Ik start bij de Vlaamse overheid
Wat te doen als je start bij de Vlaamse overheid? Als nieuwe medewerker vind je hier alle informatie voor een vlotte start. Veel succes in je nieuwe job!
Voor wie?
- Je bent een nieuwe medewerker bij de diensten van de Vlaamse overheid.
- Je departement of agentschap is klant van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA). Zoniet, dan kun je terecht bij de personeelsdienst van je eigen organisatie voor alle opstartinformatie.
- Ben je jobstudent? Lees dan meer op de webpagina 'Ik start als jobstudent'.
Wat te doen voor je start...
- Stap 1
Je ontvangt voor je indiensttreding een e-mail van het DCPA met de vraag om een aantal praktische zaken door te sturen (bijvoorbeeld: je persoonsgegevens, diploma, tewerkstellingsattesten, foto, uittreksel strafregister, …).
Hoe sneller je deze zaken aan het DCPA bezorgt, hoe vlotter je indiensttreding verloopt.
Lees meer:
- Stap 2
Start je op in een risicofunctie? Dan moet je voor je 1ste werkdag op medisch onderzoek, ook wel ‘voorafgaande gezondheidsbeoordeling’ genoemd. Het DCPA bezorgt je automatisch de nodige gegevens waarmee je een afspraak kunt maken bij de arbeidsarts.
Lees meer:
- Stap 3
Het is mogelijk om je arbeidsovereenkomst te ondertekenen vóór je 1ste werkdag. Dit gebeurt in samenspraak met het DCPA. Contacteer hiervoor je dossierbehandelaar van het DCPA. Je vindt de contactgegevens in de e-mail die je van het DCPA ontvangt (zie stap 1).
- Stap 4
Met het digitaal trainingsprogramma werk je je optimaal in. Gebruik de zoekfunctie in Vlimpers Leren om het te vinden.
Je komt meer te weten over de Vlaamse overheid, en leert daarnaast ook heel wat praktische zaken. Je leert meer over:
- de opbouw van de Vlaamse overheid
- waar de Vlaamse overheid voor staat
- een vlotte start
Je kunt de informatie van dit programma altijd raadplegen.
Wat te doen op je 1ste werkdag(en)...
- Stap 1
Kort voor je 1ste werkdag of op de dag van je indiensttreding krijg je een persoonlijk onthaalmoment met een dossierbehandelaar van het DCPA.
Tijdens dit onthaalmoment worden de laatste administratieve stappen van je indiensttreding in orde gebracht en krijg je een woordje uitleg over relevante administratie die bij je tewerkstelling komt kijken. Je ontvangt ook een onthaalbrochure en een arbeidsreglement waarin je de algemene arbeidsvoorwaarden van je departement of agentschap vindt. Ondertekende je je arbeidsovereenkomst nog niet eerder? Dan kan dat tijdens dit onthaalmoment.
Tips:
- Neem eventueel nog ontbrekende documenten mee als je deze nog niet aan het DCPA had bezorgd.
- Lees je arbeidsovereenkomst en het arbeidsreglement van je departement of agentschap grondig na.
Lees meer:
- Stap 2
Als je met een duurzaam vervoersmiddel naar het werk komt, kun je meestal een tegemoetkoming of vergoeding krijgen voor de vervoerskosten van je woon-werkverkeer (bijvoorbeeld: openbaar vervoer of (elektrische) fiets.). In sommige situaties geldt dit ook voor de wagen.
Tips:
- Gebruik de meest voordelige optie voor je verplaatsing.
- Houd je aangekochte tickets voor het openbaar vervoer goed bij voor een terugbetaling.
- Verplaats je je met je eigen wagen? Vraag dan na je indiensttreding toegang aan tot de parking van je standplaats.
Lees meer:
- Stap 3
Afhankelijk van de plaats waar je aan de slag gaat, krijg je een badge die je toegang verleent tot je gebouw. Deze is strikt persoonlijk. Als je departement of agentschap nog met een prikklok werkt, dan registreer je gewerkte uren met je badge.
Jouw HR-dienst brengt je op de hoogte over hoe je je toegangsbadge ontvangt. Dat kan via:
- het onthaal: Je meldt je aan via e-ID aan het onthaal van een van de grote kantoorgebouwen en je ontvangt je badge.
- de post: Je krijgt de badge thuis gestuurd, samen met een brief en de uitleg om die badge te activeren.
- Stap 4
Je ontvangt het nodige werkmateriaal van je departement of agentschap (bijvoorbeeld: kantoorgerief, computer, werkkledij als dit vereist is in je functie, …)
Tip: ondervind je problemen met je computer, printer, netwerk, …? Contacteer dan de ICT-verantwoordelijke van je departement of agentschap of de centrale helpdesk van de Vlaamse overheid ‘HB+’.
Lees meer:
- Stap 5
De Vlaamse overheid beschikt over verschillende gebouwen. De faciliteiten verschillen per gebouw: parkeermogelijkheden, restaurant, vergaderzalen, bibliotheek, kinderopvang, …
Tips:
- Boek vergaderzalen of meld problemen in het gebouw via Facilipunt.
- Raadpleeg eventueel de menu van het restaurant in je gebouw.
- Betaal enkel elektronisch in de restaurants van de Vlaamse overheid.
- Vraag na wie op je werkplek de EHBO- en evacuatieverantwoordelijke is. En vraag naar de procedure in geval van een noodsituatie.
- Wil je roken? Dan kun je in bepaalde gebouwen gebruik maken van een rooklokaal.
- Werk je in het Herman Teirlinck gebouw? Neem dan alvast een kijkje binnenin het gebouw via een virtuele rondleiding(opent in nieuw venster).
Lees meer:
Wat te doen na je 1ste werkdag...
Kennismaking Vlaamse overheid
- Stap 1
De kennismaking met je leidinggevende, collega’s en je werkomgeving gebeurt in je eigen departement of agentschap. Je krijgt er een onthaaltraject en je kunt rekenen op een meter of peter. Deze persoon, vaak een ervaren collega, is je aanspreekpunt voor alle praktische vragen en helpt je wegwijs te maken op je werkplek.
Tips:
- Bespreek het onthaaltraject en de verwachte doelstellingen met je leidinggevende of begeleider.
- Geef duidelijk aan welke noden jij hebt om je zo goed mogelijk in te werken.
Goed om te weten: ben je aangeworven als statutair personeelslid in een gezagsfunctie? Dan start je proeftijd vanaf je 1ste werkdag. Die proeftijd duurt enkele maanden. Je krijgt ook een uitnodiging voor je eedaflegging. Bespreek zeker je verwachte doelstellingen tijdens je proeftijd met je leidinggevende.
Lees meer:
- Stap 2
De Vlaamse overheid is een grote en diverse organisatie. Neem de tijd om deze te leren kennen. Je geraakt gaandeweg wel vertrouwd met de werking en structuur. Via de telefoongids vind je alvast snel de contactgegevens van een collega binnen de Vlaamse overheid.
Tips:
- Zoek jezelf eens op in de telefoongids(opent in nieuw venster). Kloppen alle gegevens? Pas ze eventueel aan via Vlimpers.
- Houd in het begin de afkortingenlijst Vlaamse overheid dicht bij de hand. Je zult snel merken dat collega’s deze vaak gebruiken.
Houd in alle communicatie rekening met de overkoepelende huisstijl van de Vlaamse overheid. Contacteer je huisstijlcoördinator voor meer info.
Lees meer:
- Stap 3
Verhoging fietsvergoeding? Een nieuwe verlofvorm? Themaweek in het restaurant? Houd het nieuws voor jou als medewerker van de Vlaamse overheid goed in het oog. Zo mis je niets.
Tips:
- Maak van de webpagina ‘Vlaanderen Intern’ je startpagina. Hierop vind je een dagelijks nieuwsoverzicht.
- Abonneer je op de nieuwsbrief ‘Vlaanderen Intern’. Zo ontvang je het wekelijks in je mailbox.
- Volg de Vlaamse overheid op Twitter(opent in nieuw venster), Facebook(opent in nieuw venster), LinkedIn(opent in nieuw venster) en Instagram.
- Stap 4
Mag je een relatiegeschenk aanvaarden? Hoe ga je om met sociale media? … De deontologische code van de Vlaamse overheid bundelt gedragsregels voor alle medewerkers.
Tip: vraag na of je departement of agentschap nog een bijkomende specifieke code heeft voor jouw functie.
Lees meer:
- Stap 5
De vzw Sociale Dienst biedt jou als personeelslid van de Vlaamse overheid een brede waaier van diensten aan tijdens je loopbaan en je pensioen. Daarnaast kunnen ook je gezinsleden gebruikmaken van deze dienstverlening.
Je kunt onder meer een beroep doen op een maatschappelijk assistent, financiële ondersteuning aanvragen of gebruikmaken van het aanbod rond vakantieopvang voor je kind(eren). Daarnaast heb je recht op tal van kortingen en kun je deelnemen aan verschillende evenementen.
Lees meer:
- Stap 6
Met het digitale trainingsprogramma in Vlimpers Leren werk je je optimaal in. Je komt meer te weten over de Vlaamse overheid, en leert daarnaast ook heel wat praktische zaken. Je leert meer over:
- de belangrijkste welzijnsactoren
- het digitale werken en de digitale leeromgeving
- je agenda en administratieve zaken
Je kunt de informatie van dit programma altijd raadplegen.
Praktisch
- Stap 1
Als medewerker van de Vlaamse overheid kun je rekenen op een hospitalisatieverzekering. Je wordt automatisch en gratis aangesloten tot de basisformule vanaf je 1ste werkdag.
Je kunt ook tegen betaling ook een uitbreiding van de basisformule vragen of je gezinsleden aansluiten. Dit kan tot 3 maanden na je indiensttreding.
Lees meer:
- Stap 2
Als contractueel personeelslid bij de Vlaamse overheid bouw je vanaf je indiensttreding een aanvullend pensioen op. Je hoeft hiervoor zelf niets te doen. Je kunt bij je opstart de pensioenreserve die je hebt opgebouwd bij een vorige werkgever overdragen naar het Vlaams Pensioenfonds.
Lees meer:
Wat te doen tijdens je loopbaan...
Duurzame loopbaan
- Stap 1
Wil je een goede start maken in je nieuwe functie om zo verder te groeien in je loopbaan? Dit kan met ‘PLOEG’, het systeem van prestatiebeheer bij de Vlaamse overheid.
Ieder personeelslid van de Vlaamse overheid heeft doelstellingen. PLOEG helpt om die doelstellingen te behalen door er regelmatig over te spreken en ze goed op te volgen. Ieder jaar wordt dit samengevat in je evaluatiegesprek.
Tip: spreek hier regelmatig over met je leidinggevende.
Lees meer:
- webpagina ‘PLOEG’
- Stap 2
Op zoek naar een opleiding binnen de Vlaamse overheid? Wil je werken aan je eigen ontwikkeling en je loopbaan? Jij kiest hoe je dit doet: online of offline, via coaching of op jezelf, ...
Tips:
- Neem een kijkje in de opleidingscatalogus van de Vlaamse overheid.
- Ga na welke opleidingen of leeractiviteiten jou kunnen helpen tijdens je proeftijd of inwerkperiode. Bespreek dit met je leidinggevende of begeleider.
Lees meer:
- Stap 3
Bij de Vlaamse overheid sta je zelf aan het stuur van je loopbaan. Wil je nadenken over je loopbaan? Ben je na een tijdje klaar voor een volgende stap? Neem dan je loopbaan in eigen handen.
Lees meer:
- webpagina ‘Loopbaan in eigen handen’
- webpagina ‘Nieuwe uitdaging binnen de Vlaamse overheid’
- Stap 4
Voel je jezelf niet goed op het werk of daarbuiten? Zit je niet goed in je vel of heb je te maken met stress of pestgedrag? Blijf er niet mee zitten en zoek hulp. Dit kan zowel binnen als buiten je departement of agentschap. Je kunt kiezen uit verschillende contactpersonen: leidinggevende, HR-verantwoordelijke, vertrouwenspersoon, preventieadviseur, veerkrachtcoach, maatschappelijk assistent, vzw Sociale Dienst, …
Tip: raadpleeg je arbeidsreglement voor de contactgegevens van de contactpersonen welzijn van je departement of agentschap.
Lees meer:
Praktisch
- Stap 1
Wil je verlof aanvragen of je loonbrief raadplegen? Je persoonsgegevens controleren of aanpassen? Of documenten opvragen? Dan kun je hiervoor Vlimpers gebruiken. Dit is het online HR Management-systeem binnen de Vlaamse overheid.
Tips:
- Raadpleeg het Vlimpers-instructiefilmpje ‘Aanmelden en wegwijs’(opent in nieuw venster) voor je de 1ste keer Vlimpers gebruikt.
- Controleer je functie- en contactgegevens in Vlimpers en vul deze verder aan (bijvoorbeeld telefoonnummer van je werk, …)
Lees meer:
- Stap 2
Ziekte
Als je ziek bent moet je enkele zaken in orde brengen: je werkgever tijdig verwittigen, ziekteattest bezorgen aan het medisch controleorgaan, … En wat te doen bij afwezigheid van 1 dag? Hoe verloopt de ziektecontrole? … Een goede communicatie en administratie leiden tot minder zorgen.
Tips:
- Print op voorhand het ziekteattest van de Vlaamse overheid uit. Je vindt dit terug in Vlimpers(opent in nieuw venster) > 'Gezondheid' > 'Ziekteattest'.
- Raadpleeg je arbeidsreglement voor alle praktische afspraken in je eigen departement of agentschap.
Lees meer:
Ongevallen
Heb je een ongeval voor, tijdens of na het werk? Of word je geconfronteerd met een beroepsziekte? Na de eerste hulp doe je zo snel mogelijk aangifte. Dit is wettelijk verplicht en zo start je de administratieve formaliteiten.
Tip: Raadpleeg je arbeidsreglement voor alle praktische afspraken in je eigen departement of agentschap.
Lees meer:
- Stap 3
Je hebt recht op jaarlijkse vakantie en wettelijke én decretale feestdagen. Anders dan bij een werkgever in de privésector, beschik je onmiddellijk over het aantal vakantiedagen van het huidige jaar. Als je niet op 1 januari in dienst treedt, wordt het aantal vakantiedagen verhoudingsgewijs verminderd (bijvoorbeeld: je start halverwege het jaar op 1 juli, dan krijg je de helft van het totaal aantal vakantiedagen voor dat jaar).
Lees meer:
- webpagina ‘Jaarlijkse vakantie
- webpagina ‘feestdagen’
- overzicht van alle verloven en afwezigheden
- Stap 4
Je ontvangt maandelijks je salaris. Bovenop je salaris ontvang je elektronische maaltijdcheques, vakantiegeld en een eindejaartoelage berekend op basis van je gewerkte dagen. En onder bepaalde voorwaarden ook een haard- of standplaatstoelage of andere toelagen.
Tip:
- Bereken zelf je salaris via de salarissimulator.
- Houd je post thuis goed in het oog, want je ontvangt op je thuisadres je kaart met maaltijdcheques en een activatiecode in de maand volgend op je indiensttreding.
Lees meer: