• Je bent leidinggevende bij de diensten van de Vlaamse overheid.

Presteert je medewerker minder goed dan verwacht? Ga dan zeker in dialoog, geef feedback en coach je medewerker om het beste uit zichzelf te halen. Is de gewone opvolging binnen prestatiemanagement onvoldoende? Dan kun je een remediëringstraject starten. Zo vermijd je dat de mindere prestaties de werkomgeving negatief beïnvloeden door ontevreden klanten, een slechte werksfeer of stijgende kosten.

Remediëren betekent dat je acties onderneemt om mindere prestaties of het ongewenst gedrag van je medewerker te verbeteren. Verschillende factoren kunnen de het functioneren van je medewerkers negatief beïnvloeden:

• Hun vaardigheden passen niet meer bij de functie.

• Ze missen de motivatie om hun functie correct uit te oefenen.

• Persoonlijke omstandigheden nemen energie weg, zoals veranderingen in de gezinssituatie, relatieproblemen, verhuizing, gezondheidsproblemen of financiële zorgen.

• Er zijn knelpunten binnen de organisatiecontext, bijvoorbeeld rolonduidelijkheden of gebrek aan middelen en opleidingen, …

Er kan achteruitgang zijn op het vlak van taken, de samenwerking, het aanpassingsvermogen van je medewerker of bijvoorbeeld diens leervermogen. Kijk daarom bij de evaluatie van de prestaties van je medewerker breder dan alleen maar de uitvoering van de taken.

Het is ook mogelijk dat je medewerker ongewenst gedrag stelt, zoals nalatigheid, verbale agressie of ongeoorloofd verzuim. Het is van belang dat je als leidinggevende snel actie onderneemt om een veilige en motiverende werkomgeving te behouden.

Een formeel remediëringstraject moet voldoen aan de voorwaarden en kenmerken die staan beschreven in het Vlaamse personeelsstatuut (VPS). Ook een traject vroegtijdig stoppen moet volgens die bepalingen gebeuren.

Open dialoog

Het formele remediëringstraject start pas nadat je als functionele leidinggevende een gesprek hebt gehad met de medewerker over de ongunstige feiten. Dat omvat zowel gedrag als prestaties. Als door overmacht een gesprek niet mogelijk is, volstaat een nauwkeurige schriftelijke neerslag van de feiten.

Inhoud vooraf vastgelegd

Je start het formele remediëringstraject met de kennisgeving van het ongunstig functioneren. Stel een goed gedocumenteerd persoonlijk plan van aanpak op voor je medewerker. Binnen de module PLOEG van Vlimpers vind je een voorbeeld van zo’n persoonlijk verbeterplan dat je door alle noodzakelijke stappen en verslaggeving loodst. Bekijk het instructiefilmpje over hoe een persoonlijk verbeterplan gebruikt kan worden(opent in nieuw venster).

Looptijd beperkt en vooraf bepaald

Het doel is om op korte termijn tekortkomingen weg te werken of bij te sturen. De looptijd is minimaal 2 weken en maximaal 3 maanden. Je kan na die termijn het traject verlengen. Dat doe je in onderling akkoord met je medewerker. Je spreekt samen de duurtijd van de verlenging af.

De actieve inzet van je medewerker is essentieel voor het welslagen van een remediëringstraject. Bij gebrek daaraan kan je indien nodig als leidinggevende beslissen om de remediëring vroegtijdig stop te zetten. Wanneer je het voornemen hebt om het traject op basis van deze grond vroegtijdig stop te zetten, dan ga je hierover het gesprek aan met je medewerker.

Verplichte bespreking eindresultaat

Sluit het formele traject af met een gesprek met je medewerker. Is het minder presteren van je medewerker bijgestuurd? Herneem dan de PLOEG-cyclus. Stel je vast dat er geen of weinig verbetering is in het presteren? Dan kan je overgaan tot een remediëringstraject met het oog op een mogelijk ontslag of in bepaalde gevallen tot de ontslagprocedure.

Rond het traject af met een eindbespreking met je medewerker waarin je deze eindbeoordeling bespreekt. Alleen in geval van overmacht kun je de conclusies schriftelijk overmaken.

• Als een remediëringstraject onvoldoende resultaat bracht of als de feiten in die mate ongunstig zijn dat ze tot een ontslag zouden kunnen leiden, kan je overgaan tot een remediëring met het oog op een mogelijk ontslag. Zo’n traject mag geen verrassing zijn voor je medewerker. Idealiter heb je als leidinggevende al geprobeerd om bij te sturen en heb je met je medewerker al een remediëringstraject doorlopen.
• Vooraleer je overgaat naar remediëring met oog op mogelijk ontslag, moet de lijnmanager (of jijzelf als je de taak gedelegeerd kreeg) de medewerker een schriftelijke waarschuwing met de beschrijving van diens ongunstig functioneren bezorgen.
• Afhankelijk van de ernst van de feiten en de context beslis je als leidinggevende samen met je HR-professional welk remediëringstraject nodig is. De beslissingsboom (PDF bestand opent in nieuw venster)helpt bij die keuze.
• Wanneer een contractueel personeelslid zo ondermaats presteert dat ontslag noodzakelijk lijkt, dan hoef je niet eerst een gewoon formeel remediëringstraject doorlopen. In dat geval ga je na de schriftelijke waarschuwing direct over tot een remediëringstraject met oog op mogelijk ontslag.

Goed om te weten: het traject ‘remediëring met het oog op een mogelijk ontslag’ is een traject dat enkel voor contractuele medewerkers geldt.

• Binnen de formele remediëringstrajecten is het van belang dat je als leidinggevende alles goed documenteert. Heb je een gesprek met je medewerker, maak hier dan een verslag van en leg het voor aan je medewerkers voor feedback. Zet mondelinge afspraken om in schriftelijke afspraken.

• Alle documenten moeten ook goed bewaard worden. Volg hiervoor de afspraken van jouw HR.

• Documenten worden belangrijk als er een ontslag of een evaluatie ‘onvoldoende’ overwogen wordt. Bij remediëring met het oog op ontslag moeten stavingsstukken 10 jaar bewaard blijven. De documentatie verbonden aan een evaluatie ‘onvoldoende’ bewaar je gedurende eenzelfde periode van 10 jaar.

• Gebruik je een persoonlijk verbeterplan binnen de module PLOEG van Vlimpers? Dan wordt dat plan samen met opvolggesprekken en de uitkomst van het traject gearchiveerd in het personeelsdossier. Het verbeterplan kan na het evaluatiejaar opnieuw opgevraagd worden door jou of je HR-dienst. Andere documenten kun je op verzoek laten toevoegen aan het personeelsdossier.

Als een contractuele medewerker minder presteert of ongewenst gedrag stelt dan probeer je in eerste instantie de medewerker bij te sturen. Daarvoor kun je verschillende stappen ondernemen met het oog op het verbeteren van het functioneren.

Levert dat niet het gewenst resultaat op? Dan kan je overgaan tot ontslag. Om een contractuele medewerker te ontslaan moet je medewerker in de afgelopen 3 jaar een formele schriftelijke waarschuwing gekregen hebben en een formeel remediëringstraject (met het oog op mogelijk ontslag) hebben doorlopen.

Meer informatie over de ontslagprocedure vind je op de webpagina ‘Ontslag door werkgever (contractueel)’.

Als bovenstaande scenario’s niet van toepassing zijn, moet je opnieuw een schriftelijke waarschuwing en een remediëringstraject aanbieden.

Verbetert het functioneren van de medewerker niet en blijkt dat die niet meer geschikt is voor de functie? Dan kun je de medewerker aanmoedigen om met de HR-verantwoordelijke te praten over een meer passende job binnen de entiteit, of binnen de Vlaamse overheid.

• Samenwerken met de HR-verantwoordelijke: bereid samen de schriftelijke waarschuwing voor en schrijf die voor de lijnmanager. Heeft de lijnmanager de taak van het versturen van de schriftelijke waarschuwing aan jou gedelegeerd? Dan finaliseer je de waarschuwing en bezorg je deze aan het personeelslid.

• Gespreksvoering: ga de dialoog aan over ongunstige prestaties. Het opstartgesprek van een formele remediëring met het oog op mogelijk ontslag kan door de lijnmanager aan jou of de HR-verantwoordelijke worden gedelegeerd. Voer daarnaast ook regelmatig opvolggesprekken met je medewerker.

• Formuleer duidelijke en onbetwistbare feiten: zorg ervoor dat de feiten helder en niet te betwisten zijn.

• Formuleer heldere verwachtingen: communiceer duidelijk wat je van het personeelslid verwacht.

• Verslaggeving: documenteer alle gespreksvoering nauwkeurig.

• Eindbeoordeling: maak een eindbeoordeling van het remediëringstraject.

• Volledigheid van het dossier: zorg ervoor dat het dossier compleet en up-to-date is.

• Archivering: zorg voor een goede archivering van alle belangrijke documenten.

• AgO voorziet in de toekomst een rapportering via het e-dossier. In tussentijd is het belangrijk dat je de einddatum van elk remediëringstraject (en startdatum als het personeelslid koos voor een wijziging van dienstaanwijzing) via het Vlimpers contactformulier aan het DCPA bezorgt.

• Daarnaast kun je als leidinggevende gebruikmaken van:

  • Beslissingsboom(PDF bestand opent in nieuw venster): om samen met de HR-verantwoordelijke te bepalen welk soort remediëringstraject je het personeelslid kunt aanbieden.

  • Procesflows: stap-voor-stapuitleg over wie wat moet doen en binnen welke termijn:

    • begeleiding bij remediëring volgens artikel IV 4 (formele remediëring)(PDF bestand opent in nieuw venster)
    • begeleiding bij remediëring volgens artikel IV 5 (remediëring met het oog op mogelijk ontslag)(PDF bestand opent in nieuw venster)
    • afhandeling van ontslagintentie(PDF bestand opent in nieuw venster).

  • Checklist voor leidinggevenden(PDF bestand opent in nieuw venster) dat je door een remediëring met het oog op mogelijk ontslag begeleidt.

  • Sjabloon voor een schriftelijke waarschuwing(Word bestand opent in nieuw venster).

  • Sjabloon voor de verslagname van de remediëring met het oog op mogelijk ontslag(Word bestand opent in nieuw venster).

Vlaams personeelsstatuut, Deel IV. De evaluatie in de loopbaan, art. IV4