• Voor elk ingediend EPC houdt de energiedeskundige gedurende 5 jaar een projectdossier bij, te rekenen vanaf de datum van indienen van het EPC en ongeacht de geldigheid van dat EPC. Zorg dus gedurende 5 jaar voor de nodige back-ups van uw bestanden.
• Het VEKA controleert de kwaliteit van EPC’s. Bij een controle moet een energiedeskundige het projectdossier overmaken. Wie geen of een onvolledig projectdossier heeft, pleegt een inbreuk tegen de energieprestatiecertificatenregelgeving.
• Het projectdossier bestaat uit de bewijsstukken met overzichtslijst, foto’s van de visuele vaststellingen en een grafisch dossier.
• U maakt dit projectdossier best zo snel mogelijk na uw plaatsbezoek op.

• Bij de opmaak van een EPC baseert u zich naast visuele vaststellingen op bewijsstukken. U mag geen informatie uit verklaringen of andere niet-aanvaarde bewijsstukken gebruiken. U vindt een overzicht van al de aanvaarde bewijsstukken, en de voorwaarden waar ze aan moeten voldoen, in paragraaf I.4.2 van het Inspectieprotocol(PDF bestand opent in nieuw venster).
• U houdt ook een ondertekende overzichtslijst van alle ontvangen documenten bij. De aanstiplijst kan hiervoor dienen als leidraad. Door deze lijst te laten ondertekenen kunnen later eventuele discussies vermeden worden. Hou zeker de ingevulde en ondertekende aanstiplijst (PDF bestand opent in nieuw venster)bij in het projectdossier.

• Dit dossier bestaat uit de detail- én overzichtsfoto’s van de visuele vaststellingen (inclusief destructief onderzoek).
• De overzichtsfoto van de plaats van de visuele vaststelling linkt samen met de detailfoto de vaststelling ontegensprekelijk aan de betreffende eenheid. Als het ter plaatse niet mogelijk of veilig is om een detailfoto van de vaststelling te nemen, neemt u minstens een overzichtsfoto.

Een grafisch dossier vormt de staving voor de bruikbare vloeroppervlakte, de opbouw van gebouwschil en begrenzingen, de opdeling van de installaties voor verwarming, koeling, ventilatie of bevochtiging, de verlichtingszones en de ingevoerde meters voor de bepaling van het hernieuwbare aandeel.

Dit dossier bevat minstens onderstaande elementen.

• Plattegronden van alle verdiepingen (horizontale doorsneden) met minstens de buitenafmetingen en vermelding van de begrenzingen. Op basis van de plattegronden moet de oppervlaktefractie van elke ruimtecluster en verlichtingszone kunnen afgeleid worden. U noteert hier ook de hoofdbestemming van de gebouweenheid bij, en motiveert uw keuze.
• Aanzichten van alle gevels.
• Een beschrijving van hoe het beschermd volume werd afgebakend, en de bruikbare vloeroppervlakte werd berekend.
• Een schema van de aanwezige meters en hoe deze verbonden zijn met de aanwezige stromen en opwekkers.

U mag de plannen en aanzichten bundelen in een grafisch model (zoals bijv. Sketchup bestand).