Het Facilitair Bedrijf laat via Bpost de brievenpost van de VAC’s automatisch doorsturen naar het nieuwe adres. Voor de kantoorgebouwen in Brussel halen we de fysieke post op met de estafette. Dit zorgt ervoor dat alle post die in jouw gebouw toekomt automatisch terecht komt in de scankamer in het Consciencegebouw.

Het automatisch doorsturen van de post en de estafette zijn slechts tijdelijk. Het is een omweg die zorgt voor vertragingen en soms zelfs post die verloren gaat. We willen dus zo snel mogelijk de mensen/instanties die nog analoge post naar de overheid sturen informeren over de nieuwe postadressen.

Het Facilitair Bedrijf brengt via de VVSG de lokale besturen op de hoogte van de nieuwe postadressen en waar ze de juiste postbusnummers van alle entiteiten kunnen terugvinden.

Het Facilitair Bedrijf zal een algemene communicatie opmaken over de nieuwe postadressen en verspreiden via Vlaanderen intern en de digitale infoschermen in de grote kantoorgebouwen.

Het Facilitair Bedrijf zorgt ervoor dat het Organisatieregister (via Wegwijs) wordt aangepast. In het Organisatieregister (via Wegwijs) zal het postadres van jouw entiteit toegevoegd worden. Indien je meerdere postadressen hebt binnen je entiteit, kan je deze daarna zelf koppelen.

Eerst en vooral is het belangrijk dat al je medewerkers op de hoogte zijn van het nieuwe postadres: Hiervoor kan je onderstaand mailtje gebruiken.

Onderwerp: Nieuw postadres

Beste collega,

Wij willen je graag op de hoogte brengen van ons nieuw postadres. Onlangs zijn we overgegaan op het digitaliseren van onze inkomende post. Om het proces vlot te laten verlopen gaan we de post direct aan onze scankamer bezorgen in het Consciencegebouw.

Onze nieuw postadres is: Koning Albert II Laan 15 bus XXX, 1210 Brussel.

Vanaf nu dienen alle leveranciers, klanten en andere belanghebbenden die nog analoge post naar ons agentschap sturen, gebruik te maken van dit nieuwe postadres. Zorg er daarom voor dat je in alle communicatie correct doorverwijst.

Pakjes, magazines en kranten worden niet gedigitaliseerd, laat deze toekomen om op ons bezoekadres.
[Hier kan je je bezoekadres toevoegen]

Geef het nieuwe postadres door aan klanten en alle instanties waar je mee samenwerkt en nog regelmatig analoge post van ontvangt. Hiervoor kan je onderstaand mailtje gebruiken.

Onderwerp: Nieuw postadres

Beste,

Wij willen je graag op de hoogte brengen van ons nieuw postadres. Onlangs zijn we overgegaan op het digitaliseren van onze inkomende post. Om het proces vlot te laten verlopen laten we de post direct naar onze scankamer sturen.

Hieronder vind je ons postadres:

Koning Albert II Laan 15 bus XXX, 1210 Brussel.

Gebruik dit nieuwe adres voor alle toekomstige analoge correspondentie of verzendingen naar ons. Als je voor ons postadres nog het oude adres in je systeem hebt, vraag ik je vriendelijk om dit bij te werken naar ons nieuwe postadres.

Pakjes, magazines en kranten worden niet gedigitaliseerd, stuur deze dus rechtstreeks naar het bezoekadres.

[Hier kan je je bezoekadres toevoegen]

Mocht je verdere vragen hebben of meer informatie nodig hebben, neem dan contact op met: XXX

Samen met Merkbeleid zijn we tot volgende uniforme afspraken gekomen:

• Briefsjablonen: plaats geen adres in het sjabloon linksboven. Wanneer je een adres wilt vermelden voor een afspraak of briefwisseling, dan gebeurt dat in de doorlopende tekst van de brief. Bekijk hier de richtlijnen van merkbeleid over briefsjablonen.
• Formulieren: Vermeld in formulieren bij de contactgegevens links bovenaan de naam van de organisatie, het telefoonnummer en het e-mailadres. Neem geen adres op. Als de invullers het formulier met de post mogen opsturen, vermeld je het algemene postadres met het busnummer van je entiteit bij de algemene aanwijzing ‘Hoe en aan wie bezorgt u dit formulier?’.
• Naamkaartjes: vermeld enkel het bezoekadres op naamkaartjes, vermeld hier steeds dat het om een ‘bezoekadres’ gaat.
• Enveloppes: op de enveloppen plaatsen we enkel postadres, met de vermelding ‘postadres’.
• E-mailhandtekening: in je e-mailhandtekening vermeld je enkel het bezoekadres, met vermelding van ‘bezoekadres’.
• Website: op je website zet je bij contact ook best je postadres. Op de algemene website van Vlaanderen.be zorgt Het Facilitair Bedrijf dat dit in orde komt. Opgelet! Vermeld op je eigen website ook steeds het adres van je hoofdzetel, dit is namelijk wettelijk verplicht.