Scanning en verdeling van analoge poststukken
Voor de scanning en verdeling van analoge poststukken voorziet Het Facilitair Bedrijf:
- De opzet van een centrale (en volledig uitgeruste) scankamer in het Hendrik Consciencegebouw;
- De uitrol van een platform (applicatie) voor de verdeling van berichten (in casu wordt voor elke entiteit van de Vlaamse overheid een virtuele postbus voorzien).
Scanning en eerste interpretatie
In het Hendrik Consciencegebouw is een centrale scankamer ingericht, waar alle post van alle entiteiten van de Vlaamse overheid ontvangen wordt. Het Facilitair Bedrijf zal hiervoor de nodige afspraken maken met de postbedrijven.
De scankamer is ingericht met de volgende scanners:
- Bulkscanners voor alle formaten tot en met A3
- A0 doorvoerscanner
- Boekscanner die geschikt is voor scanning met hoge kwaliteitsvereisten en voor buitenformaten (groter dan A0)
In de scankamer wordt de post eerst gesorteerd:
- per entiteit per fysieke postbus.
- per ‘type poststuk’ zijnde:
- gewone post;
- aangetekende post;
- gewone retour;
- aangetekende retour.
Daarna worden de poststukken scanklaar gemaakt en gescand. De gescande poststukken worden fysiek gearchiveerd. In eerste instantie, tot eind 2023, worden alle analoge stukken nog 1 jaar bijgehouden. Vanaf 1 januari 2024 wordt deze termijn ingekort tot 90 dagen.
Verdeling en verdere interpretatie
Als de berichten gescand zijn, worden ze verdeeld via de DigiPost-software. Deze verdeling gebeurt volgens specifieke parameters (bv. documenttype, o.b.v. fysieke busnummers …) ofwel op basis van een manuele actie naar een virtuele postbus van een entiteit of naar de DigiPost postbus.
Elke entiteit van de Vlaamse overheid krijgt een virtuele postbus. In deze virtuele postbus komen alle berichten binnen voor die entiteit.
Een entiteit heeft in zijn virtuele postbus:
- minimaal 1 primair postvak
Een primair postvak is een postvak dat gekend is in de scankamer en waarnaar rechtstreeks gescand wordt. In concreto wordt elk fysiek busnummer vertaald naar een primair postvak. - x aantal interne postvakken
Een intern postvak is een postvak dat door de entiteit zelf is aangemaakt met als doel om de verdeling intern te optimaliseren. Een intern postvak is niet gekend in de scankamer. Het is wel mogelijk om documenten automatisch naar een intern postvak te sturen direct nadat ze gescand zijn, maar dan verloopt dit aan de hand van documentherkenning (in casu Maatwerk). Om documenten correct te kunnen herkennen is het een vereiste dat het om gestandaardiseerde documenten gaat (bv. formulieren, facturen …).
Na scanning wordt een bericht dus rechtstreeks afgeleverd in een primair postvak waarna het aan de entiteit is om, indien nodig, de verdere verdeling (naar een specifiek persoon of een intern postvak) te doen.
- minimaal 1 primair postvak
Elk personeelslid van de Vlaamse overheid zal een postbus op naam krijgen. Als er een bericht is toegewezen aan een individuele gebruiker, dan krijgt die daar een notificatie van. Om ervoor te zorgen dat er steeds opvolging mogelijk is, kan ook de ‘verdeler’ en ‘admin’ (zie de pagina m.b.t. rollen en rechten) steeds aan dit bericht.
Tijdens het pilootproject is, na bespreking met de pilootentiteiten, beslist dat Het Facilitair Bedrijf niet op naam verdeelt, aangezien dit in de praktijk verscheidene problemen met zich meebrengt:
- Het Facilitair Bedrijf weet niet of iemand met verlof is;
- Het Facilitair Bedrijf weet niet of iemand uit dienst is;
- Heel wat poststukken zijn foutief geadresseerd door de afzender;
- Heel wat poststukken zijn geadresseerd aan personen die reeds uit dienst zijn;
- Het management doet zijn post niet zelf open, maar dit gebeurt door een secretariaatsmedewerker.
In feite is dit dus dezelfde situatie als wat vandaag gebeurt. Iemand binnen de entiteit heeft de finale verantwoordelijkheid om het poststuk aan de juiste bestemmeling af te leveren (als het effectief op persoonsniveau is).
Het DigiPost team krijgt ook een eigen virtuele postbus. In deze virtuele postbus komen alle berichten toe die niet verdeeld kunnen worden o.b.v. vooraf bepaalde parameters (bv. als het poststuk geadresseerd is aan ‘de minister’, ‘de Vlaamse overheid’ …). Het DigiPost team staat dan in voor de verdeling.
Acties per bericht
Voor elk bericht zijn de volgende acties beschikbaar:
Bij aanvaarding wordt het bericht standaard gedownload op de PC van de persoon die het bericht aanvaard heeft. Het is ook mogelijk om het bericht na aanvaarding automatisch te laten afleveren op een vooraf gedefinieerde locatie.
Concreet zijn er de volgende mogelijkheden:
- Afleveren op een SharePoint locatie (poststuk + metadata)
- Afleveren op een serverlocatie (poststuk + metadata)
- Afleveren aan een (generieke) mailbox (poststuk + metadata)
- Afleveren via API (poststuk + metadata)
Het gaat hier dan wel om Maatwerk, zijnde aanpassingen aan de software die specifieke voor 1 organisatie moet gebeuren of configuraties die verschillen per organisatie (bv. de afleverlocaties voor SharePoint …).
Een herscan vragen van een specifiek bericht aan de scankamer
deze actie is tot 90 dagen na scanning beschikbaarHet analoge originele bericht opvragen bij de scankamer
deze actie is tot 90 dagen na scanning beschikbaarNaar
- Een (ander) subpostvak binnen de entiteit;
- Een andere entiteit;
- Een specifieke persoon van de eigen entiteit (privé-postbus).
Afhankelijk van de gekozen optie wordt het bericht teruggestuurd naar ofwel:
- de DigiPost-postbus;
- de verdeler van de eigen entiteit.
SLA
- Binnen de 24 uur:
- Post ingescand + verdeeld via de DigiPost-software
- Uitvoering van een herscan
- Minstens 2 maal per week
- Niet-scanbare post afleveren in pakketautomaat in het gebouw van de bestemmeling
- Originele documenten afleveren in pakketautomaat in het gebouw van de bestemmeling