E-invoicing voor lokale overheden en andere publieke organisaties
In een notendop
Sinds 1 april 2019 ben je verplicht om elektronische facturen, die aan de Europese norm beantwoorden, als dusdanig te ontvangen en te verwerken.
Is een PDF-factuur voldoende? Neen! Zowel het Vlaamse als het federale bestuursniveau, en ondertussen ook heel wat lokale overheden, aanvaarden enkel nog XML’s die voldoen aan de Peppol-standaard én aangeleverd worden via het Peppol-netwerk.
De voordelen hiervan zijn zowel voor verzenders als ontvangers onmiskenbaar. Zo ligt de doorlooptijd van afhandeling ligt bij een e-factuur gemiddeld 10 dagen korter. E-facturen zijn veel correcter en leiden dus minder tot discussie.
E-facturatie? Doen!
Juridisch kader
In de e-invoicingrichtlijn (Richtlijn 2014/55/EU)(opent in nieuw venster) wordt in grote lijnen vermeld dat:
- overheden elektronische facturen, die aan de Europese norm voldoen, moeten aanvaarden en verwerken.
- de Europese norm voor e-facturatie werd vastgelegd, met name UBL en C-FAKT.
Deze richtlijn is omgezet door de wet van 7 april 2019(PDF bestand opent in nieuw venster). De hoofdlijnen van deze wet zijn:
- Elke organisatie die onder het toepassingsgebied van de wetgeving overheidsopdrachten valt, is verplicht elektronische facturen te ontvangen en te verwerken vanaf 1.4.2019, wanneer ze die e-facturen ontvangt in het kader van de uitvoering van een overheidsopdracht én deze e-factuur voldoet aan de Europese norm inzake e-facturatie. Dit geldt ongeacht de waarde van de factuur of van de opdracht.
Ben je niet zeker of deze verplichting wel van toepassing is op jouw organisatie? Bekijk dan de nadere informatie over welke organisaties hieronder vallen. - De verplichting voor leveranciers van overheden om e-facturen naar de overheid te verzenden zal op een later tijdstip vastgelegd worden bij KB.
Elke overheid kan een eigen, ambitieuzer beleid voeren door gebruik te maken van de instrumenten van de regelgeving overheidsopdrachten.
De Vlaamse Regering nam twee beslissingen die elektronische facturatie verplichten voor alle opdrachten en alle leveranciers bij de Vlaamse overheid.
De beslissing van 16 december 2016(PDF bestand opent in nieuw venster) en de voorbereidende nota(PDF bestand opent in nieuw venster).
Samengevat staat in deze beslissing dat:
- leveranciers een e-factuur moeten zenden naar de Vlaamse overheid voor alle nieuwe opdrachten vanaf 1.1.2017
- micro-ondernemingen uitstel kregen tot 1.1.2018.
Alle Vlaamse opdrachtdocumenten (ook bestelbons) omvatten een bepaling over de elektronische facturatiewijze.
Meer informatie over het juridische kader.
Wat is een e-factuur én wat zijn er de voordelen van
Wat is het niet? Een e-factuur is geen PDF, geen intelligent gescande factuur, geen factuur die opgehaald moet worden op een portaal, geen e-mail met een factuur (in PDF, word-, excel- of XML-formaat) als bijlage.
Een e-factuur is een XML factuur die voldoet aan de Europese norm (PEPPOL, versie 2 of 3) en die aangeleverd wordt volgens de Peppol afspraken. Dergelijke e-factuur laat een verregaande interoperabiliteit toe en effent de weg naar een doorgedreven automatisering.
Meer informatie over Mercurius en Peppol.
E-facturen:
- Hebben bij de Vlaamse overheid een doorlooptijd die gemiddeld 10 dagen korter is dan de papieren of intelligent gescande facturen.
- Bevatten veel meer correcte en gestandaardiseerde informatie en geven dus minder risico op fouten of discussie.
- Worden sneller betaald.
- Betekenen een belangrijke efficiëntiewinst door meer automatische verwerking.
- Maken het mogelijk de volledige keten tussen leverancier en aankoper verder te digitaliseren en automatiseren.
Geldt de verplichting om e-facturen te ontvangen voor mijn organisatie?
Het toepassingsgebied van de verplichting om e-facturen te ontvangen is exact dezelfde als die van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17.6.2016. Dat maakt het eigenlijk heel eenvoudig: als uw organisatie de regelgeving overheidsopdrachten moet volgen om een opdracht uit te besteden, dan geldt daarop de verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken wanneer die volgens de Europese norm opgesteld zijn.
De maatstaf is dus: is jouw organisatie een aanbestedende overheid die de regelgeving overheidsopdrachten volgt? Als dit het geval is voor elke opdracht die je laat uitvoeren, dan zal de verplichting inzake e-facturatie op jou van toepassing zijn.
Let wel, misschien is het op het eerste gezicht niet meteen duidelijk dat jouw organisatie wel degelijk een aanbestedende overheid is! Bij opdrachten met een waarde van maximaal € 30.000 zonder BTW zijn er immers zo weinig regels van toepassing dat zij lijken op gewone aankopen. Maar voor een aanbestedende overheid zijn dat wel degelijk overheidsopdrachten! Bekijk daarom het volgende: als mijn organisatie dan toch eens een opdracht heeft met een grotere waarde, wat wordt er dan gedaan? Volgen we de regelgeving overheidsopdrachten? Dan ben je meer dan waarschijnlijk een aanbestedende overheid en dus zal de verplichting inzake e-facturatie van toepassing zijn, ook op jouw opdrachten tot € 30.000.
Een bijzonder geval zijn de organisatie die standaard geen aanbestedende overheid zijn, maar soms subsidies krijgen voor een welbepaalde opdracht, bv. van de Vlaamse overheid. Voor die gesubidieerde opdrachten moet een dergelijke organisatie dan mogelijks wel de regelgeving overheidsopdrachten toepassen, als aan een aantal regels voldaan zijn. Ook voor die opdrachten zal de verplichting inzake e-facturatie gelden! Het kan voor dergelijke organisaties, die mogelijks nu en dan een gesubidieerde opdracht hebben, interessant zijn om de stap naar e-facturatie voor alle aankopen te zetten.
Bv. het kinderdagverblijf Atl@ntis valt niet onder de regelgeving overheidsopdrachten. Het heeft heel wat contracten met leveranciers van luiers, eten, nutsvoorzieningen, etc. Die leveranciers blijken in staat om e-facturen te versturen. Het kinderdagverblijf ziet de voordelen van e-facturatie in en maakt zich klaar om van haar leveranciers e-facturen te ontvangen. Wanneer het kinderdagverblijf subsidies ontvangt van de Vlaamse overheid voor een verbouwing, blijkt de verplichting inzake e-facturatie hierop van toepassing. Maar het kinderdagverblijf is daarvoor reeds klaar.
Aan de slag
Een goede aanpak van e-invoicing bestaat uit meerdere stappen, die terzelfdertijd kunnen verlopen.
a) Zorg dat je financieel systeem e-facturen kan ontvangen
Bepaal in welk scenario je organisatie zich bevindt:
- Stap 1
Stap 1. U beslist of u gebruik maakt van MAGDA en MERCURIUS
Publieke organisaties die in Vlaanderen gelegen zijn, hebben de mogelijkheid gebruik te maken van de publieke platformen voor e-invoicing op MAGDA en MERCURIUS. De connectie naar MERCURIUS legt u steeds via MAGDA. MAGDA is het Vlaams platform voor maximale gegevensdeling die o.a. de federale e-invoicingplatform ondersteunt.
Dankzij MAGDA en MERCURIUS maakt u gebruik van een Peppol Access Point. U doet dit op de slimste (en goedkoopste) manier. Bovendien zijn de wettelijke garanties van authenticiteit en integriteit gegarandeerd tijdens de verzending.
Stap 2. U maakt een connectie naar MAGDA
Als u beslist hebt dat u gebruik maakt van MAGDA (en MERCURIUS) dan is het aangewezen dat de IT’ers van uw organisatie zich informeren op MAGDA – e-invoicing.
Bijkomende vragen kunnen gesteld worden aan marc.deleu@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).Deze connectie maakt dat u uw postbus op simpl’ePRIOR opzet. Via deze postbus worden XML-berichten (Peppol) verzonden en ontvangen.
Stap 3. Breng uw certificaat in orde
Door middel van dit certificaat garandeert u dat het uw organisatie is die deze connectie naar MAGDA/MERCURIUS zal gebruiken.
De rechtspersoon die het financieel systeem beheert, vraagt dit certificaat aan. Handleiding Vo-certificaten
Het is aangewezen stap 3 gelijktijdig met stap 2 uitvoert.Stap 4. Bepaal uw ambitieniveau
Omwille van de complexiteit is het aan te bevelen de verschillende deelprojecten te faseren in de tijd. De Vlaamse overheid heeft dit gedaan door eerst werk te maken van het ontvangen van e-facturen, daarna van het verzenden van e-orders, en zal kortelings zelf ook e-facturen gaan versturen.
Bovendien kunt u ook de wijze en graad van automatische verwerking van inkomende e-facturen in uw financieel systeem naar eigen inzicht plannen. Vandaag verwerkt het grootste financieel systeem van de Vlaamse overheid gemiddeld 80% van haar ontvangen e-facturen automatisch. In de beginfase was dit beduidend minder. - Stap 2
De meeste lokale overheden maken gebruik van een specifiek financieel systeem (CIPAL-SCHAUBROECK, REMICOM, CEEVI). De eigenaars van deze systemen sloten een overeenkomst met een intermediaire dienstverlener die e-facturatie via Peppol mogelijk maakt.
Indien u gebruik maakt van dergelijk systeem, volstaat het u zich te informeren over de e-facturatiemodule in uw systeem. Heel wat lokale besturen doen dit vandaag al. - Stap 3
Vandaag zijn nagenoeg alle boekhoudpakketten in staat om (Peppol) e-facturen te verzenden en/of te ontvangen. Neem contact met hen op voor meer informatie.
- Stap 4
Misschien maakt u dan beter gebruik van een tijdelijke noodoplossing.
U ontvangt de op Mercurius aangeleverde e-facturen als PDF-factuur in uw mailbox. Ondernemingen kunnen dus een XML-factuur aanleveren aan u via Peppol, zodat u voldoet aan de verplichting voor aanbestedende overheden die vanaf 1 april 2019 zal gelden om die elektronische facturen te kunnen ontvangen. De XML-factuur wordt op de achtergrond omgezet naar een PDF-versie die u ontvangt. Met deze tijdelijke noodoplossing kan u de tijd overbruggen waarin uw financieel systeem of boekhoudpakket klaargemaakt wordt om e-facturen te ontvangen.
Indien u voor dit scenario kiest, vul dan dit formulier(opent in nieuw venster) in en verstuur het volgens de opgenomen instructies.
b) Stel je interne facturatieprocessen op punt
Volg deze stappen om je interne facturatieprocessen op punt te zetten:
- Stap 1
Mogelijk zijn uw interne facturatieprocessen reeds vergaand gedigitaliseerd en doet u het nazicht, goedkeuring en archivering van uw facturen al digitaal in uw financieel systeem. Indien dit niet het geval is, is het aan te bevelen hier alvast werk van te maken. Het zorgt er voor dat u straks helemaal klaar bent als de e-factuur toekomt.
- Stap 2
Het creëert duidelijkheid voor uw leveranciers en zal de basis vormen om eventueel later een papieren of PDF-factuur te weigeren.
Voorbeelden van dergelijke modelbepalingen:- Modelbepaling voor verplichte e-facturatie (voor in de opdrachtdocumenten)
- Modelbepaling voor facultatieve e-facturatie (voor in de opdrachtdocumenten)
- Modelbepaling voor verplichte e-facturatie (op de bestelbrief)
- Modelbepaling voor facultatieve e-facturatie (op de bestelbrief)
- Stap 3
Om een factuur goed te kunnen verwerken werden vaak zogenaamde business vereisten (bilaterale afspraken) afgesproken tussen de ontvanger en de verzender van de factuur. Bij e-facturatie zijn deze business vereisten nauwlettend vastgelegd. Het is immers belangrijk dat een verzender éénzelfde vereiste voor iedereen op dezelfde manier kan programmeren. Een voorbeeld hiervan is de vermelding van een ordernummer. Het is belangrijk dat ontvangende systemen weten waar ze die informatie in de XML terugvinden. Om dit te realiseren heeft de Vlaamse overheid met de Peppol experten een voorstel van business requirements uitgewerkt.
Kijk deze vereisten na en controleer of u daar uw gading in vindt.
c) Begeleiding en sensibilisering leveranciers
Je hebt als ontvangende publieke organisatie alle moeite gedaan om je klaar te maken voor e-facturatie? Mogelijk heb je geïnvesteerd in IT-aanpassingen of heb je een extra module aangekocht. Je wilt dan ook de resultaten zien. En terecht!
Je doet er goed aan je verzenders van facturen aan te moedigen of zelfs te verplichten om elektronische facturen te sturen. Je bewijst hen daarmee zelfs een dienst. Want, hoewel de opstap een inspanning vraagt zowel van ontvangers als verzenders, is na de fase van de ‘kinderziekten’ de tevredenheid groot.
- Stap 1
Hou hierbij rekening met het volgende:
- De bedrijven die vermeld staan op de lijst van de Vlaamse overheid kunnen zonder bijkomende inspanningen en quasi onmiddellijk naar u e-facturen zenden.
Contacteer hen én vraag een e-factuur! - Bedrijven die gebruik maken van een boekhoudpakket dat klaar is om e-facturen te verzenden , kunnen met geringe inspanningen en op zeer korte termijn naar u e-facturen zenden.
- Lokale bedrijven met beperkte factuurvolumes hebben misschien nog nooit van e-facturatie gehoord? Onderschat hen evenwel niet én bedenk het volgende. Bedrijven met kleine factuurvolumes hebben vaak een korte beslissingslijn. Hun management kan vaak snelle en resultaatgerichte beslissingen nemen. De aanschaf/aankoop van een e-facturatietool gebeurt vaak snel en efficiënt. (Er is een lijst met goedkope tools voor e-facturatie.)
- Tot slot: ook het gratis MERCURIUS-portaal is voor hen beschikbaar.
- De bedrijven die vermeld staan op de lijst van de Vlaamse overheid kunnen zonder bijkomende inspanningen en quasi onmiddellijk naar u e-facturen zenden.
- Stap 2
Stap 1
Contacteer de leveranciers die nu al e-facturen naar de overheden zenden en laat hen weten dat uw organisatie klaar is om Peppol facturen te ontvangen.Stap 2
Informeer uw leveranciers over uw ambities om voortaan e-facturen te willen ontvangen.
De voorbeeldbrief(Word bestand opent in nieuw venster) kan hierbij behulpzaam zijn.U kunt ook uw leveranciers met een klein factuurvolume uitnodigen voor een voor hen aangepast event over e-facturatietoepassingen.
Pas eventueel deze uitnodiging(Word bestand opent in nieuw venster) aan.Belangrijke informatie voor uw leveranciers is het KBO-nummer van uw organisatie. Een leverancier heeft het KBO-nummer nodig om e-facturen via Peppol te versturen.
Daarnaast kan het ook handig zijn om de benaming van uw organisatie zoals die in het KBO staat, mee te geven. Dit is nuttig voor de leveranciers die het Mercurius portaal zouden gebruiken.Stap 3
De beste resultaten worden bereikt met het daadwerkelijk opvolgen van de voortgang. (Van sensibiliseren tot afdwingen.)
d) Elektronische facturen of bestellingen verzenden
Je kunt zelf ook e-facturen verzenden (naar andere bedrijven of publieke organisaties). Misschien wil je wel zo snel mogelijk je volledige keten (van bestelling tot factuur) digitaliseren?
De Vlaamse en federale overheid bieden ook Peppol oplossingen aan voor uitgaande e-facturen en elektronische orders.