Nieuwe of vernieuwde kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid worden papierzuinig ingericht. Overheidsinstanties betrokken in (her)huisvestingsprojecten worden gestimuleerd om hun dossiers over te dragen naar het Archiefdepot en om met gewettigde vernietigingen eventuele ‘archiefachterstanden’ onder controle te krijgen. Op die manier zorgt Het Facilitair Bedrijf voor efficiëntiewinsten binnen de Vlaamse overheid én voor een aangename werkomgeving.

De archiefnorm van 5 lopende meter (lm) per VTE werd voor het eerst formeel toegepast bij de inrichting van het Herman Teirlinckgebouw (ingebruikname in 2017). Deze bedraagt per VTE 3 lm op de werkvloer en 2 lm in de kelderarchiefruimte. Voor verschillende overheidsinstanties kwam hun benodigde aantal strekkende meters ruim onder deze archiefnorm uit. Ook voordien voerde Het Facilitair Bedrijf in andere herhuisvestingsprojecten reeds een beleid van 5 lm per VTE als richtlijn.

Intussen wordt de nulnorm gebruikt. Deze werd voor het eerst toegepast op de inrichting in het Marie-Elisabeth Belpairegebouw. Op 5 februari 2021 werd het concept formeel verankerd in het strategisch vastgoedplan van de Vlaamse overheid.
Wat betekent dit concreet?

• Er wordt geen archief- of rekruimte voorzien voor afgesloten, analoge bestuursdocumenten op de werkvloer en kantoorverdiepingen. Je kan ze wel overdragen aan het Archiefdepot, inscannen (wanneer ze nog frequent worden geraadpleegd) of, als de selectieregels het toelaten, vernietigen.

• De enige uitzonderingen zijn lopende dossiers die (nog) niet digitaal behandeld kunnen worden. Voor deze absolute minderheid kan, in afwijking van de nulnorm, beperkte rekruimte voorzien worden op de werkvloer. In de herhuisvestingsbehoeften zullen deze specifieke behoeften aan lopende meter rekruimte uitvoerig gemotiveerd moeten worden. Het Facilitair Bedrijf beoordeelt op basis van deze informatie de gevraagde afwijkingen en zoekt, indien nodig, samen met de klant naar andere oplossingen.

Bij een grootschalig herhuisvestingsproject en/of bouwproject voor de Vlaamse overheid, kan er beslist worden om een werkgroep informatiebeheer op te starten. De voorzitter is een expert informatiebeheer van Het Facilitair Bedrijf en rapporteert over de voortgang aan de projectleider van het bouw- of herhuisvestingsproject. De werkgroepleden bestaan uit de informatiebeheerders (of tijdelijke contactpersonen voor informatiebeheer wanneer er nog geen informatiebeheerder is aangesteld) van alle betrokken overheidsinstanties. Als jouw organisatie betrokken is in een dergelijk project, word je als informatiebeheerder hiervan op de hoogte gebracht door Het Facilitair Bedrijf.

In het Bestuursdecreet van 7 december 2018 en het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten is Het Facilitair Bedrijf door de Vlaamse regering aangewezen als depot. De mogelijkheid is ook voorzien dat Het Facilitair Bedrijf vanaf 2023 naast het huidige Archiefdepot in Vilvoorde op andere locaties nog bijkomende archiefruimtes in beheer neemt. Ook in het Belpairegebouw zal de kelderarchiefruimte beheerd worden door Het Facilitair Bedrijf. De doelstelling is om overheidsinstanties actief te ontzorgen voor hun archiefbeheer, maar daarnaast levert dit ook schaalvoordelen op voor het actief beheren van bestuursdocumenten. Naast de schaalvoordelen vormt de ontzorging van overheidsinstanties hierbij een belangrijk speerpunt.

Het Facilitair Bedrijf heeft een gefaseerd plan van aanpak opgemaakt met timings, welke gebouwen al dan niet in scope zijn, … Het plan werd voorgelegd aan de Werkgroep Archief- en Informatiebeheer op 7 november 2019.

Beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten in het Bestuursdecreet.