Materiaal voor op de kantoorverdieping

Materiaal dat je kan opbergen en dat verhuisd moet worden naar het Belpairegebouw, zet je in een verhuisdoos. Deze dozen gebruik je uitsluitend voor materiaal dat naar Belpaire moet verhuisd worden. Hou er rekening mee dat er in het Belpairegebouw maar beperkte bergruimte is, neem dus enkel materiaal mee dat noodzakelijk is! Er is in het Belpairegebouw geen ruimte voor persoonlijke spullen.

De gevulde verhuisdozen die mee moeten naar het Belpairegebouw zullen voorlopig in een berging van je huidige gebouw moeten gestockeerd worden. De facilitair gebouwverantwoordelijke zal een ruimte aanduiden, in samenspraak met je entiteit.

Berging in het Belpairegebouw

De bergingen in het Belpairegebouw zijn reeds toegewezen. De grootte is beperkt, dus ook daar is de boodschap: verhuis enkel beperkt noodzakelijk materiaal of dossiers in functie van de grootte van de berging. De grootte en lokaalnummer (in de kelder) wordt gemeld bij aanvang van de opruimdagen “klein materiaal”, want dit moet dan ook op de bruine sticker op de verhuisdoos worden aangebracht.

De plek waar verhuisdozen kunnen worden afgehaald, zal besproken worden met de facilitaire gebouwverantwoordelijke van elk van de gebouwen.

Verhuissticker

Overdragen aan het Archiefdepot

De verhuis is het ideale moment om even stil te staan bij je documentbeheer. Je kan zowel schonen als vernietigen tijdens een opruimdag. Wat rest, kan misschien wel voor een deel gearchiveerd worden? Analoge bestuursdocumenten kan je in optimale omstandigheden laten bewaren in het Archiefdepot – momenteel is dit gesitueerd in Vilvoorde. Het Archiefdepot zal in de toekomst uitbreiden op andere locaties, waaronder in het Belpairegebouw. Wanneer je documenten overdraagt aan het Archiefdepot, beslist Het Facilitair Bedrijf op welke locaties zij je documenten zullen bewaren.

Je kan je documenten altijd makkelijk opvragen en raadplegen als je ze nodig hebt. Daarnaast helpt het Archiefdepot je ook met uitvoeren van vernietigingen nadat de bewaartermijn verstreken is, uiteraard steeds na jouw uitdrukkelijke goedkeuring.

Ben je van plan om documenten over te dragen aan het Archiefdepot? Neem dan altijd eerst contact op met je informatiebeheerder.

Lees hoe je kan overdragen aan het Archiefdepot
Meer weten over organiseren van opruimdagen
Lees meer over schonen en vernietigen

Gebruik van archiefdozen

• Verpakkingsmaterialen voor het archief (raamcontract - zorg dat je ingelogd bent als medewerker VO om de informatie te kunnen bekijken).