1. Verjaringstermijn

a. Statutaire personeelsleden

Overeenkomstig artikel 15 van de wet van 16 mei 2003 verjaren schuldvorderingen in de verhouding tussen het personeelslid en de Vlaamse gemeenschap of het Vlaams gewest (inwerkingtreding 1 januari 2012) volgens de regels van het gemeen recht.

Wat de persoonlijke rechtsvorderingen betreft, geldt in beginsel derhalve een verjaringstermijn van 10 jaar (art. 2262bis, §1 B.W.).

Wat betreft vorderingen tot betaling van achterstallige wedden en andere periodiek betaalbare vergoedingen, toelagen, enz., geldt een bijzondere verjaringstermijn van 5 jaar (art. 2277 B.W.).

b. Contractuele personeelsleden

Overeenkomstig artikel 15 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten verjaren de rechtsvorderingen die uit de overeenkomst ontstaan 1 jaar na het eindigen van deze overeenkomst of 5 jaar na het feit waaruit de vordering is ontstaan, zonder dat deze termijn 1 jaar na het eindigen van de overeenkomst mag overschrijden.

Volledigheidshalve dient tevens vermeld dat bepaalde verplichtingen van de werkgever – waaronder de verplichting tot betaling van het loon strafrechtelijk gesanctioneerd worden, en dat heeft belangrijke gevolgen voor de verjaringstermijnen. De verjaringstermijnen uit het strafrecht bepalen dat een personeelslid tot vijf jaar na het vaststellen van de schade een claim kan indienen. Zo kan bv. het ontslagen contractueel personeelslid dat gedurende 20 jaar elke maand te weinig loon kreeg uitgekeerd, tot 5 jaar na het einde van zijn contract het gedurende 20 jaar te weinig betaald loon (= voortgezet misdrijf) terugvorderen indien hij de vordering instelt als een vordering van schadevergoeding te gevolge van een misdrijf (i.p.v. louter als een arbeidsrechtelijke eis: dan kan hij slechts tot 1 jaar na het einde van zijn contract het gedurende 5 jaar te weinig betaald loon terugvorderen).

2. Stuiting

Bovenstaande verjaringstermijnen worden gestuit door:

• een dagvaarding voor het gerecht (art. 2244 B.W.);
• een bevel tot betaling of een beslag, betekend aan hem die men wil beletten de verjaring te verkrijgen (art. 2244 B.W.);
• een ingebrekestelling bij aangetekende zending met ontvangstbewijs door een advocaat, gerechtsdeurwaarder of vakbondsafgevaardigde, waardoor de verjaringstermijn met één jaar kan worden verlengd (wet van 23 mei 2013 – B.S. 1 juli 2013, inwerkingtreding vanaf 11 juli 2013);
• de erkenning van het recht door degene tegen wie de verjaring loopt (art. 2248 B.W.);

Een stuitingsdaad heeft tot gevolg dat dezelfde verjaringstermijn opnieuw begint te lopen. De stuiting door ingebrekestelling doet echter een nieuwe termijn van één jaar ingaan (zie hierboven).

3. Voorbeelden

Enkele uitgewerkte voorbeelden en concrete situaties.

1. Verjaringstermijn

a. Statutaire personeelsleden

Overeenkomstig artikel 16 van de wet van 16 mei 2003 zijn inzake salarissen, voorschotten daarop en vergoedingen, toelagen of uitkeringen die een toebehoren van de salarissen vormen of ermee gelijkstaan, de door de Vlaamse gemeenschap of het Vlaams gewest ten onrechte uitbetaalde sommen voorgoed vervallen aan hen die ze hebben ontvangen als de terugbetaling niet is gevraagd binnen een termijn van maximaal 5 jaar te rekenen van de eerste januari van het jaar van betaling.

Om geldig te zijn moet deze vraag tot terugbetaling ter kennis van de schuldenaar (personeelslid) worden gebracht bij een ter post aangetekende brief met vermelding van:

1. het totale bedrag van de teruggevraagde som met, per jaar, de opgave van de ten onrechte uitgevoerde betalingen;
2. de bepalingen in strijd waarmede de betalingen zijn gedaan.

Te rekenen vanaf de afgifte van de aangetekende brief aan de post kan het onverschuldigd bedrag worden teruggevorderd gedurende de termijn die in het gemeen recht is bepaald voor de verjaring van persoonlijke vorderingen (10 jaar).

De vijfjarige termijn wordt echter verlengd tot 10 jaar wanneer de onverschuldigde sommen zijn verkregen door bedrieglijke handelingen dan wel door valse of bewust onvolledige verklaringen.

b. Contractuele personeelsleden

Rechtsvorderingen strekkende tot terugbetaling door de werknemer van hetgeen onverschuldigd (d.w.z per vergissing) werd betaald door de werkgever, worden niet beschouwd als rechtsvorderingen die uit de arbeidsovereenkomst zijn ontstaan. Hierdoor geldt in dossiers houdende terugvordering van contractuele personeelsleden niet de verjaringstermijn van artikel 15 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten (= 5 jaar zonder 1 jaar na de arbeidsovereenkomst te overschrijden) maar wel de dubbele verjaringstermijn van artikel 16 van de wet van 16 mei 2003 (= 5 jaar om het onverschuldigde terug te vragen, gevolgd door een termijn van 10 jaar om het in rechte terug te vorderen).

2. Stuiting

Zie hierboven, I 2.

3. Voorbeeld

Een uitgewerkt voorbeeld: terugvordering te veel betaald loon ingevolge ongewettigde afwezigheid statutair personeelslid.

4. Hieraan gerelateerd: terugvordering via inhouding op het loon

Het 'loon' in de zin van art. 2 van de loonbeschermingswet van 12 april 1965 wordt beschermd. Dit houdt o.m. in dat (wettelijke) schuldvergelijking via inhouding op het loon énkel kan in de vijf in artikel 23 van de loonbeschermingswet genoemde gevallen, en dit ten belope van maximaal 1/5 van het uitbetaalde loon (na afhouding RSZ en BV).

Artikel 23 is van dwingend recht maar niet van openbare orde. Dit betekent dat een conventionele schuldvergelijking via inhouding op het loon steeds mogelijk is. Hiervoor is m.a.w. het akkoord van partijen vereist. Aan het personeelslid moet worden gevraagd (bij aangetekend schrijven, zie hierboven) om het bedrag terug te betalen, of om akkoord te verlenen nopens de terugvordering en verrekening op een volgende betaling van loon. Uiteraard kan het aangetekend schrijven aan het personeelslid zodanig worden opgesteld dat daaruit blijkt dat bij gebreke aan reactie van het personeelslid binnen een gestelde termijn dit als een (stilzwijgend) akkoord wordt beschouwd.

Desgevallend kan er ook een afbetalingsplan worden afgesproken.

Indien met betrokkene geen (uitdrukkelijk of stilzwijgend) akkoord kan worden bereikt, dient een procedure tot terugvordering te worden opgestart.

Schematische voorstelling verjaringsregels(Word bestand opent in nieuw venster)

Verjaringstermijnen van schuldvorderingen in de verhouding tussen de Vlaamse overheid en haar personeelsleden

* = ‘de Vlaamse deelstaatoverheid’ zoals gedefinieerd in artikel 2 van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën (VCO):

• de Vlaamse Gemeenschap (=de departementen, de DAB’s, en de IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest)
• alle rechtspersonen die door het INR worden gekwalificeerd als horende tot de Vlaamse deelstaatoverheid (sectorale code S13.12)
• Zie voor een actuele nominatim opsomming: de entiteiten die onder het ‘full’ toepassingsgebied van de VCO vallen (bron: departement FB)

** De vordering tot betaling van salaris ontstaat op de laatste werkdag van de prestatiemaand (cf. art. VII 10 VPS)

*** De termijn van 5 jaar start op de eerste januari van het betalingsjaar; d.w.z. dat bepaalde dossiers inzake terugvordering van statutaire personeelsleden op de Vlaamse overheid de facto verjaren op een termijn van < 5 jaar

naar boven

(1) Wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof, B.S. 25 juni 2003.
Voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest in werking getreden op 1 januari 2012 (cf. KB van 4 mei 2010).
(2) Cass. 10 oktober 2016, S.14.0061.N.

Op vlak van fiscaliteit en RSZ gelden specifieke verjaringstermijnen.

Sociaal:

Voor de RSZ geldt een verjaringstermijn van 3 jaar.

(zie: De verjaring(opent in nieuw venster)).

De aangifte- en betalingstermijn van de RSZ-bijdragen loopt tot de laatste dag van de maand die volgt op een kwartaal.

Voorbeeld:

De RSZ-bijdragen op de lonen en voordelen toegekend tijdens het vierde kwartaal 2020 moeten aangegeven en betaald worden uiterlijk op 31 januari 2021. De verjaringstermijn van 3 jaar vangt op 1 februari 2021 en loopt tot en met 31 januari 2024.

Fiscaal:

Op grond van artikel 354 van het WIB92 is de verjaringstermijn 3 jaar vanaf 1 januari van het jaar van het aanslagjaar waarvoor de belasting verschuldigd is.

Voorbeeld:

Voor de betaling van de bedrijfsvoorheffing op de lonen en de voordelen toegekend tijdens het inkomstenjaar 2020, vangt de verjaringstermijn aan op 1 januari 2021 en deze loopt tot en met 31 december 2023.