Pre-ingest omvat technische hulpmiddelen om je digitale bestanden vlotter in het E-depot (te laten) invoeren (ingest). Dit zijn acties die je op voorhand uitvoert, buiten de E-depot applicatie. Vaak gaat het om acties die je herhaaldelijk zou uitvoeren mocht je dat manueel doen.

Met de Metadata Splitter kan je bestanden herschikken in een nieuwe mappenstructuur, aan de hand van de metadata van de desbetreffende bestanden. Op die manier kan je eenvoudig dossiers samenstellen uit een hoofdmap die uit verschillende ‘losse’ bestanden bestaat.

Je hebt bijvoorbeeld een hoofdmap met daarin allerhande vergaderagenda’s en -verslagen, maar niet geordend in een dossier per vergadering. Dan kan je de vergaderdossiers eenvoudig laten samenstellen met behulp van de Metadata Splitter. De toepassing creëert dan een map (= dossier) met daarin telkens de bijhorende bestanden (verslag en een agenda).

Dossier en stukken kan je in bulk invoeren in het E-depot. Hiervoor maak je gebruik van een ‘import-Excel’, die je kan downloaden uit het E-depot. De Metadata Collector leest de technische metadata uit van een map en vult het import bestand in met deze metadata. Je krijgt de optie om dit alleen voor dossiers te laten dan doen of ook op stukniveau. Het resultaat is een ingevulde import-Excel met alle verplichte metadata die je samen met de dossier en stukken in een SIP kan invoeren in het E-depot. Indien je nog extra metadata wilt toevoegen aan de ingevulde import-Excel voor import is dit nog mogelijk.