Een buitenlander in Vlaanderen tewerkstellen: wijzigingen na het verkrijgen van een toelating

Een toelating tot arbeid van bepaalde duur verwijst naar één werkgever, één buitenlandse werknemer, één plaats van tewerkstelling en naar één functie(categorie). Wijzigingen van één of meer van die elementen hebben gevolgen voor de toelating tot arbeid.

Verandering van werkgever

Voor aanvragen voor een toelating tot arbeid ‘maximaal 90 dagen of 90/180 dagen met Schengenvisum’ en aanvragen voor een gecombineerde vergunning zijn meerdere scenario’s mogelijk: de werknemer neemt ontslag, de werknemer wordt ontslagen door de werkgever, of de werknemer verandert van werkgever.

Werknemer geeft ontslag en heeft geen nieuwe werkgever

Werknemer verandert van werkgever

Voor alle categorieën, met uitzondering van seizoenarbeid en Europese blauwe kaart

Als een werknemer van werkgever verandert, moet de nieuwe werkgever een toelating tot arbeid aanvragen voor de nieuwe tewerkstelling. De werknemer kan dat niet zelf doen.

Er mag pas gewerkt worden bij de nieuwe werkgever als de buitenlandse werknemer via de werkgever een nieuwe nieuwe toelating tot arbeid van bepaalde duur voor een gecombineerde vergunning verkreeg van de Vlaamse Dienst Economische migratie en als de werknemer nog een nog geldig verblijf heeft in de vorm van een geldige elektronische verblijfskaart of in de vorm van een Bijlage 49.

Als de voorgaande tewerkstelling al beëindigd is, dan moet de werkgever dat melden via het Uniek Loket(opent in nieuw venster) door bij het dossier van de ex-werknemer op de knop ‘stopzetten’ te drukken. Als de knop ‘stopzetten’ niet beschikbaar is, moet de werkgever mailen naar arbeidskaart@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). De werknemer moet dan alleen nog wachten op de nieuwe toelating tot arbeid om te kunnen starten bij de nieuwe werkgever.
Als de voorgaande tewerkstelling nog loopt, dan blijft de voorgaande toelating tot arbeid geldig totdat de voorgaande tewerkstelling:
- daadwerkelijk eindigt (door einde van arbeidsovereenkomst)
- beëindigd wordt na een opzegperiode
- beëindigd wordt in onderlinge afspraak tussen werkgever en werknemer. De werknemer mag in dat geval nog blijven werken bij de ‘oude’ werkgever tijdens de aanvraag van de nieuwe toelating tot arbeid (en tijdens de opzegperiode) op voorwaarde dat die tewerkstelling nog steeds gedekt wordt door die ‘oude’ toelating tot arbeid (hetzij arbeidskaart, hetzij gecombineerde vergunning).

De werkgever of werknemer hoeft de originele arbeidskaart en/of arbeidsvergunning niet terug te sturen. De ‘oude’ werkgever moet alleen de effectieve einddatum van de voorgaande tewerkstelling melden via het Uniek Loket(opent in nieuw venster) door bij het dossier van de ex-werknemer op de knop ‘stopzetten’ te drukken. Als de knop ‘stopzetten’ niet beschikbaar is, moet de werkgever mailen naar arbeidskaart@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). De betrokken werknemer mag zijn voorgaande arbeidskaart dus bijhouden: de geldigheid van die kaart vervalt toch bij het uitreiken van een nieuwe toelating tot arbeid.

Vereiste documenten

Een verandering van werkgever is een vernieuwing van een bestaande toelating tot arbeid. En dus moeten bij de nieuwe aanvraag alle ‘hernieuwingsdocumenten’ ingediend worden, behalve de loonstaten van de vorige tewerkstelling, aangezien dat niet de verantwoordelijkheid is van de nieuwe werkgever die de aanvraag tot hernieuwing indient. Een bewijs van retributie, een medisch attest en een uittreksel uit het strafregister zijn dus niet nodig.

Enkel voor seizoenarbeid en blauwe kaart

Blauwe kaart: tijdens eerste periode van 12 maanden is een nieuwe toelating tot arbeid niet nodig. Een schriftelijke melding aan de dienst Economische Migratie is voldoende, u kan hiervoor dit document gebruiken: pdf-versie(PDF bestand opent in nieuw venster) of word-versie(Word bestand opent in nieuw venster);.
Seizoenarbeid: Binnen de geldigheidsduur van de gecombineerde vergunning maakt de nieuwe werkgever een schriftelijke melding over aan de dienst Economische Migratie en neemt de seizoenarbeider over. Dat kan met dit document : pdf-versie(PDF bestand opent in nieuw venster) of word-versie(Word bestand opent in nieuw venster);

Werkgever ontslaat de werknemer

In geval van ontslag van de werknemer voor wie een toelating tot arbeid is toegekend, moet de werkgever dat ontslag en de effectieve einddatum meteen melden via het Uniek Loket(opent in nieuw venster) door bij het dossier van de ex-werknemer op de knop ‘stopzetten’ te drukken en bijhorend document (ontslagbrief, C4…) op te laden. Als de knop ‘stopzetten’ niet beschikbaar is, moet de werkgever mailen naar arbeidskaart@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

De werkgever heeft ook de plicht om de werknemer Dimona uit te melden.

Op basis van die melding zal de Dienst Economische Migratie de gecombineerde vergunning laten intrekken na de wettelijke opzegperiode. Doordat er dan geen tewerkstelling meer is, is de toelating tot arbeid niet meer geldig. En daardoor is ook de gecombineerde vergunning niet meer geldig.

In de praktijk zal de Dienst Vreemdelingenzaken de intrekking pas drie maanden na de stopzetting van de tewerkstelling effectief doorvoeren, zodat de werknemer nog drie maanden tijdelijk verblijf heeft om eventueel een nieuwe tewerkstelling te vinden. Als de werknemer binnen die periode van drie maanden geen nieuwe tewerkstelling vindt, moet hij/zij terug naar het land van herkomst.

Aangezien de gecombineerde vergunning pas na drie maanden effectief ingetrokken wordt, blijft het verblijf van de werknemer in die periode nog lopen, ook al is zijn toelating tot arbeid niet meer geldig. Dat laatste maakt het wat lastig voor nieuwe werkgevers, die de gecombineerde vergunning zien waarop vermeld staat: ‘Arbeidsmarkt: beperkt’. Daardoor denken sommige werkgevers dat de betrokken werknemer meteen bij hen aan de slag kan, wat niet het geval is: zij moeten eerst een totaal nieuwe toelating tot arbeid aanvragen. De werknemer kan dat niet zelf doen.

Bij die nieuwe aanvraag moeten alle ‘hernieuwingsdocumenten’ ingediend worden, behalve de loonstaten van de vorige tewerkstelling, aangezien dat niet de verantwoordelijkheid is van de nieuwe werkgever die de nieuwe aanvraag indient. Een bewijs van retributie, een medisch attest en een uittreksel uit het strafregister zijn dus niet nodig.

Werknemer onder de categorie ‘overige’ verandert van werkgever

Plaats van tewerkstelling wijzigt

Als de plaats van tewerkstelling wijzigt, moet de werkgever een nieuwe toelating tot arbeid aanvragen.

Voor aanvragen voor een toelating tot arbeid ‘maximaal 90 dagen of 90/180 dagen met Schengenvisum’ en aanvragen voor een gecombineerde vergunning geldt: de bevoegde regio is het gewest waarin de vestigingseenheid gelegen is waar de buitenlandse werknemer tewerkgesteld zal worden. Als de werkgever meerdere vestigingseenheden bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer hoofdzakelijk tewerkgesteld wordt.

Als de hoofdzakelijke plaats van tewerkstelling niet kan worden bepaald, doordat de werknemer bijvoorbeeld 50% in het ene en 50% in het andere gewest tewerkgesteld wordt, is het gewest bevoegd waar de maatschappelijke zetel van de onderneming gevestigd is en dus geregistreerd staat in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Als de werkgever geen enkele maatschappelijke eenheid of vestigingseenheid in België bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer zijn activiteiten zal uitoefenen.

Arbeidsvoorwaarden wijzigen

Als de arbeidsvoorwaarden wijzigen (vb. aantal uren tewerkstelling wijzigt) geldt BVR 7/12/2018 artikel 9.

“Gedurende de geldigheid van de toelating tot arbeid van bepaalde duur verwittigt de werkgever de bevoegde overheid:

1° ingeval van verbreking van de arbeidsovereenkomst;
2° bij elke betekenisvolle wijziging van de arbeidsvoorwaarden die gevolgen kan hebben op de geldigheid van de toelating.

De bevoegde overheid deelt de werkgever mee of een nieuwe toelating tot arbeid aangevraagd moet worden, en doet dit uiterlijk 15 dagen na de melding bedoeld in het eerste lid, 2°.”

U meldt dat via arbeidskaart@vlaanderen.be (opent in uw e-mail applicatie)

Functie (categorie) wijzigt

Als het soort werk dat de buitenlander zal verrichten wijzigt, moet de werkgever een nieuwe toelating tot arbeid aanvragen via het Uniek Loket.

Het soort werk dat de buitenlander zal verrichten bepaalt of hij zal worden toegelaten tot de arbeidsmarkt.

Nieuwe werkgever in het kader van een cao 32 bis

In uitvoering van art. 9 BVR moet de werkgever de administratie in elk dossier op de hoogte te brengen van betekenisvolle wijzigingen.

Bij een overgang van onderneming op basis van een overeenkomst (zoals een fusie, overname, of opslorping, conform cao 32 bis), waarbij alle activa en passiva van de balans naar de overnemende entiteit gaan, inclusief de arbeidsovereenkomsten van de werknemers, blijft de bestaande toelating tot arbeid geldig. Dit betekent dat werknemers hun rechten en verplichtingen behouden, inclusief hun arbeidsovereenkomst, onder de nieuwe werkgever.

Vanuit praktisch oogpunt (bijvoorbeeld een inspectiecontrole) is het wenselijk zo vlug mogelijk een nieuwe toelating aan te vragen. In de tussenperiode kan de werknemer wel tewerkgesteld blijven op basis van de lopende toelating.

Uiterlijk bij de hernieuwing van de bestaande toelating tot arbeid dient een nieuwe toelating aangevraagd te worden door de nieuwe onderneming.