Gedaan met laden. U bevindt zich op: Richtlijnen onthaal nieuwe medewerkers In- en doorstroom

Richtlijnen onthaal nieuwe medewerkers

Wil je investeren in het onthaal van nieuwe medewerkers? Dan kun je binnen de Vlaamse overheid rekenen op een professioneel kader, richtlijnen en digitale ondersteuning. Zo zorg je voor een aangename 1ste kennismaking en geef je starters alle kansen om te groeien in hun nieuwe loopbaan.

Voor wie?

  • Je bent HR- of onthaalverantwoordelijke bij de diensten van de Vlaamse overheid.
  • Je wilt meer weten over de indiensttreding en het onthaal van nieuwe medewerkers bij de Vlaamse overheid.

Wat is een goed onthaal?

Je verwelkomt nieuwe medewerkers het beste met een goed ‘onboardingsproces’. Dit proces bestaat uit een ‘preboarding’ en een ‘onboarding’. Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) voorziet in een centraal onboardingsproces voor alle klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA). Aanvullend kun je ook eigen aanvullende onboardingspraktijken opzetten.

Richtlijnen

  • Verwittig zo snel mogelijk het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) en bezorg de nodige indiensttredingsgegevens.
  • Contacteer nieuwe medewerkers al voor de 1ste werkdag (preboarding) zodat ze weten wat van hen verwacht wordt. Laat ook weten hoe zij een toegangsbadge ontvangen (zie hieronder).
  • Zorg ervoor dat de leidinggevende altijd een meter of peter aanduidt. Dit is een ervaren collega die het aanspreekpunt is voor alle praktische vragen en de nieuwe medewerker wegwijs maakt op de werkplek. Lees meer in de handleiding voor meters/peters(Word bestand opent in nieuw venster) of in de omzendbrief ‘onthaalbeleid’(PDF bestand opent in nieuw venster).
  • Zorg voor een kennismakingsmoment met de leidinggevende, collega’s en de werkomgeving en nodig nieuwe medewerkers uit op informele momenten zoals teamlunches.
  • Zorg ervoor dat het (ICT-)materiaal klaar staat voor de start.
  • Bespreek samen met de nieuwe medewerker het onthaaltraject en de verwachtte doelstellingen van de proeftijd of inwerkperiode.
  • Geef de nodige informatie, instructies en richtlijnen en bied aangepaste opleidingen en leeractiviteiten.
  • Spreek regelmatig over het verloop van het onthaaltraject en de doelstellingen.

Goed om te weten: start een nieuwe medewerker die vanuit een ander departement of agentschap komt? Voorzie dan ook een onboardingsproces. Zorg minimaal voor een peter of meter en nodig de nieuwe medewerker ook al uit voor informele momenten.

Toegangsbadge aanvragen

  • Stap 1

    Dit kan op 2 manieren:

    • De lokale beheerder kent het recht toe in gebruikersbeheer. Dit gebeurt ten laatste de dag voor de nieuwe medewerker de badge kan afhalen.
    • Het recht wordt automatisch toegekend via DES-recht.
  • Stap 2
    • Via het onthaal: De medewerker meldt zich aan via e-ID aan het onthaal van een van de grote kantoorgebouwen en ontvangt de badge.
    • Via Facilipunt: Geraakt de medewerker niet in een van de grote kantoorgebouwen? Dan vraag je als HR-professional via Facilipunt de badge aan. De medewerker krijgt de badge thuis gestuurd, samen met een brief en de uitleg om die badge te activeren.

    Laat de nieuwe medewerker weten hoe die de toegangsbadge ontvangt: via het onthaal of de post.

  • Stap 3

    In de grote kantoorgebouwen kunnen medewerkers een (dubbele) badgehouder afhalen aan het onthaal. Is de nieuwe medewerker tewerkgesteld in een ander gebouw? Dan bestel jij als HR-professional de badgehouder via Facilipunt.

Nieuwe badgelezers en toegangsbadges

Binnenkort vernieuwt Het Facilitair Bedrijf de badgelezers in alle grote kantoorgebouwen. Tijdens de overgangsperiode krijgen nieuwe medewerkers 2 badges:

  • 1 van het oude systeem om te kunnen printen en voor toegang in gebouwen met oude badgelezers
  • 1 van het nieuwe systeem voor toegang in de gebouwen met nieuwe badgelezers

Om de 2 badges bij te kunnen houden, zijn er aan de onthalen van de grote kantoorgebouwen dubbele badgehouders beschikbaar. Wanneer alle badgelezers vervangen zijn, zal Het Facilitair Bedrijf de oude badges verzamelen. Vraag dus aan je medewerkers om hun oude badges zeker niet weg te gooien.

Meer informatie lees je op de webpagina ‘Toegangsbadge’.

Digitaal trainingsprogramma

VO-brede modules

Nieuwe medewerkers hebben automatisch toegang tot een digitaal, VO-breed trainingsprogramma dat hen op een vlotte, gestructureerde en aangename manier wegwijs maakt binnen de Vlaamse overheid. Het programma bestaat uit 2 curricula in Vlimpers Leren:

Het digitale trainingsprogramma ondersteunt je bij een goede pre- en onboarding door alle belangrijke informatie voor nieuwe medewerkers op 1 plek te verzamelen. Op die manier kunnen medewerkers op hun eigen tempo de informatie bekijken, en dit al voor hun eerste werkdag.

Entiteitsspecifieke modules

Naast het VO-brede trainingsprogramma, kun je als HR- of onthaalverantwoordelijke zelf ook entiteitsspecifieke inwerkingsmodules aanmaken in Vlimpers Inwerken. Meer weten? Raadpleeg de infosessie over Vlimpers Inwerken.

Goed om te weten

  • Vlimpers verstuurt een automatische herinnering naar de leidinggevende en peter of meter zodat zij tijdig een gesprek inplannen met de nieuwe collega. Als HR-medewerker kun je dit opvolgen in een dashboard.
  • Nieuwe medewerkers kunnen lid worden van een digitale community voor nieuwkomers. In deze community leren starters elkaar kennen, ontdekken ze extra informatie en interessante opleidingen, en kunnen ze vragen stellen.

Aan de slag? Je start het inwerkproces op voor de nieuwkomer via Vlimpers Rekrutering. Je kunt dit doen als eigenaar van de vacature of als selectieverantwoordelijke. Lees in de snelstartkaart hoe je dit doet(opent in nieuw venster).

Wat te doen …

Contact

Meer informatie of een vraag?

Contacteer het team Loopbaan en Welzijn van het Agentschap Overheidspersoneel:

Havenlaan 88 bus 31
1000 Brussel
sofie.vreven@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)

HR-professionals ontvangen wekelijks een overzicht van de verschenen nieuwsberichten in hun mailbox.

Lees alle nieuws