Het Selectiecentrum van het Agentschap Overheidspersoneel gebruikt de module Rekrutering van Vlimpers steeds voor alle selectieprocedures. Daarnaast gebruiken alle entiteiten die vallen onder de diensten van de Vlaamse overheid deze module voor de selectieprocedures waarvoor ze zelf nog steeds verantwoordelijk zijn.

• overzicht vacatures raadplegen en beheren
• kandidaten raadplegen en beheren
• selectieprocedure en PV-rapport goed- of afkeuren

• vacatures aanvragen
• overzicht vacatures raadplegen en beheren
• kandidaten raadplegen en beheren
• selectieprocedure en PV-rapport goed- of afkeuren
• interne selecties/dienstaanwijzingen beheren

• vacatures aanmaken
• sollicitatieformulieren aanmaken
• vacatures publiceren
• overzicht vacatures raadplegen en beheren
• kandidaten raadplegen en beheren
• video-interviews toewijzen
• selectieprocedure en PV-rapport goed- of afkeuren
• werfreserves aanmaken en beheren
• selectieprocedures beëindigen

Je kunt als selectieverantwoordelijke een vacature-aanvraag in de module Rekrutering van Vlimpers goed- of afkeuren. Zo’n aanvraag komt bijvoorbeeld van de HR-verantwoordelijke.

Lees meer:

• snelstartkaart ‘vacature goedkeuren’(opent in nieuw venster)

Je kunt als selectieverantwoordelijke een vacature aanmaken in de module Rekrutering van Vlimpers. Dit kan op 2 manieren: ofwel werk je verder op een vacature-aanvraag van je HR-verantwoordelijke, ofwel start je zelf een vacature op.

Als jij de vacature aanmaakt, ben je automatisch de ‘primaire eigenaar’ van de vacature. Daardoor verschijnt de vacature in je vacature-overzicht en onder ‘Mijn vacatures’. Je kunt dit achteraf nog wijzigen.

Lees meer:

• snelstartkaart ‘vacature maken’(opent in nieuw venster)

Je kunt als selectieverantwoordelijke een vacature aanmaken in de module Rekrutering van Vlimpers. Als jij de vacature aanmaakt, ben je automatisch de ‘primaire eigenaar’ van de vacature. Daardoor verschijnt de vacature in je vacature-overzicht en onder ‘Mijn vacatures’. Je kunt dit achteraf nog wijzigen.

Lees meer in het opleidingsprogramma ‘Module Rekrutering voor HR-verantwoordelijken’(opent in nieuw venster).

Je kunt als selectieverantwoordelijke de gegevens van een aangemaakte vacature aanpassen: vacaturetekst, juryleden, documenten, status, …. Je kunt een vacature ook annuleren of afsluiten.

Lees meer:

• snelstartkaart ‘vacature beheren(opent in nieuw venster)’

Je kunt als selectieverantwoordelijke een sollicitatieformulier aanmaken en de sollicitatieflow vastleggen. Zo bepaal je hoe het sollicitatieproces verloopt en welke informatie de sollicitanten moeten aanleveren. Voor het sollicitatieformulier kun je kiezen uit sjablonen en deze verder verfijnen op maat van je vacature.

Lees meer:

• snelstartkaart ‘sollicitatieformulieren en sollicitatieworkflows’(opent in nieuw venster)

Je kunt als selectieverantwoordelijke een vacature publiceren als de verplichte velden volledig zijn ingevuld. Je kunt zelf beslissen waar je de vacature wilt publiceren. Hieronder een snelstartkaart om te publiceren op Werken voor Vlaanderen en de interne carrièresite. Als je de vacature wilt publiceren op jobsites zoals VDAB.be dan kun je in Vlimpers Leren het nodige instructiemateriaal terugvinden in het trainingsprogramma Selectieverantwoordelijke.

Lees meer:

• snelstartkaart ‘vacature publiceren(opent in nieuw venster)’
• snelstartkaart ‘Multiposter’ in de module Rekrutering voor Selectieverantwoordelijken(opent in nieuw venster) (onder ‘Vacature maken’)

Je kunt als selectieverantwoordelijke, HR-verantwoordelijke, leidinggevende of jurylid vacatures opzoeken. Je kunt per vacature waarin je betrokken bent eenvoudig het profiel, CV en sollicitatieformulier van de sollicitanten raadplegen.

• Je maakt gebruik van een vaste set van professioneel ingesproken videovragen die je via Vlimpers Rekrutering naar kandidaten kunt sturen.
• Je kunt via ‘Kandidaten beheren’ in Vlimpers Rekrutering de video’s van de kandidaten inkijken. Je ziet in Vlimpers Rekrutering of kandidaten al de video-opnamen hebben ingediend. Er wordt een nieuwe status ‘video-interview’ toegevoegd.
• Je bezorgt de overige juryleden een link waarbij op 1 plaats alle video’s van de kandidaten beoordeeld kunnen worden. Verwijs juryleden ook naar de webpagina ‘Selectieprocedure met video-opname’ voor meer informatie.

Goed om te weten: Enkel als ‘Specialist videorekrutering’ kun je campagnes aanmaken en beheren. Als selectieverantwoordelijke kan je kandidaten uitnodigen zonder dat je dit recht nodig hebt. Lees meer over rechten op de webpagina ‘Toegangsbeheer in Vlimpers.

Wil je extra informatie over de gepubliceerde vacatures die via de multiposter op verschillende externe vacaturessites werden gepost? Er zijn twee rapporten beschikbaar met brondata die je terugvindt bij rapportering 2.0 'Vacaturesites_clicks' en ‘Eigenschappen van kandidaten per indieningsbron '. Deze brondata voeg je in op de twee nieuwe excels.

• De brondata van het rapport 'Vacaturesites_clicks’ voeg je in het Excel sjabloon Vacature_per_vacature_Clicks(Excel bestand opent in nieuw venster):. Uit dit sjabloon leid je af op welke vacaturesites jouw vacatures gepubliceerd staan. Hieruit kan je ook afleiden hoeveel keer jouw vacature werd aangeklikt. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.
• De brondata van het rapport ‘Eigenschappen van kandidaten per indieningsbron ' voeg je in het Excel sjabloon Eigenschappen_van_kandidaten_per_indieningsbron_BB(Excel bestand opent in nieuw venster). Uit dit sjabloon leid je het aantal kandidaten af die van een bepaalde vacaturesite afkomstig zijn. Je leidt ook af waar deze kandidaten in het selectieproces zijn terecht gekomen. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

Je kunt als selectieverantwoordelijke sollicitanten opzoeken en hun gegevens of status aanpassen. Je kunt hen ook mailen vanuit de module Rekrutering van Vlimpers.

Lees meer:

• snelstartkaart ‘sollicitanten beheren en mailen’(opent in nieuw venster)

Je kunt als selectieverantwoordelijke alle selectiemomenten inplannen. Dit zijn ‘events’ en ‘sessies’. Je maakt steeds eerst een event aan voor het selectie-onderdeel waar je een aantal details zoals datum en locatie voor bepaalt (bijvoorbeeld: jurygesprekken). Een event stel je samen uit verschillende tijdsblokken of dagen. Dit zijn de sessies. De sessies stel je op hun beurt samen uit verschillende onderdelen waarvoor sollicitanten zich kunnen inschrijven.

Je kunt de inschrijvingen van de sollicitanten opvolgen in de module Rekrutering van Vlimpers. Je vindt er ook een handig overzicht van al je geplande events.

Lees meer:

• snelstartkaart ‘interviewevents en sessies’(opent in nieuw venster)

Je kunt als selectieverantwoordelijke op het einde van de selectieprocedure een PV-rapport genereren. Momenteel wordt nog aan een oplossing gewerkt om dit rapport in een betere vorm weer te geven. In tussentijd kun je dit Excel-sjabloon(opent in nieuw venster) gebruiken. Volg hierbij de instructies die je vindt op het tabblad 'instructies'.

Goed om te weten: er zijn 2 nieuwe velden in het PV-rapport, namelijk ‘Gezagsfuncties’ en ‘Salarisevolutie’.

Je kunt als selectieverantwoordelijke op het einde van de selectieprocedure een goedkeuringsvraag sturen naar je HR-verantwoordelijke of leidinggevende. Die krijgt vervolgens de mogelijkheid om de selectieprocedure en het PV-rapport goed of af te keuren en opmerkingen te geven. Deze goedkeuringsvraag wordt via de module Rekrutering van Vlimpers verstuurd en komt in het scherm ‘Vacatures goedkeuren’ en de mailbox van de ontvanger. Je kunt dit opvolgen in de status van de vacature.

Lees meer:

• snelstartkaart ‘goedkeuringsvraag lanceren’(opent in nieuw venster)

Je kunt als selectieverantwoordelijke een werfreserve koppelen aan een aangemaakte vacature. Op het einde van de selectieprocedure kun je de geschikte kandidaten toevoegen aan deze werfreserve en hen oproepen als er een vacante functie is.

Lees meer:

• snelstartkaart ‘werfreserves en oproepen’(opent in nieuw venster)
• uitgebreide handleiding 'werfreserves'(opent in nieuw venster)

Je kunt als selectieverantwoordelijke op het einde van de selectieprocedure een vacature afsluiten.

Lees meer:

• snelstartkaart ‘vacature beheren(opent in nieuw venster)’
• handleiding 'einde selectieprocedure'(opent in nieuw venster)

Je kunt als selectieverantwoordelijke op het einde van de selectieprocedure de indiensttredingsfiche automatisch genereren. Hiervoor moet het rijksregisternummer van de laureaat in het sollicitatieformulier ingevuld zijn. Is dit niet ingevuld, bijvoorbeeld omdat het niet werd gevraagd of je hebt de kandidaat manueel toegevoegd vanuit een andere (werfreserve)vacature, dan moet je het rijksregisternummer zelf nog invullen. Dat doe je in de aanpassingsvelden op het sollicitantenprofiel. Noteer dit vóór je de laureaat de status 'Aangenomen' toekent.

Lees meer:

• snelstartkaart voor HR 'indiensttredingsfiche'(opent in nieuw venster)
• snelstartkaart voor selectoren 'validatie indiensttredingsfiche'(opent in nieuw venster)
• snelstartkaart indiensttredingsfiche module rekrutering(opent in nieuw venster)
• handleiding indiensttredingsfiche(opent in nieuw venster)

De aanloopfase is de periode tussen de aanwerving en de indiensttreding van een geselecteerde kandidaat. Tijdens deze periode kun je leermateriaal ter beschikking stellen. Je kiest zelf of je gebruik wilt maken van het inwerkproces. Enige voorwaarde is dat de selectieprocedure via Vlimpers Rekrutering verliep.

Afhankelijk van het profiel van de geselecteerde kandidaat zijn er 2 soorten inwerkprocessen:

• Sollicitatie met een extern profiel, via een privé e-mailadres;
• Sollicitatie met een intern profiel, via een e-mailadres van de Vlaamse overheid

Bij beide processen wordt automatisch een actie toegewezen aan de leidinggevende en de meter of peter van de geselecteerde kandidaat. Deze actie dient als herinnering voor hen om een gesprek in te plannen. De leidinggevende en peter of meter kunnen aangeven of ze deze actie hebben voltooid.

Bij het inwerkproces voor een extern profiel wordt automatisch leermateriaal toegewezen aan de geselecteerde (indien je vormingsbeheerder dit heeft ingesteld).

Bij het inwerkproces voor een intern profiel gebeurt dit niet automatisch, maar is het de leidinggevende die het manueel toewijst vanaf de 1ste dag. Je kunt ook een mail sturen naar de aangeworven kandidaat met de link naar het leermateriaal. Afhankelijk van beschikbaarheid van het leermateriaal kan een kandidaat dit vanaf de 1ste dag of voor de 1ste dag raadplegen.

Je vormingsbeheerder kan opleidingsmateriaal aanmaken en een toewijzing aanmaken voor nieuwe indiensttredingen. Alle info hierover vind je op de snelstartkaart 'Inwerken'(opent in nieuw venster).