisolatie. | De minister van Energie werkt aan nieuwe regels voor de subsidie van dakisolatie. Die worden begin 2019 van kracht. |
U krijgt daarover binnenkort een brief van uw ziekenfonds. | U krijgt daarover begin november een brief van uw ziekenfonds. |
De personeelsbezetting wordt verder gerationaliseerd. | We moeten dit jaar nog tien personeelsleden laten afvloeien. |
Maak het de lezer of toehoorder gemakkelijk door positief te formuleren. Vermijd formuleringen met veel negaties.
liever niet | maar wel |
---|---|
De aanvragen ingediend na het einde van het jaar zullen pas na 21 maart behandeld worden. | Als u uw aanvraag uiterlijk op 31 december indient, zullen we die vóór 21 maart behandelen. |
Het is niet helemaal denkbeeldig dat vastgoed de komende tijd niet in waarde zal stijgen. | Vastgoed zou de komende tijd in waarde kunnen dalen. |
Gebruik consequent hetzelfde woord als je hetzelfde bedoelt; synoniemen kunnen verwarrend zijn.
liever niet | maar wel |
---|---|
Bij loonsverhoging vermeldt u ook uw jaarsalaris van het voorgaande jaar. We hebben uw bezoldigingsgegevens nodig om uw dossier verder af te handelen. | Bij loonsverhoging vermeldt u ook uw jaarloon van het voorgaande jaar. We hebben uw loongegevens nodig om uw dossier verder af te handelen. |
Maak omslachtige formuleringen korter door overbodige woorden te schrappen.
liever niet | maar wel |
---|---|
Mogen we u eraan herinneren dat het erg belangrijk is dat u dit aanvraagformulier binnen een periode van een maand na ontvangst ervan volledig ingevuld terugstuurt. | Stuur deze aanvraag uiterlijk een maand na ontvangst terug. |
Deze premie geldt voor landbouwbedrijven, gelegen in het Vlaamse Gewest. | Deze premie geldt voor landbouwbedrijven in het Vlaamse Gewest. |
Maak lange, complexe zinnen eenvoudiger door er woorden in te schrappen of door ze op te knippen tot kortere zinnen.
liever niet | maar wel |
---|---|
Door de late start van het project en de strakke deadlines zijn we er niet in geslaagd om de resultaten van de tussentijdse tests met die van het proefproject te vergelijken. | We konden de resultaten van de tussentijdse tests niet vergelijken met die van het proefproject. Dat komt door de late start van het project en de strakke deadlines. |
Organisaties die conform de voorwaarden in aanmerking komen voor financiële ondersteuning, kunnen de subsidies online aanvragen tot eind dit jaar. | Voldoet uw organisatie aan de subsidievoorwaarden? Dan kunt u de subsidie nog tot eind 2018 online aanvragen. |
De tuchtoverheid die feiten vaststelt die mogelijk een tuchtvergrijp uitmaken, of er kennis van krijgt, geeft aan een tuchtonderzoeker, aangesteld op grond van artikel 202, §1, en 550 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, de opdracht een tuchtonderzoek te verrichten en een tuchtverslag op te maken, en ze belast de aangestelde tuchtonderzoeker ermee een tuchtdossier samen te stellen. | Als de tuchtoverheid feiten vaststelt die mogelijk een tuchtvergrijp vormen, of er kennis van krijgt, geeft ze de opdracht om een tuchtonderzoek te verrichten en een tuchtverslag op te maken. Ze stelt daarvoor een tuchtonderzoeker aan met toepassing van artikel 202, §1, en artikel 550 van het decreet van 22 december 2017. Ze belast de tuchtonderzoeker ermee een tuchtdossier samen te stellen. |
Breng woorden die bijeen horen, dichter bij elkaar als ze ver uit elkaar staan.
liever niet | maar wel |
---|---|
U mag voor de berekening van uw premie alleen de facturen die minder dan één jaar oud zijn en die door een aannemer zijn uitgeschreven, meetellen. | Bereken de premie aan de hand van uw facturen. Tel alleen de facturen mee die minder dan één jaar oud zijn en door een aannemer zijn uitgeschreven. |
We hebben deskundigen gezocht die volgende maand een online-enquête met vijftig vragen over het vakgebied en de popularisering ervan willen beantwoorden. | We hebben deskundigen gezocht die hun oordeel willen geven over het vakgebied en de popularisering ervan. Zij beantwoorden volgende maand een online-enquête met vijftig vragen. |
Toetsing
Het loont om de kwaliteit van je boodschap zorgvuldig te toetsen voordat je ze verspreidt of publiceert. Je loopt dan minder risico dat je tekst niet gelezen wordt of online niet gevonden wordt, of dat je boodschap niet gehoord wordt of verkeerd begrepen wordt. Je moet achteraf ook minder tijd en middelen investeren om vragen, reacties en klachten te behandelen.
Een goede tekst komt er meestal pas na verschillende versies. Schrijf en herschrijf dus. Dat geldt ook voor de voorbereiding van langere mondelinge boodschappen, bijvoorbeeld als je een powerpoint maakt voor een mondelinge presentatie.
Bekijk de tekst na enige tijd opnieuw met frisse ogen. Lees hem hardop en plaats je in de positie van de lezer. Schrap woorden, zinnen en alinea’s die niet nodig zijn. En herschrijf.
Laat het succes van een tekst met een grote of bijzondere doelgroep niet aan het toeval over. Toets je tekst door hem voor te leggen aan lezers uit de doelgroep in een lees- of gebruikerspanel. Herschrijf de tekst op basis van de opmerkingen en suggesties van de lezers.
In de handleiding voor gebruikerstesten vind je een aantal methodes voor eenvoudige, kleinschalige gebruikerstesten die je zelf kunt uitvoeren.
Zorg voor een aangename en leesbare opmaak van de tekst. Lees de tekst grondig na op spelfouten, taalfouten en andere slordigheden zodat de lezer niet van de boodschap afgeleid wordt. Je kunt daarvoor de volgende hulpmiddelen gebruiken:
- de website van Team Taaladvies: hier vind je informatie over onder meer spelling, grammatica, woordgebruik en conventies.
- de Woordenlijst (‘Het Groene Boekje’): op de website Woordenlijst.org(opent in nieuw venster) van de Nederlandse Taalunie vind je informatie over onder meer de schrijfwijze en afbreking van woorden, de vervoeging van werkwoorden en het meervoud van zelfstandige naamwoorden.
- de spellingchecker van Word: dit is een handig middel om snel tik- en spelfouten op te sporen, maar je mag er niet blind op vertrouwen. De spellingchecker ziet sommige fouten over het hoofd en duidt soms fouten aan die helemaal niet fout zijn.
Controleer of je tekst voldoet aan de richtlijnen en goede praktijken die voor je organisatie gelden.
Bekijk de huisstijlrichtlijnen van de Vlaamse overheid.
Controleer of je tekst voldoet aan de richtlijnen voor webtoegankelijkheid die bij de Vlaamse overheid gelden.
Controleer regelmatig of alle teksten die je online hebt staan, nog relevant en actueel zijn. Hou daarbij rekening met de feedback die je in je organisatie krijgt via vragen, reacties en klachten van lezers en gebruikers. Werk de teksten bij waar dat nodig is. Verwijder de teksten die niet meer relevant zijn voor je doelgroep.
Checklists
Contact
Team Taaladvies
Snel naar
Dit is een website van
Blijf op de hoogte
Elke twee weken vind je op vrijdag de nieuwsbrief van Vlaanderen Intern in je mailbox.