België kent een nagenoeg algemene wettelijke verplichting op e-invoicing voor facturen die in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten worden verstuurd. Die verplichting trad stapsgewijs in werking, door middel van het KB e-invoicing van 9 maart 2022.
De wettelijke verplichting inzake e-invoicing is in feite tweeledig. enerzijds zijn aanbestedende overheden verplicht om e-facturen te aanvaarden en verwerken wanneer die opgesteld zijn volgens de Europese norm. Anderzijds zijn de opdrachtnemers van opdrachten en concessies verplicht om een e-factuur aan te leveren voor overheidsopdrachten en concessies.
De enige overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten die niet gevat zijn door de algemene verplichting, zijn de opdrachten en concessies:
- met een geraamd bedrag lager dan of gelijk is aan 3.000 euro zonder btw;
- geplaatst door autonome overheidsbedrijven.
Naast de wettelijke verplichting, bestaat de mogelijkheid voor elke aanbestedende overheid om strengere regels op te leggen. De Vlaamse overheid deed dit als eerste, door e-invoicing verplicht te stellen voor alle overheidsopdrachten sinds 1 januari 2017. De Vlaamse overheid koos er daarmee voor om e-invoicing niet stapsgewijs te verplichten, maar meteen voor alle overheidsopdrachten, ongeacht het bedrag. Dus óók voor overheidsopdrachten met een geraamde waarde lager dan of gelijk aan 3.000 euro zonder btw.
Europese richtlijnen
De kiem voor het beleid rond e-invoicing ligt in de factureringsrichtlijn (Richtlijn 2010/45/EU(opent in nieuw venster)), inclusief de omzetting in het Belgische BTW-wetboek (Wet van 17.12.2012 en KB van 19.12.2012).
Maar de echte start kwam er met de e-invoicingrichtlijn (Richtlijn 2014/55/EU(opent in nieuw venster)).
Hoofdlijnen van de richtlijn:
- overheden elektronische facturen, die aan de Europese norm voldoen, moeten aanvaarden en verwerken. Dit vanaf 18.4.2019 (eventueel verlengbaar met 12 maanden voor niet-centrale overheden.)
- de Europese norm voor e-facturatie werd vastgelegd, met name UBL en C-FAKT.
Federale regelgeving
De omzetting van de e-invoicingrichtlijn gebeurde bij wet van 7 april 2019(PDF bestand opent in nieuw venster). Deze wet voegde de nodige bepalingen inzake e-facturatie toe aan de Wet Overheidsopdrachten en aan de wet Concessieovereenkomsten.
De krachtlijnen van deze bepalingen:
- Vanaf 1.4.2019 zijn aanbestedende overheden verplicht om e-facturen, die kaderen binnen de uitvoering van een overheidsopdracht, te aanvaarden en te verwerken wanneer die e-facturen opgesteld zijn conform de Europese norm. Dit is de eigenlijke omzetting van de bovenvermelde e-invoicingrichtlijn, waarbij België koos voor 1.4.2019 als aanvangsdatum.
- Vanaf een nader te bepalen tijdstip kan een verplichting in werking treden voor opdrachtnemers van overheidsopdrachten om e-facturen, die voldoen aan de Europese norm, te versturen naar aanbestedende overheden.
Wanneer de verplichting tot e-facturatie dan precies in werking trad voor opdrachtnemers van overheidsopdrachten (en concessies), werd vastgelegd in het koninklijk besluit van 9 maart 2022(PDF bestand opent in nieuw venster). Deze inwerkingtreding verliep gefaseerd, in functie van de geraamde waarde (zonder btw) van de overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten:
- Vooreerst kwamen de overheidsopdrachten en concessies met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan de drempel voor de Europese bekendmaking aan de beurt. Voor dergelijke opdrachten die vanaf 1 november 2022 werden bekendgemaakt, moesten alle facturen ingediend worden als volwaardige e-facturen.
- Daarna volgden de overheidsopdrachten en concessies met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan 30.000 euro en die vanaf 1 mei 2023 werden bekendgemaakt.
- Als laatste waren de overheidsopdrachten en concessies aan de beurt met een geraamde waarde lager dan 30.000 euro – maar met uitzondering van deze met een geraamde waarde van 3.000 euro. Oorspronkelijk was hiervoor 1 november 2023 voorzien als startdatum, maar die werd door middel van een KB van 4 september 2023(opent in nieuw venster) uitgesteld naar 1 maart 2024.
Voorlopig worden geen wetgevende initiatieven genomen om de verplichtingen tot e-invoicing ook uit te breiden naar de opdrachten tot maximum 3.000 euro zonder btw. Maar dat is voor de Vlaamse overheid niet van toepassing door de bovenvermelde algemene verplichting op basis van de Beslissingen van de Vlaamse Regering.
Voor de opdrachten zonder verplichting tot bekendmaking, geldt steeds de datum van uitnodiging voor het indienen van een offerte.
Vlaams initiatief
De Vlaamse regering nam twee beslissingen rond e-facturatie, anticiperend op de e-invoicingrichtlijn.
De beslissing(PDF bestand opent in nieuw venster) van 16 december 2016 en de voorbereidende nota(PDF bestand opent in nieuw venster)
Op hoofdlijnen staat in deze beslissing dat:
- voor alle nieuwe opdrachten vanaf 1.1.2017 leveranciers een e-factuur moeten zenden naar de Vlaamse overheid.
- micro-ondernemingen uitstel kregen tot 1.1.2018.
De beslissing(PDF bestand opent in nieuw venster) van 12 juli 2013 en de voorbereidende nota(PDF bestand opent in nieuw venster)
Deze beslissing stelt dat:
- Vanaf 1.1.2015 alle entiteiten van de Vlaamse overheid e-facturen moeten kunnen ontvangen.
- Vanaf 1.1.2017 moeten leveranciers e-facturen zenden.
Initiatieven door andere beleidsniveaus
Het staat de aanbesteders vrij om strengere maatregelen te nemen op het vlak van elektronische facturatie. Zo konden zij bijvoorbeeld beslissen om de elektronische facturatie op een vroeger moment op te leggen dan de bovenvermelde data, op voorwaarde dat dit mee opgenomen werd in de opdrachtdocumenten. Dit principe staat niet expliciet te lezen in de wet inzake e-facturatie van 7 april 2019, maar werd wel vermeld in de voorbereidende Memorie van Toelichting.
Naast de Vlaamse overheid nam ook de federale overheid het initiatief om een eigen route voor de verplichtingen inzake e-invoicing uit te stippelen. De Belgische ministerraad nam een beslissing (PDF bestand opent in nieuw venster)over de dematerialisering van de facturen die bestemd zijn voor de federale overheid op 12 mei 2017.
In deze federale beslissing werd vermeld op hoofdlijnen dat:
- Vanaf 1.7.2017 bedrijven die dat wensen e-facturen konden sturen.
- Vanaf 1.1.2018 bedrijven in het kader van overheidsopdrachten boven de 135.000€ e-facturen moesten aanleveren.
- Vanaf 1.1.2020 alle bedrijven e-facturen moesten aanleveren.
Ook verscheidene lokale overheden en andere publieke organisaties kozen ervoor om een eigen (versneld) beleid uit te stippelen.