De onbeschikbaarheden omvatten hoofdzakelijk de verloven die bedoeld zijn om gedurende langere tijd het arbeidsregime in de tewerkstellingsrelatie te wijzigen. Deze wijziging kan ertoe leiden dat het arbeidsregime wordt verminderd of dat het personeelslid voor een periode geen arbeidsprestaties levert voor de entiteit. Mogelijk gaat de entiteit voor deze onbeschikbaarheden ook op zoek naar vervanging.
In de personeelsbeschikbaarheid worden dus aanwezigheden, maar ook afwezigheden meegeteld. Afwezigheden hebben niet de bedoeling om het arbeidsregime van de tewerkstellingsrelatie te wijzigen. In tegenstelling tot een onbeschikbaarheid komt een afwezigheid onverwacht of wordt verwacht dat het personeelslid niet langdurig afwezig zal zijn. Afwezigheden zijn bijvoorbeeld jaarlijks verlof, dienstvrijstellingen of afwezigheden ten gevolge van ziekte, arbeidsongeval of zwangerschap (ook wanneer deze afwezigheden bij contractuelen betaald worden door het ziekenfonds).
De onbeschikbaarheden worden opgedeeld in vijf inhoudelijke categorieën:
- Deeltijdse onbeschikbaarheid: Statutaire personeelsleden kunnen een verlof voor deeltijdse prestaties opnemen. Bij contractuele personeelsleden wordt de deeltijdse onbeschikbaarheid geregeld met een wijziging van het tewerkstellingspercentage via een addendum bij de arbeidsovereenkomst of een parallel contract (bv. van 100% naar 70%). Deeltijdse prestaties laten toe dat er in de onbeschikbare tijd elders arbeidsprestaties worden geleverd, zo ook bij een andere entiteit van de Vlaamse overheid.
- Verlof voor politiek ambt: Dit omvat alle onbeschikbaarheden van personeelsleden om een politiek ambt op te nemen. Dit verlof kan zowel tot voltijdse als deeltijdse onbeschikbaarheid leiden. Het politiek verlof in de vorm van een dienstvrijstelling wordt als een afwezigheid beschouwd en niet als een onbeschikbaarheid gezien de beperkte duur waarop er geen arbeidsprestaties worden geleverd.
- Verlof tewerkstelling elders: Dit omvat alle verlofregelingen omwille van een tewerkstelling in een andere entiteit van de Vlaamse overheid of buiten de Vlaamse overheid, zonder dat de bestaande tewerkstellingsrelatie met de entiteit wordt verbroken. Voorbeelden zijn: tewerkstelling bij een politiek kabinet of een Europese of internationale instelling, een internationale opdracht (bijvoorbeeld ontwikkelingssamenwerking), en een statutaire stage bij een andere entiteit van de Vlaamse overheid. Syndicaal verlof wordt ook aan deze categorie toegevoegd gezien de feitelijk soms lange tewerkstelling bij de syndicale vakorganisaties.
- Loopbaanonderbrekingen: Dit omvat alle mogelijke verlofstelsels die leiden tot een voltijdse of deeltijdse loopbaanonderbreking om persoonlijke of familiale redenen (de thematische verloven). In tegenstelling tot de categorie ‘deeltijdse onbeschikbaarheid’, wordt loopbaanonderbreking minder genomen om elders te werken. Hier is vaak een uitkering (bijvoorbeeld van de RVA) van toepassing.
- Opschorting tewerkstelling: Deze categorie kenmerkt zich door het effect dat het onbetaald verlof op de tewerkstelling (en dus ook de verloning) heeft: de tewerkstelling wordt namelijk tijdelijk stilgelegd. Dit kan op vraag van het personeelslid of op initiatief van de entiteit. Bij contractuelen houdt dit een schorsing van de arbeidsovereenkomst in.