Volgende activiteiten van personeelsleden kunnen, in het kader van de uitvoering van de juridische tewerkstellingsrelatie, gelijkgesteld worden met het leveren van arbeidsprestaties en worden dus aanzien als ‘aanwezige tijd’:

1. Werken: Werken op de standaardbedrijfslocatie
2. Plaats- en tijdsonafhankelijk werken (voorheen telewerken): Werken maar op een andere locatie dan de standaardbedrijfslocatie. Het wordt omwille van het inhoudelijke belang apart geplaatst waardoor aparte rapportering mogelijk wordt.
3. Dienstreizen: Dit wordt gelijkgesteld aan werken omdat dit in opdracht is van de tewerkstelling.
4. Opleidingen (VTO): Dit wordt gelijkgesteld met werken gezien de lijnmanager steeds de dienstvrijstelling en/of het vormingsverlof moet toekennen. Er kan dus verondersteld worden dat de VTO-activiteit steeds op een of andere manier zal verband houden met de tewerkstelling, op korte of lange termijn.
5. Overwerk: Dit is de enige situatie die enkel wordt meegeteld bij de personeelsaanwezigheid en niet bij de personeelsbeschikbaarheid. Er zijn twee soorten overwerk:
   • Overwerk waarvoor een personeelslid geen extra verlof heeft gevraagd (maar wel extra verloning krijgt - cfr. uitzonderlijk werken). Deze overuren worden bijkomend meegeteld.
   • Overwerk waarvoor compenserende inhaalrust wordt gevraagd. Terwijl de compenserende inhaalrust als afwezigheid is meegeteld (en dus ook meetelt in de personeelsbeschikbaarheid of bruto VTE), worden de overuren in dit geval bij de Vlimpersentiteiten niet steeds geregistreerd. Daarom wordt de hoeveelheid overuren hier geschat door middel van de compenserende inhaalrust die men ervoor gekregen heeft en dit aantal meegerekend bij de personeelsaanwezigheid (netto VTE).

Afwezigheden omvatten alle verloven en dienstvrijstellingen die niet de bedoeling hebben om het arbeidsregime van de tewerkstellingsrelatie te wijzigen. Dit omdat de afwezigheid onverwacht komt en/of omdat verwacht wordt dat het personeelslid niet langdurig afwezig zal zijn.

Volgende afwezigheden, opgedeeld in acht inhoudelijke categorieën, tellen niet mee voor de berekening van de personeelsaanwezigheid:

1. Jaarlijks verlof: Hieronder wordt niet alleen het jaarlijks verlof begrepen, maar ook het kabinetsverlof. Kabinetsverlof wordt hier beschouwd als extra dagen jaarlijks verlof voor personeelsleden die na een periode van tewerkstelling op een kabinet naar de Vlaamse administratie terugkeren.
2. Recuperatie overwerk: Deze categorie moet samen gelezen worden met de overeenkomstige categorie ‘overwerk’ bij ‘arbeidsprestaties’. Als personeelsleden meer arbeidsprestaties leveren dan in de tewerkstellingsrelatie formeel afgesproken werd, kunnen sommige personeelsleden (bv. met continufuncties) deze compenseren met een extra afwezigheidsperiode op een tijdstip waarop ze anders verwacht werden arbeidsprestaties te leveren. Deze compenserende inhaalrust wordt als een afwezigheid beschouwd omdat formeel gezien dit analoog is aan de overige afwezigheidscategorieën.
3. Dienstvrijstellingen: Dit omvat alle regelingen die samengevat worden onder deze naam.
4. Familiale verloven: Dit omvat alle mogelijke varianten van afwezigheden ten gevolge van een belangwekkende gebeurtenis voor het betrokken personeelslid of in diens nabije omgeving (huwelijk, geboorte, moederschapsrust, ouderschap, pleegzorg, overlijden).
5. Ziekte en arbeidsongevallen: Dit omvat alle afwezigheden ten gevolge van ziekte of arbeidsongevallen (incl. ongevallen van gemeen recht) en dit bij alle personeelsleden (onafhankelijk van het statuut). Ziekte en arbeidsongevallen worden gebundeld omwille van hun inhoudelijke samenhang maar ook omwille van hun onderlinge functionele verwevenheid (bijvoorbeeld: de afwezigheid die aangegeven wordt als een gevolg van een arbeidsongeval maar achteraf door Medex niet wordt erkend, wordt retroactief omgezet naar ziekte).
6. Onderbreking tewerkstelling: In tegenstelling tot de categorie ‘opschorting tewerkstelling’ (cfr. onbeschikbaarheden), betreft het bij deze categorie een korte en voor de entiteit onverwachte periode waarin de tewerkstelling tijdelijk wordt verstoord (om persoonsgebonden redenen of om redenen in de nabije privé-omgeving). Het wordt beschouwd als ongewettigde afwezigheid.
7. Staking: Hoewel deze categorie functioneel gezien kan toegevoegd worden aan de vorige categorie (onderbreking tewerkstelling), wordt staking om inhoudelijke redenen daar niet mee gelijkgesteld. Er kan namelijk aangenomen worden dat personeelsleden staken omwille van een conflict met de werkgever(s).
8. Algemene crisissituatie: Dit omvat de afwezigheden die het rechtstreeks gevolg zijn van een algemene crisissituatie (bijvoorbeeld tijdens de corona-epidemie). In tegenstelling tot de categorie ‘onderbreking tewerkstelling’ gaat het hier om een gewettigde afwezigheid, en niet om persoonsgebonden redenen.

De personeelsaanwezigheid geeft een indicatie van het totaal aantal voltijdse equivalenten (netto VTE) dat in een bepaalde periode effectief prestaties leverden binnen de organisatie. Om de personeelsaanwezigheid te berekenen, wordt de aanwezige tijd in de organisatie geteld (of afwezige tijd in mindering gebracht van de beschikbare tijd) en vervolgens gedeeld door de tijd die een voltijds personeelslid in theorie beschikbaar kan zijn. Het bekomen getal geeft weer hoeveel percent van de door de entiteit beschikbaar gestelde tijd er effectief gepresteerd wordt. Raadpleeg het overzicht van de verschillende af- en aanwezigheden die samen de personeelsbeschikbaarheid vertegenwoordigen(Excel bestand opent in nieuw venster).

Voorbeeld

Entiteit 1 heeft 10 personeelsleden die samen 174 dagen aanwezig waren in juni 2023.

Goed om te weten

Afhankelijk van het werkregime van het personeel maakt u de berekening in dagen (7,6 uren per dag) of uren (60 minuten per uur). Volgens organisaties waarbij de werkdagen theoretisch meer of minder uren duren, kan de berekening ook in uren gemaakt worden. Hiervoor deelt u de beschikbare uren door het aantal theoretisch beschikbare uren (ofwel het theoretisch aantal beschikbare dagen vermenigvuldigd met 7,6).