Wil je jobstudenten aanwerven binnen de Vlaamse overheid? Dan moet je rekening houden met specifieke richtlijnen rond vakantietewerkstelling. Op deze webpagina vind je alle informatie en een overzicht van het ondersteuningsaanbod.
Voor wie?
- Je bent HR- of selectieverantwoordelijke bij de diensten van de Vlaamse overheid.
- Je wilt jobstudenten aanwerven.
Functiebeschrijving
Je lijnmanager staat in voor de aanwerving van jobstudenten en voor de praktische organisatie. Deze bepaalt de behoefte(n) en legt die schriftelijk vast in een functieomschrijving. In deze omschrijving staan ook de selectiecriteria op basis waarvan de kandidaten geworven worden. Lees meer op de webpagina van de Dienst Diversiteitsbeleid over het opstellen van neutrale vacatureberichten.
Publicatie en bekendmaking
Je maakt je vacatures minstens bekend via Werken voor Vlaanderen. Lees meer in de omzendbrief vakantietewerkstelling over de publicatie en bekendmaking van je vacatures.
Selectie
Selectiecriteria
Jobstudenten moeten voldoen aan bepaalde aanwervingsvoorwaarden. Jobstudenten moeten bijvoorbeeld minstens 16 jaar oud zijn of 15 jaar oud zijn én de eerste 2 studiejaren van het middelbaar onderwijs hebben gevolgd op het ogenblik van de aanwerving. Daarnaast beschikken jobstudenten over een contingent van 600 uren per kalenderjaar (enkele jaren geleden was dit 50 dagen).
Naast de aanwervingsvoorwaarden moet je de kandidaten screenen op basis van hun kennis en vaardigheden, vermeld in hun CV, in vergelijking tot de profieleisen. Je mag deze screening optioneel aanvullen met een interview.
Lees meer in de omzendbrief vakantietewerkstelling over de aanwervingsvoorwaarden.
Ondersteuning door de dienst Diversiteitsbeleid
- Wil je een jobstudent met een handicap of chronische ziekte aanwerven? De dienst Diversiteitsbeleid helpt je graag! Meer informatie vind je bij de vraag ‘Hoe kun je ondersteuning door de dienst Diversiteitsbeleid aanvragen?
Arbeidsvoorwaarden en (terugbetaling) loonkost
Arbeidsvoorwaarden
Elke jobstudent krijgt:
- voor de opstart een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor studenten
- een salaris dat werd vastgelegd in het Vlaams personeelsstatuut en een pro rata van het vakantiegeld en de eindejaarstoelage
- dezelfde sociale voordelen als de andere contractuele personeelsleden, met uitzondering van de hospitalisatieverzekering
- een gewaarborgd loon in geval van ziekte indien men voldoet aan de voorwaarden
- pro rata vakantiedagen en recht op feestdagen
- is onderworpen aan specifieke sociale zekerheidsreglementering en fiscale bepalingen.
Lees meer in de omzendbrief vakantietewerkstelling over deze arbeidsvoorwaarden en over de specifieke bepalingen voor minderjarige jobstudenten.
Terugbetaling loonkost door de dienst Diversiteitsbeleid
Heb je een jobstudent aangeworven met een handicap of chronische ziekte? Dan komt de dienst Diversiteitsbeleid tussen voor de loonkost (behalve tussenkomst woon-werkverkeer). Dit is mogelijk voor één of meerdere maanden, al dan niet voltijds. De enige voorwaarde is dat de jobstudent een attestering van de handicap of chronische ziekte kan voorleggen. Dat wil dus zeggen dat je een jobstudent gratis in dienst kunt nemen, tot zover het budget van de dienst Diversiteitsbeleid reikt.
Onthaal en begeleiding
Je moet een begeleider of coach aanduiden die instaat voor het onthaal, de opvolging en de evaluatie. Je registreert dit voor elke jobstudent. Deze begeleider is het aanspreekpunt voor de jobstudent tijdens de tewerkstelling. Lees meer op de webpagina 'welkom bij de Vlaamse overheid' over het onthaal van nieuwe medewerkers. Jobstudenten mag je verwijzen naar de webpagina 'ik start als jobstudent bij de Vlaamse overheid'.
Einde vakantietewerkstelling
Een jobstudent mag aaneensluitend aan een vakantiejob geen arbeidsovereenkomst krijgen als gewone werknemer indien het over dezelfde functie-inhoud gaat. Lees meer op de webpagina van student@work over deze wetgeving.(opent in nieuw venster)
Hoe aanwerven via het Selectiecentrum AgO?
Werving van jobstudenten: procedure voor klanten van het Selectiecentrum van AgO die zijn aangesloten voor werving van contractuele procedures.
- Stap 1
Nieuwe wervingsbehoefte bezorgen
Je dient een nieuwe aanvraag in via de Vlimpers-module Rekrutering, samen met de functiebeschrijving en eventuele vereisten voor diversiteitsacties. Meer informatie vind je in de handleiding over de module Rekrutering.
Bestaande wervingsbehoefte wijzigen of annuleren
Via de Vlimpers-module Rekrutering kun je een wervingsbehoefte wijzigen of annuleren. Je opent de aan te passen vacature door op de vacaturetitel te klikken en je past het tabblad ‘algemeen’ of ‘solliciatieworkflow’ aan. Klik op ‘indienen’ om te bevestigen.
- Stap 2
Het Selectiecentrum van AgO publiceert de functiespecifieke vacatures via de Vlimpers-module Rekrutering op Werken voor Vlaanderen en VDAB. Je ontvangt een bevestiging met een link naar de publicaties. De vacatures worden ongeveer 2 weken gepubliceerd. Je kunt de vacatures zelf verder verspreiden via interne kanalen.
- Stap 3
Het Selectiecentrum van AgO screent elke jobstudent op ervaring, eventuele opleiding, motivatie en/of troeven. Je ontvangt per vacature een shortlist van de geschikte jobstudenten. Je kunt de shortlist raadplegen via de Vlimpers-module Rekrutering: ‘vacatures beheren’ > ‘sollicitanten’.
- Stap 4
Je contracteert de gekozen kandidaten van de shortlist in de volgorde die jouw entiteit kiest. Als een kandidaat toezegt, geef je dit door aan het Selectiecentrum van AgO via selecties.jobstudenten@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).
- Stap 5
Het Selectiecentrum van AgO bezorgt alle persoons- en tewerkstellingsgegevens van de geselecteerde jobstudenten aan het DCPA voor de verdere indiensttreding. Het DCPA neemt verder contact op met de kandidaat.
Hoe in dienst treden via het DCPA?
Indiensttreding van jobstudenten: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA).
- Stap 1
De aanstelling van jobstudenten is volledig gealigneerd met het proces van de geautomatiseerde indiensttreding voor ‘gewone’ aanwervingen via ‘Onboarding’. Heeft je entiteit zelf een jobstudent geselecteerd of werd de jobstudent geselecteerd door een externe selector? Lever dan de gegevens van de jobstudent aan via de module ‘Onboarding’.
Bekijk de infosessie over het nieuw proces ‘Indiensttreding jobstudenten via Vlimpers Rekrutering’(opent in nieuw venster) voor meer informatie.
- Stap 2
Via een automatische e-mail wordt aan de jobstudent gevraagd de nodige documenten op te laden via het Onboarding-webformulier.
Nodige documenten:
- attest student@work(opent in nieuw venster)
- schoolattest lopend schooljaar
- uittreksel uit het strafregister:
- model 1: voor standaard vakantietewerkstelling
- model 2: voor vakantietewerkstelling met activiteiten met kinderen en jongeren
- verklaring ‘Verminderde bedrijfsvoorheffing wegens gezinslasten’(Word bestand opent in nieuw venster) (enkel indien de jobstudent reeds kinderen heeft)
- ingevulde vragenlijst aanwervingsonderzoek:
- De jobstudent voert een risicofunctie uit (ongeacht zijn leeftijd): een voorafgaand aanwervingsonderzoek is vereist. De jobstudent stuurt de ingevulde vragenlijst ‘aanwervingsonderzoek’ rechtstreeks naar IDEWE (enkel indien het departement of agentschap is aangesloten bij IDEWE).
- De jobstudent is jonger dan 18 jaar zonder risicofunctie: een medisch toezicht voldoende. Dat medisch toezicht vertaalt zich in het doornemen van de ingevulde vragenlijst door de arbeidsgeneesheer, die dan op basis hiervan autonoom kan beslissen of een aanwervingsonderzoek effectief nodig is of niet.
- Stap 3
Het DCPA bezorgt de arbeidsovereenkomst en het ontvangstbewijs van het arbeidsreglement(PDF bestand opent in nieuw venster) aan de jobstudenten met de vraag deze ondertekend terug te bezorgen. Jobstudenten die de leeftijd van 18 jaar bereikt hebben moeten hun arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen. Enkel voor jobstudenten die niet de mogelijkheid hebben om digitaal te ondertekenen, wordt er een ondertekeningsmoment georganiseerd in een VAC-gebouw.
DCPA verwijst ook naar de webpagina ‘Ik start als jobstudent’ voor meer informatie over de tewerkstelling.
- Stap 4
Je ontvangt de arbeidsovereenkomsten van het DCPA en laat deze ondertekenen door je leidend ambtenaar. Voor jobstudenten vanaf 18 jaar wordt de arbeidsovereenkomst digitaal ondertekend. Indien de jobstudenten jonger dan 18 jaar zijn, worden de arbeidsovereenkomst in tweevoud op papier ondertekend.
Je bezorgt de ondertekende arbeidsovereenkomsten terug aan het DCPA via digitale handtekenmap of per mail (team mailbox).
- Stap 5
Als de jobstudent niet is opdaagd op de 1ste werkdag contacteer je telefonisch het DCPA.
Goed om weten: je kunt ook meteen aangeven of je een vervanger wenst. Het DCPA spreekt in dat geval met je af op welke manier de gegevens van de jobstudent moeten aangeleverd worden. Hierbij wordt rekening gehouden met de startdatum van tewerkstelling.
- Stap 6
Je duidt een begeleider of coach aan voor elke jobstudent en je bezorgt na het onthaaltraject de verklaring over het onthaal en de begeleiding van nieuwe werknemers(Word bestand opent in nieuw venster) aan het DCPA via het Vlimpers-contactformulier(opent in nieuw venster) (als bijlage van je ‘case’).
Lees meer op de webpagina over het onthaal van nieuwe medewerkers.
- Stap 7
- Salaris: wordt op de laatste werkdag van de maand van tewerkstelling op de bankrekening gestort.
- Bedrag van de maaltijdcheques: wordt op het einde van de maand op de Edenred-kaart gestort. Voor een correcte berekening wordt het jaarlijks verlof best zo snel mogelijk in Vlimpers aangevraagd door de jobstudent en goedgekeurd door de leidinggevende.
- Vakantiegeld, de eindejaarstoelage en de niet opgenomen vakantiedagen: worden uitbetaald in de maand volgend op de laatste werkdag.
- Fietsvergoeding: wordt uitbetaald als de jobstudent gebruik maakt van de fiets voor het woon-werkverkeer.
- Heeft de jobstudent toegang tot Vlimpers? Dan vraagt die de fietsvergoeding aan via de Vlimpers-selfservice.
- Heeft de jobstudent geen toegang tot Vlimpers? Dan bezorgt die het ingevulde en ondertekende formulier aan de leidinggevende ter ondertekening (zie stap 3). Je departement of agentschap bezorgt dit formulier vervolgens aan het DCPA via het Vlimpers-contactformulier zodat de fietsvergoeding kan uitbetaald worden.
- Onkosten woon-werkverkeer worden terugbetaald als de jobstudent gebruik maakt van het openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer.
- Heeft de jobstudent toegang tot Vlimpers? Dan vraagt die de terugbetaling van deze kosten aan via de Vlimpers-selfservice.
- Heeft de jobstudent geen toegang tot Vlimpers? Dan vraagt die een terugbetaling aan via een schuldvordering. De jobstudent bezorgt hiervoor het ingevulde en ondertekende formulier, samen met de nodige bewijsstukken, aan de leidinggevende ter ondertekening (zie stap 3). Je departement of agentschap bezorgt deze documenten vervolgens aan het DCPA via het Vlimpers-contactformulier zodat de schuldvordering kan uitbetaald worden.