Voordat je strategische keuzes maakt en formuleert, is het een goed idee om even een stapje terug te zetten. Waar de vorige stap (zie: input verzamelen) de nadruk legt op een veelheid aan gegevens verzamelen, start je in deze stap met dromen over de toekomst.

Verken als organisatie waar je voor wil gaan en welk verschil je wil maken in de wereld. Begin daarvoor met een open, creatieve brainstorm. Maak daarna de terugkoppeling naar de mogelijkheden in de omgeving. Op basis daarvan kan je keuzes maken over hoe de organisatie zich zal onderscheiden en op een innovatieve wijze inspelen op de huidige en toekomstige omgeving.

De missie vat samen wat de organisatie doet en waar die voor staat. Ze is in de eerste plaats gericht op het hier en nu. De missie komt voort uit de reflectie over 4 onderdelen:

• Doelgroepen: welke doelgroepen hebben we voor ogen? Wat willen we voor hen betekenen?
• Activiteitsdomein: op welke domeinen zijn we actief?
• Waarden: hoe willen we met onze omgeving omgaan? Hoe willen we met elkaar omgaan? Maak hier zeker de terugkoppeling met eerder gedefinieerde, gemeenschappelijke normen en waarden in de organisatie.
• Strategie/focus: hoe onderscheiden we ons van andere organisaties?

Deze 4 onderdelen van de missie vind je terug in het bijhorend sjabloon ‘Formuleren van de missie’(Word bestand opent in nieuw venster).

Aan de slag

• De directie van je organisatie legt de missie vast. Daarin bepalen ze de bestaansreden. Bij het bepalen van de missie is er geen participatie nodig. Het is belangrijk dat iedereen in de organisatie de missie kent, begrijpt en uitdraagt.
• Vertrek vanuit de identiteit van je organisatie: een missie is geënt op de kernwaarden van de organisatie. Die waarden bepalen vanuit welke overtuiging een organisatie haar taken wil waarmaken. De waarden van de organisatie vormen de verbinding tussen strategie en cultuur en dienen de organisatie te ondersteunen in het realiseren van haar doelstellingen. Dien je de waarden van de organisatie bij te werken? Raadpleeg het stappenplan ‘Waarden/organisatiecultuur’. Ook de waarden van de Vlaamse overheid kunnen inspiratie of een startpunt bieden voor een vertaling naar of invulling binnen de eigen organisatie.
• Ontwerp de missie: op basis van het materiaal uit de vorige stap (zie: input verzamelen) kan je een eerste ontwerp maken van de missie voor de organisatie. Bespreek de 4 onderdelen van de missie en formuleer het ontwerp met behulp van het sjabloon ‘Formuleren van de missie’(Word bestand opent in nieuw venster). Maak het ontwerp in interactie met je directie en bereik consensus over de onderdelen van de missie en de toon voor de tekst. De finale redactie van de tekst kan best na de werksessie gebeuren.
• Doe een kwaliteitscheck: het sjabloon ‘Evalueren van de missie’(Word bestand opent in nieuw venster) biedt een kwaliteitstoets voor de missie en een basis om gericht bij te sturen waar nodig. Gebruik het sjabloon als leidraad bij het formuleren van de missie of vul het in eenmaal je de missie hebt uitgeschreven. Het ingevulde sjabloon kan bovendien fungeren als gesprekstof met de belanghebbenden die meebeslissen, meedenken of advies verlenen in deze stap van het strategische planningsproces.

De visie voor een organisatie kan je omschrijven als een realistische dagdroom en geeft een antwoord op de vraag: waar willen we naar toe? De visie drukt uit dat de organisatie de missie in een veranderende omgeving waarmaakt.

De visie beantwoordt 4 vragen:

• Wat zijn onze idealen?
• Waar willen we binnen 5 of 10 jaar staan?
• Waarin blinken we uit?
• Welke kernkwaliteiten zetten we in?

In een visie krijgt de missie concrete handen en voeten. Een visie schrijf je voor een bepaalde periode. Je evalueert en stelt bij als dit nodig is: je kijkt na wat je organisatie doet en of dit nog in lijn is met de missie.

Het sjabloon ‘Formuleren van de visie’(Word bestand opent in nieuw venster) ondersteunt je hierin.

Aan de slag

• Gebruik veel informatie: de visie is in zekere zin een dagdroom, maar wel een realistische dagdroom. Zorg dus dat je visie haalbaar is en geënt is op meerdere bronnen. Ook hier zijn de conclusies uit de omgevingsanalyse en SWO-ART erg belangrijk (zie: input verzamelen). Denk bijvoorbeeld aan belangrijke kansen in de omgeving en aspiraties of resultaten die de organisatie beoogt voor de toekomst, maar ook de beperkingen en verwachtingen ten aanzien van haar toekomstige rol. Daarnaast kan het extra bevragen van belanghebbenden (zowel intern als extern) over de gewenste toestand of het toekomstbeeld waardevolle input aanleveren.
• Ontwerp de visie in interactie: net zoals bij de missie is het belangrijk om in deze stap tot consensus te komen over de onderdelen en toon van de visie. Een (reeks) interactieve werksessie(s) met interne medewerkers kan helpen om draagvlak te creëren en de creativiteit in de organisatie te benutten. In het stappenplan ‘Werkvormen’(opent in nieuw venster) vind je allerlei participatieve technieken. Gebruik het sjabloon ‘Formuleren van de visie’(Word bestand opent in nieuw venster) om de tekst gaandeweg vorm te geven en te verfijnen.

• Redactie: zorg voor verdere verfijning van de missie- en visieontwerpen, op basis van de interactieve en creatieve input en met behulp van de sjablonen. Voor de tekstredactie van de missie en visie doe je het beste een beroep op iemand met communicatie-expertise of taalgevoel om de tekst op punt te stellen. Pas wel op dat er bij de redactiefase geen aanpassingen gebeuren aan zaken die erg gevoelig liggen. Ga bij de finale redactie zeker ook nog eens na of het resultaat (of onderdelen ervan) in lijn ligt met de analyses en uitgangspunten uit de inputverzameling.

• Validatie: leg het eindresultaat voor aan de belanghebbenden met beslissingsbevoegdheid voor de strategieformulering, zoals de stuurgroep en het directieteam.

• Communicatie en sensibilisering: deel de geformuleerde missie en visie met de medewerkers in de organisatie en eventuele andere relevante belanghebbenden, en maak duidelijk waarom deze missie belangrijk is voor de organisatie. Let wel: het is niet altijd aangewezen om pas aan het einde van deze stap te communiceren. Als de missie- en visieformulering een langer proces omvat, kan het beter zijn om ook tussendoor (bijvoorbeeld na het ontwerp van de missie) te communiceren naar de belanghebbenden. Als je een belanghebbendenmapping en communicatieplan hebt opgesteld bij de voorbereiding van het strategisch planningsproces (zie: voorbereiden), gebruik die dan zeker als leidraad en om na te gaan of je aan iedereen gedacht hebt.