Heb je een tijdelijke vacature die je snel wilt invullen? Dan kun je binnen de Vlaamse overheid gebruikmaken van uitzendarbeid.
Voor wie?
- Je bent HR- of selectieverantwoordelijke bij de diensten van de Vlaamse overheid.
- Je wilt iemand tijdelijk aanwerven.
- Je organisatie kan gebruikmaken van uitzendarbeid (zie onder).
Wat is uitzendarbeid?
Als je een tijdelijke vacature hebt, kun je een uitzendkantoor inschakelen om deze in te vullen. Het uitzendkantoor werft een kandidaat aan en stelt deze tijdelijk te werk in je organisatie. Het uitzendkantoor treedt hierbij op als juridische werkgever. De Vlaamse overheid is dan de feitelijke werkgever.
Voorwaarden
- Je kunt uitzendarbeid enkel gebruiken voor één van de wettelijke vastgelegde motieven (zie onder). Is er geen wettelijk motief? Dan ontstaat er automatisch een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur tussen je organisatie en de uitzendkracht.
- Uitzendkrachten mogen maximaal 12 maanden tewerkgesteld worden voor hetzelfde motief. Bijvoorbeeld: een medewerker is 12 maanden ziek en wordt vervangen door een uitzendkracht. Als de ziekte na 12 maanden verlengd wordt, is uitzendarbeid voor die vervanging niet langer mogelijk.
- Uitzendkrachten mogen ook voor 1 dag tewerkgesteld worden met een dagcontract. Opeenvolgende dagcontracten zijn niet toegelaten.
- Een beperkte overlapping in arbeidstijd tussen het personeelslid dat wordt vervangen en de uitzendkracht is toegestaan zodat die zich kan inwerken. Bijvoorbeeld: een medewerker gaat met voltijds zorgkrediet vanaf 1 december, de uitzendkracht start vanaf 25 november.
- Uitzendarbeid wordt betaald met werkingsmiddelen en rapportering is verplicht.
Gevolgen
- Opstart: uitzendkrachten doorlopen een proeftijd.
- Financiële gevolgen: het gelijkeloonprincipe is van toepassing (zie onder). Je kunt het brutoloon van de uitzendkracht berekenen via de salarissimulator(opent in nieuw venster) als je organisatie onder het toepassingsgebied van het Vlaams personeelsstatuut (VPS) valt.
- Gevolgen voor anciënniteit: het gelijkeloonprincipe laat ook validatie van anciënniteit toe. Dat is net als bij vaste personeelsleden verplicht voor organisaties die onder het VPS vallen (zie onder).
- Gevolgen voor verloven: uitzendkrachten krijgen 20 dagen verlof bij een tewerkstelling van 1 jaar.
- Gevolgen voor evaluatie: de evaluatiecyclus van de diensten van de Vlaamse overheid (PLOEG) is niet van toepassing.
Kostprijs
De kostprijs voor uitzendarbeid wordt bepaald door de coëfficiënt die het uitzendkantoor aanrekent. Dat is een percentage van het brutoloon van de functie die je met uitzendarbeid invult.
Voordelen
Uitzendarbeid is een snelle oplossing voor het invullen van tijdelijke functies en posities. Je krijgt een grote flexibiliteit in duurtijd en stopzetting van contracten. Je werkt hiervoor samen met een uitzendkantoor, maar hebt steeds inspraak in de selectieprocedure en de gekozen kandidaat. Ook uitzendkrachten doorlopen een proeftijd.
Hoe tewerkstellen via uitzendarbeid?
Kandidaten tijdelijk tewerkstellen via uitzendarbeid: procedure voor HR- of selectieverantwoordelijken binnen de diensten van de Vlaamse overheid.
- Stap 1
Afsprakenkader
Je maakt duidelijke afspraken over uitzendarbeid en legt die vast in een afsprakenkader:- Wordt uitzendarbeid toegelaten binnen je organisatie?
- Onder welke vormen is dit mogelijk?
- Hoe wordt dit intern aangevraagd?
- Hoe gebeurt de budgettaire goedkeuring?
- Hoe worden uitzendkrachten opgevolgd?
- Op welke manier worden de vakorganisaties op de hoogte gehouden van nieuwe indiensttredingen?
- ...
Bespreking met vakorganisaties
Je bespreekt dit afsprakenkader met de representatieve vakorganisaties. Dat overleg kan gebeuren door je leidend ambtenaar en HR-businesspartner. Het advies van de vakorganisaties wordt na het overleg (bijvoorbeeld tijdens een EOC) meegenomen en komt in een verslag.Nadien moet je leidend ambtenaar of een gemachtigde de representatieve vakorganisaties steeds vooraf op de hoogte brengen als er een uitzendkracht in dienst komt. De leidend ambtenaar bepaalt daarvoor de regels, bijvoorbeeld over het moment en de manier van kennisgeving.
- Stap 2
Wil je gebruik maken van het raamcontract ‘uitzendarbeid’? Dan bezorg je, voor je een bestelling plaatst, het ingevuld en ondertekend toetredingsformulier (Word bestand opent in nieuw venster)aan het Facilitair Bedrijf, het Agentschap Overheidspersoneel en het uitzendkantoor via e-mail: aankoopcentrale@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) en selecties@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) (zet in cc: vlaamseoverheid@startpeople.be(opent in uw e-mail applicatie)).
Het uitzendkantoor contacteert je vervolgens om:
- het klantdossier op te maken
- basisinformatie over je organisatie en de contactpersonen te verzamelen
- praktische afspraken te maken
- aanmeldgegevens voor het werkplatform te bezorgen (zie stap 3)
- Stap 3
Aanvraag
Als je gebruik maakt van het raamcontract ‘uitzendarbeid’ (zie stap 2), doe je de aanvraag voor een uitzendkracht via het werkplatform ‘Connecting Expertise platform (public sourcing)(opent in nieuw venster)’. Gebruik hiervoor de aanmeldgegevens die je hebt ontvangen (zie stap 2).Intake
Het uitzendkantoor maakt een afspraak voor een (telefonisch) intakegesprek. Tijdens dit gesprek geef je het uitzendkantoor een duidelijke functiebeschrijving en de volgende info:- uurrooster en salaris van de uitzendkracht
- extralegale vergoedingen die van toepassing zijn
- plaats tewerkstelling als die afwijkt van de standaardplaats
- officiële functietitel als die afwijkt van de functietitel in de vacature
Werkpostfiche
Je bezorgt zo snel mogelijk de werkpostfiche. Dat is een verplicht document over het welzijn van de uitzendkracht. Met dat document informeer je het uitzendkantoor over de vereiste beroepskwalificatie, en specifieke kenmerken en risico’s van de werkpost. De werkpostfiche wordt opgemaakt op basis van een risicoanalyse door je interne en externe preventiediensten. Je vindt een sjabloon op de webpagina van ‘Preventie en Interim’(opent in nieuw venster).Selectieprocedure
De selectieprocedure die volgt, bepaal je in overleg met het uitzendkantoor. Komen er verschillende uitzendkrachten op gesprek? Dan moet je kort motiveren waarom een kandidaat al dan niet geschikt is voor de functie. - Stap 4
Vóór de tewerkstelling van een uitzendkracht worden er 2 contracten opgemaakt:
- Commercieel contract tussen je organisatie en het uitzendkantoor. Legt bijvoorbeeld afspraken vast over de duur van de tewerkstelling.
- Arbeidsovereenkomst tussen het uitzendkantoor en uitzendkracht. De duur van zo'n contract is maximaal 1 week. Elke week moet er dus een nieuwe overeenkomst getekend worden als de tewerkstelling verdergaat. Controleer elke week of de uitzendkracht dat contract heeft getekend. Anders kan er een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur ontstaan tussen je organisatie en de uitzendkracht.
- Stap 5
Onthaal
Je onthaalt de uitzendkracht zoals iedere nieuwe werknemer en bezorgt de nodige informatie en werkmiddelen om het werk kwaliteitsvol uit te voeren. Lees meer op de webpagina ‘Richtlijnen onthaal nieuwe medewerkers’.Uitbetaling salaris
Het uitzendkantoor betaalt de uitzendkracht wekelijks uit. Het is de verantwoordelijkheid van je organisatie om het uitzendkantoor hiervoor de nodige gegevens te bezorgen. Maak hiervoor vooraf goede afspraken. - Stap 6
Na elke uitbetaling door het uitzendkantoor, volgt er een factuur voor je organisatie. Uitzendarbeid wordt binnen de Vlaamse overheid gefinancierd met werkingsmiddelen. Er bestaan daarvoor 2 economische rekeningen in OraFin:
- 617101 voor ICT-profielen
- 617100 voor alle andere profielen.
Je maakt het best een vast inkoopordernummer (IO-nummer) voor uitzendarbeid, zodat het uitzendkantoor altijd foutloos kan factureren. Het IO-nummer geef je het best door bij de aanvraag van een uitzendkracht.
- Stap 7
Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) bundelt volgende gegevens en bezorgt ze aan de bevoegde minister:
- het aantal uitzendkrachten per motief en de uren die ze hebben gepresteerd
- de totale kostprijs van de uitzendkrachten.
Maak je gebruik van het raamcontract uitzendarbeid?
Dan hoef je niets te doen. De uitzendkantoren zijn verantwoordelijk voor het beheer van de data.Doe je een beroep op uitzendarbeid buiten het raamcontract?
Dan verzamel je zelf de nodige gegevens in het formulier 'rapportage uitzendarbeid buiten raamcontract'(Excel bestand opent in nieuw venster) en bezorg je dit ingevulde formulier jaarlijks ten laatste op 1 februari aan AgO via e-mail: selecties@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
Hoe arbeidsongeval aangeven?
Arbeidsongeval van een uitzendkracht aangeven: procedure voor HR-verantwoordelijken binnen de diensten van de Vlaamse overheid.
- Stap 1
Je verwittigt zo snel mogelijk het uitzendkantoor via telefoon: 038 00 44 44. Je ontvangt vervolgens een formulier ‘aangifte arbeidsongeval’.
- Stap 2
Je vult het formulier ‘aangifte arbeidsongeval’ in dat je hebt ontvangen (zie stap 1) en bezorgt dit terug aan het uitzendkantoor.
- Stap 3
Je verwittigt zo snel mogelijk je Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk (GDPB) of je Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk (IDPBW).
Meer informatie
- raamcontract - uitzendarbeid
- decreet – uitzendarbeid in de Vlaamse overheidsdiensten en de lokale besturen (27 april 2018)(opent in nieuw venster)
- parlementaire voorbereiding – ontwerp van decreet betreffende de uitzendarbeid in de Vlaamse overheidsdiensten en de lokale besturen(opent in nieuw venster)
- federale regelgeving – wet over de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid en het ter beschikking stellen van werknemers ten behoeve van gebruikers (24 juli 1987)(opent in nieuw venster)