Indiensttredingsproces voor nieuwe personeelsleden
Sta je als HR-verantwoordelijke binnen de Vlaamse overheid in voor de indiensttreding van nieuwe personeelsleden en ben je op zoek naar de indiensttredingsdocumenten om het dossier te vervolledigen? Dan vind je op deze webpagina de nodige informatie.
Wat?
Het Agentschap Overheidspersoneel beheert het indiensttredingsproces voor nieuwe personeelsleden via 2 kanalen. Maakt je organisatie gebruik van Vlimpers Rekrutering, dan verloopt de indiensttreding automatisch. Is dit niet het geval, dan bezorg je de indiensttredingsdocumenten volgens het niet-geautomatiseerde proces.
Geautomatiseerd
Digitale indiensttredingsfiche vervolledigen: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA).
Goed om te weten: enkel vacatures in Vlimpers Rekrutering (met uitzondering van niet-werknemers) met de status ‘aangeworven’ stromen door naar de selector.
- Stap 1
Je ontvangt automatisch, na de validatie van de selector, een e-mailbericht in de generieke HR-e-mailbox met een link naar de indiensttredingsfiche om verder te vervolledigen. In de indiensttredingsfiche zal je de valorisatie van de werkervaring ook kunnen opvolgen. Die valorisatie moet tijdig gebeuren, zodat bij de indiensttreding van het nieuwe personeelslid de valorisatie en inschaling correct kan gebeuren.
Alle details kun je nalezen in de snelstartkaart ‘Indiensttredingsfiche - HR’(opent in nieuw venster). - Stap 2
Gaat het om instroom van een medewerker?
Je vervolledigt de indiensttredingsfiche en voegt de nodige bijlagen toe aan het webformulier. Vul steeds het valorisatiedocument verder aan en voeg ze toe. Ben je klant van het Dienstencentrum Talent? Dan vul je de fiche die je van hen ontving in de indiensttredingsfiche verder aan (zie stap 1):
- valorisatie werkervaring(Word bestand opent in nieuw venster)
- detail analytische code(Word bestand opent in nieuw venster) (bijlage)
- toelagen en vergoedingen DVW (bijlage indiensttredingsfiche)(Word bestand opent in nieuw venster) - enkel voor De Vlaamse Waterweg
- toelagen en vergoedingen MDK (bijlage indiensttredingsfiche)(Word bestand opent in nieuw venster) - enkel voor Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust
- werkrooster VDAB (bijlage indiensttredingsfiche)(Word bestand opent in nieuw venster) - enkel voor Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding
Het DCPA contacteert het personeelslid met de vraag om nog een aantal persoonlijke documenten te bezorgen (attest goed gedrag en zeden, ...). Je vindt deze informatie terug op de webpagina ‘Ik start bij de Vlaamse overheid’.
Voeg de documenten toe aan de indiensttredingsfiche. Heb je nog niet alle documenten? Die kan je achteraf bezorgen via Vlimpers(opent in nieuw venster) > tegel ‘Vragen?’ > ‘Vlimpers-contactformulier’. Voeg de documenten toe als bijlage van je vraag. Doe dit zo snel mogelijk om de indiensttreding af te ronden.
- Stap 3
Het DCPA bezorgt de definitief berekende ervaring aan je entiteit via de digitale handtekenmap in de vorm van het valorisatiedocument. Je entiteit stemt de ervaring af met de kandidaat (voor vacatures gepubliceerd na 1 juni 2024) en ondertekent het valorisatiedocument na bevestiging door de kandidaat. Gaat de kandidaat niet akkoord met de valorisatie van de ervaring? Weiger dan de ondertekening in de handtekenmap en voeg je de reden toe. Het DCPA contacteert je verder om al dan niet tot een aangepast voorstel te komen voor de kandidaat.
Voor de vacatures gepubliceerd voor 1 juni 2024 zal de valorisatie reeds via de indiensttredingsfiche verlopen, maar er wordt nog gewerkt met het oude valorisatiedocument. Het DCPA zal de attesten opvragen na het aanmelden van de indiensttredingsfiche.
Goed om te weten: de procedure om de werkervaring te valoriseren moet afgerond zijn voor het personeelslid in dienst treedt.
- Stap 4
Je start het inwerkproces op voor de geselecteerde via Vlimpers Rekrutering. Je kunt dit doen als eigenaar van de vacature of als selectieverantwoordelijke. Lees in de snelstartkaart hoe je dit doet.(opent in nieuw venster)
Goed om te weten: personeelsleden die contractueel in dienst komen, hebben geen inwerkperiode. Personeelsleden die statutair in dienst komen in een gezagsfunctie, doorlopen een proeftijd.
Niet-geautomatiseerd
Indiensttredingsdocumenten bezorgen: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA).
- Stap 1
Instroom van een onbezoldigde stagiair of externe
Je vult de meldingsfiche ‘Onbezoldigde stage en externen’(Word bestand opent in nieuw venster) in.
Het DCPA contacteert de stagiaire of externe met de vraag om nog een aantal persoonlijke documenten te bezorgen (personeelsfiche, attest goed gedrag en zeden, ...). Je vindt deze informatie terug op de webpagina ‘Ik start bij de Vlaamse overheid’.
- Stap 2
Je bezorgt de volledig ingevulde documenten (zie stap 2 onder het kopje ‘Geautomatiseerd’) zo snel mogelijk aan het DCPA via Vlimpers(opent in nieuw venster) > tegel ‘Vragen?’ > ‘Vlimpers-contactformulier’. Voeg documenten toe als bijlage van je vraag.