Elke aanvraag voor een maatwerkproject kan je richten digitaalarchief@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). In je aanvraag dien je een duidelijke projectomschrijving bestaande uit minimaal een projectscope (doelstelling en verwachte eindresultaat) en de vooropgestelde timing aan te geven.

Digitaal Archief Vlaanderen toetst jouw aanvraag aan de definitie/omschrijving van maatwerk (cf. supra). Als de aanvraag voor een maatwerkproject hieraan voldoet, richt Digitaal Archief Vlaanderen een offerte-aanvraag voor het maatwerk aan de leverancier.

Als het een aanvraag is voor aanpassingen aan de standaardoplossing die Digitaal Archief Vlaanderen biedt, dan maken de productmanager van Digitaal Archief Vlaanderen en de leverancier van het E-depot twee beoordelingen:

Binnen 2 werkdagen na ontvangst van de offertevraag laat de leverancier de aanvrager weten wanneer hij de offerte zal ontvangen.

De leverancier van het E-depot bezorgt de offerte voor het maatwerkproject rechtstreeks aan jou, met Digitaal Archief Vlaanderen in kopie. Als je de offerte ontvangen hebt, kunnen we die samen met de leverancier nog besproken, indien je dat nodig vindt.

Een offerte is gebaseerd op een inschatting van het aantal mensdagen van bepaalde profielen die nodig zijn om het maatwerkproject te realiseren. Hiervoor gebruikt men de in het document opgenomen profielbeschrijvingen en -prijzen. Bij elke offerte worden steeds de cv’s gevoegd van de aangeboden profielen.

Je valideert als klant de gemaakte offerte, waarna de leverancier van het E-depot het project opstart.

Deze offerte bestaat steeds minimaal uit een projectkost (afhankelijk van het project zal dit een resultaats-of een middelenverbintenis zijn), maar kan in bepaalde gevallen ook een exploitatiekost met zich meebrengen die een herziening van de abonnementskost (cf. de toetredingsovereenkomst) betekent.

De opvolging van de uitvoering van het effectieve maatwerkproject is jouw verantwoordelijkheid als klant. De leverancier en de klant zijn samen verantwoordelijk voor de opvolging van gemaakte afspraken m.b.t. scope, timing en budget.

Op jouw vraag kan een vertegenwoordiger van Digitaal Archief Vlaanderen deelnemen aan een projectstuurgroep.

Als het maatwerkproject impact heeft op exploitatie-gerelateerde aangelegenheden (bv. stijging kostprijs, impact op releaseplanning, …) dan maakt de productmanager van Digitaal Archief Vlaanderen steeds deel uit van de projectstuurgroep. Na afloop van het maatwerkproject zal er minstens 2 maal per jaar een overleg plaatsvinden tussen de leverancier, de klant en Digitaal Archief Vlaanderen.