Selectiecommissie Gemeenten
Voor wie is de selectiecommissie Gemeenten bevoegd?
De selectiecommissie Gemeenten is bevoegd voor:
- de gemeenten,
- de districten,
- de openbare centra voor maatschappelijk welzijn,
- de samenwerkingsvormen, vermeld in deel 3, titel 3 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur,
- de intergemeentelijke onderwijsvereniging, vermeld in het decreet van 28 november 2008 betreffende de intergemeentelijke onderwijsvereniging, de welzijnsverenigingen, vermeld in deel 3, titel 4, hoofdstuk 2 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur,
- de autonome verzorgingsinstellingen, vermeld in deel 3, titel 4, hoofdstuk 3 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur,
- de verzelfstandigde agentschappen die opgericht zijn door een gemeente.
Wat doet de selectiecommissie Gemeenten?
Opmaken van sjabloonseries (generieke selectieregels)
De selectiecommissie maakt zelf sjabloonseries op (in het voormalige Archiefdecreet gekend onder het begrip ‘selectielijsten’) die als basis dienen voor de selectieregels die overheidsinstanties moeten opmaken. In eerste instantie focust de selectiecommissie zich op generieke thema’s.
De selectiecommissie publiceert de sjabloonseries in het Serieregister (= het centrale register).
Sjabloonseries leggen de minimale bewaartermijnen en bestemmingen vast die de individuele overheidsinstanties moeten respecteren. Afwijkingen naar ‘boven’ (langere bewaartermijnen of de bestemming bewaren i.p.v. vernietigen) kan wel.
Goedkeuren van ingediende series (specifieke selectieregels)
De selectiecommissie adviseert om steeds te vertrekken van sjabloonseries bij het opmaken van series voor jouw organisatie. Indien dit niet mogelijk is, dien je een eigen serie in. Alle benodigde informatie en opleiding zijn voorzien in het aansluitingstraject van het Serieregister.
De selectiecommissie beoordeelt enkel de bewaartermijn en bestemming van de serie. Over de overige inhoud van een serie (bv. openbaarheid, hergebruik) kan de selectiecommissie een advies uitbrengen, maar dit is niet bindend. De adviezen over bewaartermijn en bestemmingen zijn dit wel.
De door de selectiecommissie goedgekeurde selectieregels van overheidsinstanties worden gepubliceerd in het Serieregister (= het centrale register).
De selectiecommissie streeft ernaar om ingediende series binnen de 30 dagen te behandelen. Als de selectiecommissie de ingediende serie afkeurt, wordt steeds een uitgebreide motivering voorzien. Heb je toch nog vragen hierbij contacteer de selectiecommissie dan per mail. Verwijs hierbij wel duidelijk naar de serie waarover je vragen hebt.
Wie zijn de leden?
De huidige selectiecommissie Gemeenten bestaat uit de volgende leden
- Bram Dierckx (voorzitter)
- Annelies Mattheus
- Bart Sas
- Caroline Vleugels
- Isabelle Verheire
- Johan De Reu
- Joke Verfaillie (plaatsvervanger, gemachtigde Rijksarchief)
- Kathleen Devolder (gemachtigde Rijksarchief)
- Marc Carnier (gemachtigde Rijksarchief)
- Wouter Kesteloot
Het secretariaat van de selectiecommissie wordt opgenomen door het agentschap Facilitair Bedrijf.