Om de toegang tot postvakken te beheren maakt Digipost gebruik van ‘rollen en rechten’. Op basis daarvan wordt bepaald wie welke postvak kan zien en wat die persoon in dat postvak kan doen. Een personeelslid kan enkel berichten zien die zich bevinden in zijn virtuele postbak(ken).

Standaard heeft elke medewerker toegang tot zijn of haar privépostvak, elke bijkomende toegang tot andere postvakken moet geregeld worden via gebruikersbeheer door de lokale beheerder van de entiteit.

Rol medewerker

Alle personeelsleden hebben standaard deze rol waardoor ze hun privépost kunnen bekijken in de Digipostsoftware. Deze rol kan de 5 basisacties uitvoeren op berichten in hun postvak. Aanvaarden, doorsturen, afwijzen, herscan aanvragen en het originele stuk opvragen.

Daarnaast kan iemand met de rol van medewerker die basisacties ook doen in alle postvakken waaraan hij of zij is toegewezen. Als je bijvoorbeeld toegewezen bent aan bus 60 kan je zowel je privépost als de post van bus 60 bekijken in de Digipostsoftware.

Rol verdeler

Elke entiteit heeft minimaal 1 postvak waar alle post van de hoofdzetel + de niet toewijsbare post in terechtkomt, de verdeelbak. Om de post in die verdeelbak te verwerken moet elke entiteit minimaal 2 personen de rol van ‘verdeler’ toekennen die dan in de verdeelbak kunnen. Deze personeelsleden zullen de post die in de algemene verdeelbak terecht komt van de entiteit kunnen zien en verdelen.

Let op: de verdelers zien alleen de post die terechtkomt in de verdeelbak en niet in de primaire postvakken tenzij de verdeler aan nog specifieke postvakken is gekoppeld zoals een medewerker.

​Rol admin

Personen met de rol admin hebben toegang tot alle post in alle postvakken van hun entiteit alsook de rapportering van de post binnen de entiteit. Zij moeten namelijk de post en interne postvakken binnen de entiteit beheren. Daarnaast ziet de admin ook wie aan welk postvak gekoppeld is. Zij kunnen dit zelf niet aanpassen aangezien dit via gebruikersbeheer moet.

Overzicht machtigingen

• Wanneer de medewerker gekoppeld is aan een primair postvak.
  ** Enkel vanuit de verdeelbak.

Primair Postvak

De primaire postvakken zijn de hoofdpostvakken voor de verdeling van de digitale post. Elk primair postvak komt dan ook overeen met 1 of meerdere fysieke postbussen. De primaire postvakken worden bilateraal afgesproken met de entiteiten.

De scankamer sorteert de poststukken op basis van postbus op het poststuk. Bij gebrek aan een postbus op het poststuk zal het poststuk afgeleverd worden in de digitale verdeelbak van de entiteit (infra). Bijgevolg kan er dus ook nooit vanuit 1 fysieke postbus naar meerdere digitale bussen gescand worden. Die verdere verdeling moet de entiteit zelf doen aan de hand van de interne digitale postvakken.

Meerdere fysieke postbussen scannen naar 1 digitale bus is wel mogelijk.

Verdeelbak

De verdeelbak van de entiteit is het postvak waarin alle niet toewijsbare post terecht zal komen. Alle post die niet afgeleverd kan worden in een primair postvak van de entiteit, wordt afgeleverd in de verdeelbak.

Wanneer een entiteit kiest om alle post in 1 digitaal postvak te laten scannen zal dit de verdeelbak zijn.

Intern Postvak

Indien gewenst, kunnen er ook interne postvakken aangemaakt worden. Dit is een taak van de admin van de digipostsoftware van de entiteit. De scanningskamer levert nooit post af in een intern postvak.

Interne postvakken zijn handig voor verdere interne verdeling van de poststukken, vb op teamniveau of afdelingsniveau.

Hoe interne postvakken aanmaken?

1. Surf naar digipost.vlaanderen.be(opent in nieuw venster) (Je wordt automatisch ingelogd).
2. Klik op tabblad configuratie.
3. Klik op platform en daarna op postvakken.
4. Klik op het groene plusteken om een intern postvak aan te maken.
5. Pop-up venster verschijnt.
6. Vul de naam van het interne postvak in.
7. Klik op toevoegen.

De admin van de entiteit kan op elk moment het overzicht van de interne postvakken consulteren. De lijst van alle postvakken kan je terugvinden via tabblad configuratie > platform > postvakken.

De verdeling van rollen en rechten is volledig te bepalen door de entiteit maar het Digipostteam beveelt de volgende logica aan:

Gewone medewerker

Medewerkers die weinig post krijgen en/of geen primair of intern postvak moeten beheren.

• Moeten enkel persoonlijke post kunnen lezen of post specifiek aan hun persoonlijke postvak toegewezen

Gebruikersbeheer: geen verdere stappen nodig.

Medewerkers die een intern of primair postvak moet kunnen lezen en/of beheren

Deze medewerkers moeten aan de post kunnen die niet specifiek aan hen is toegewezen maar in een primair of intern postvak zit van bijvoorbeeld een afdeling.

• Moeten aan post kunnen die niet specifiek aan hun persoonlijke postvak is toegewezen
• Moeten de post in een intern of primair postvak kunnen beheren en verwerken

Gebruikersbeheer: Koppel de medewerkers aan het postvak dat ze moeten kunnen beheren. Geen rolwijziging nodig.

Verdelers

Medewerkers die ook de post in de verdeelbak van de entiteit moeten beheren

• Moeten de post in de verdeelbak beheren en verdelen
• Moeten eventueel ook aan bijkomende interne of primaire postvakken kunnen. Dat recht staat los van het verdelersrecht

Gebruikersbeheer: Geef de medewerkers de rol van ‘verdeler’. Let op: hierdoor krijgen ze enkel het recht om de verdeelbak te bekijken en beheren. Interne en primaire postvakken moeten dan nog apart toegewezen worden.

Admins

Medewerkers die toegang nodig hebben tot alle post binnen de entiteit en de poststroom binnen de entiteit moeten beheren

• Moeten aan alle post van de entiteit kunnen
• Moeten alle post binnen de entiteit beheren
• Moeten interne postvakken aanmaken
• Moeten aan de rapportering kunnen

Gebruikersbeheer: Geef de medewerker de rol van admin. Geen verdere stappen nodig aangezien de admin toegang heeft tot alle postvakken en -bussen binnen de entiteit.

Toevoegen van een postvak aan een persoon

Om een gebruiker toegang te geven tot een postvak, moet het postvak in Gebruikersbeheer (IDM) als ‘context’ toegevoegd worden door de lokale beheerder.

Toevoegen van een rol aan een persoon

1. Zoek de persoon op in gebruikersbeheer.
2. Kies gebruikersrecht Digipost.
3. Kies de juiste rol.
4. Koppel de postvakken waartoe deze persoon toegang moet hebben door ze in het rechter blancoscherm te zetten.