Privacyverklaring sollicitaties en Selectiecentrum

Het Agentschap Overheidspersoneel hecht belang aan de bescherming van de privacy en de verwerking van persoonsgegevens.

Gelieve deze privacyverklaring aandachtig te lezen. We leggen erin uit waarom en hoe wij jouw persoonsgegevens verzamelen voor sollicitaties en Selectiecentrum, hoe wij deze beschermen en voor hoelang wij deze bewaren. Wij bewaren deze gegevens zo veilig als redelijkerwijze mogelijk en beschermen deze tegen verlies en ongeoorloofde verstrekking of toegang en wij verwerken jouw persoonsgegevens conform de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (‘AVG’ of in het Engels ‘GDPR’).

Door het indienen van het sollicitatieformulier bevestig je expliciet dat je deze privacyverklaring hebt gelezen en begrepen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle procedures die door selectoren van de Vlaamse overheid (binnen het toepassingsgebied Vlimpers) uitgevoerd worden.

1. Definities

In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:

1. Agentschap Overheidspersoneel of AgO: het Agentschap Overheidspersoneel, een overheid van het Vlaamse Gewest en de Vlaamse Gemeenschap, met maatschappelijke zetel te Havenlaan 88, bus 50, 1000 Brussel en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0316.380.841.
   
2. Gegevensbeschermingswetgeving: de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens die van toepassing is op het Agentschap Overheidspersoneel, waaronder de AVG.
   
3. Persoonsgegevens: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Anonieme gegevens, zonder de mogelijkheid om je te identificeren, worden bijgevolg niet als persoonsgegevens beschouwd.
   
4. Verwerking: elke bewerking of ieder geheel van bewerkingen, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde processen, en toegepast op de persoonsgegevens van natuurlijke personen, zoals het inzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, opslaan, wijzigen, wissen, consulteren, meedelen en gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen of vernietigen.

2. Verwerking persoonsgegevens

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen die plaatsvinden in het kader van rekrutering en selectie voor de Vlaamse overheid, uitgevoerd door het Selectiecentrum van het Agentschap Overheidspersoneel.

Je sollicitatiegegevens worden via het sollicitantenopvolgsysteem van Cornerstone verwerkt.

Bij videorekrutering worden video-opnames verwerkt via het sollicitantenopvolgsysteem van Visiotalent.

In dit systeem wordt je sollicitatie geregistreerd en worden je gegevens zichtbaar voor de selectieverantwoordelijken van de Vlaamse overheid en de juryleden van je specifieke selectieprocedure. De selectieprocedures zijn gebonden aan een deontologische code waardoor de vertrouwelijkheid van jouw gegevens wordt gegarandeerd.

Het Agentschap Overheidspersoneel hecht het nodige belang aan het respecteren en het beschermen van je privacy en aan de vertrouwelijkheid en veiligheid van je persoonsgegevens.

Op de verwerking van je persoonsgegevens is de Verordening (EU) 2016/679 (hierna ‘GDPR’) van toepassing. Vanaf 5 september 2018 is de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van toepassing. Naar deze wetgeving wordt verwezen als ‘Gegevensbeschermingswetgeving’.

Het Agentschap Overheidspersoneel treedt hierbij op als verantwoordelijke voor de verwerking. Daarnaast kunnen jouw persoonsgegevens tevens worden verwerkt door de betreffende Vlaamse overheid die optreedt als selector waar de vacature is, desgevallend treden deze overheden tevens op als verwerkingsverantwoordelijke.

Het Agentschap Overheidspersoneel zorgt voor passende en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van verlies of onrechtmatige verwerking.

3. Welke persoonsgegevens

Het Agentschap Overheidspersoneel verwerkt volgende gegevens uit je sollicitatie of selectie:

• Naam
• Adres
• Contactgegevens
• Persoonlijke identificatiegegevens
• Rijksregisternummer
• Gegevens in verband met arbeidsrelatie, beroep en betrekking,
• Werkervaring
• Gegevens in verband met opleiding
• Gegevens betreffende de gezondheid, o.a. ziekte, arbeidshandicap arbeidsgeneeskunde, hospitalisatie (onder meer voor redelijke aanpassingen van de selectieprocedure)
• Sollicitatiegegevens en testen
• Informatie uit bevragingen
• Eventuele informatie die je zelf beslist over te maken
• Beeldopnames: video-antwoorden op selectievragen

(in geval van videorekrutering)

Het Agentschap Overheidspersoneel van de Vlaamse overheid verzamelt daarnaast gevoelige informatie over gezondheid en etnische afkomst van sollicitanten. Deze informatie wordt verzameld in het kader van het gelijke kansen- en diversiteitsbeleid. Zo krijgt het Agentschap Overheidspersoneel van de Vlaamse overheid een zicht op de aanwezigheid van het aantal personen van allochtone afkomst en personen met een arbeidshandicap binnen de administratie zodat ze het personeelsbeleid hierop kan afstemmen. Je bent niet verplicht om deze informatie mee te delen. De wettelijke grondslag voor deze verwerking van gevoelige gegevens is het decreet van 8 mei 2002 houdende evenredige participatie op de arbeidsmarkt en het decreet van 28 april 1998 betreffende het Vlaamse Integratiebeleid. Bovendien is de verwerking noodzakelijk met het oog op de uitvoering van de specifieke verplichtingen en rechten van de verwerkingsverantwoordelijke op het gebied van het arbeidsrecht.

4. Doeleinden en rechtsgronden

Het Agentschap Overheidspersoneel verzamelt je persoonsgegevens en verwerkt deze voor één of meerdere van de volgende doeleinden:

5. Gegevens verkregen van derden

Volgende categorieën persoonsgegevens kunnen worden verwerkt die werden bekomen van derden, waaronder publieke bronnen:

Tewerkstellende Vlaamse overheidsinstantie die vacature aanbiedt

• Persoonlijke identificatiegegevens;
• Informatie vanuit de entiteit

Verwerkers die voor het Agentschap Overheidspersoneel optreden als onderaannemer bij het uitvoeren van de HR-diensten (in het bijzonder selectiekantoren)

• Persoonlijke identificatiegegevens;
• Informatie over de selectieprocedure die ze uitvoeren

Leer- en Ervaringsbewijzendatabank (LED)

• Info over diploma’s

6. Doorgifte persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden alleen door het Agentschap Overheidspersoneel verwerkt voor intern gebruik voor de hierboven beschreven doeleinden. Wij verhuren of verkopen je persoonsgegevens niet aan derden voor gebruik voor eigen doeleinden.

Soms is het Agentschap Overheidspersoneel van de Vlaamse overheid wettelijk of decretaal verplicht om je persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om deze gegevens op te vragen mits voorlegging van de nodige regeling, machtiging of via het afsluiten van een protocol zijn ze zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Binnen het Agentschap Overheidspersoneel worden de persoonsgegevens enkel beschikbaar gesteld aan het eigen personeel op een ‘need to know’ basis. De selectieverantwoordelijke van de procedure waar je aan deelneemt, de human resources-contactpersoon en de juryleden van de organisatie die de vacature opstelt, zullen toegang hebben tot je persoonsgegevens in het kader van je sollicitatie.

Het Agentschap Overheidspersoneel kan gebruik maken van verwerkers om je persoonsgegevens te verwerken. Verwerkers zijn natuurlijke of rechtspersonen, overheden, agentschappen of andere organen die namens het Agentschap Overheidspersoneel persoonsgegevens verwerken. We sluiten daarvoor telkens een verwerkingscontract af om met hen ook de nodige afspraken te maken omtrent naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Het Agentschap Overheidspersoneel geeft de persoonsgegevens door aan volgende (categorieën) ontvangers:

• Vlaamse overheidsinstanties voor wie het de selecties doet
• Andere overkoepelende Vlaamse overheidsdiensten voor het mogelijk specifiek uitvoeren van hun opdrachten (bv. om sollicitanten toe te laten tot de gebouwen).
• Verwerkers die voor het Agentschap Overheidspersoneel optreden als onderaannemer bij het uitvoeren van de diensten (selecties e.d.).
• Verwerkers die voorzien in hosting van aanverwante databases voor bevraging/klantentevredenheid
• De door de overheid gecontroleerde contactcenters tot organisatie van het contactonderzoek in het kader van COVID-19: in het kader van decreet van 29 mei 2020 kunnen je persoonsgegevens doorgegeven worden. Dit gebeurt als je tijdens of kort na de selectieprocedure in contact bent gekomen met een iemand die positief test op COVID-19.

Persoonsgegevens worden per definitie niet buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt of uitgevoerd. Indien doorgifte toch vereist zou zijn voorziet AgO in de nodige maatregelen opdat deze doorgifte een equivalent veiligheidsniveau heeft zoals in Vlaanderen.

Anonieme gegevens kunnen steeds worden doorgeven, ongeacht voor welke doeleinden.

7. Duur van de bewaring van de gegevens

Ben je geselecteerd en ga je bij de Vlaamse overheid aan de slag? Dan worden je gegevens bewaard in een selectiedossier omdat deze informatie gedurende de hele loopbaan relevant kan zijn voor loopbaanstappen. Er wordt ook een personeelsdossier opgemaakt. Dit selectiedossier en het personeelsdossier blijven 61 jaar bewaard.

Ben je geselecteerd volgens het objectief wervingssysteem maar kwam je niet meteen in dienst? Dan worden je gegevens bewaard in een selectiedossier omdat deze informatie gedurende de hele loopbaan relevant kan zijn indien je toch in dienst komt. Dit selectiedossier blijft 61 jaar bewaard.

Ben je niet geselecteerd maar legde je wel relevante selectietesten af? In dat geval kom je gedurende 7 jaar in aanmerking voor het principe van ‘niet nodeloos hertesten’. Je gegevens worden gedurende 7 jaar bewaard om hier aanspraak op te maken bij toekomstige sollicitaties.

Ben je niet geselecteerd, niet opgenomen in een werfreserve en legde je geen testen af die herbruikbaar zijn? Dan bewaren we je gegevens voor een periode van 2 jaar.

Zit je in een werfreserve, dan worden je gegevens 60 jaar bewaard, tenzij anders is bepaald in het selectiereglement.

In het geval een selectie- of searchkantoor in het kader van je sollicitatie persoonsgegevens ontvangt, worden je gegevens voor een duurtijd van 2 jaar in hun databank opgenomen.

In het geval een selectie verloopt via een video-opname (Visiotalent) dan worden de gegevens voor een duurtijd van 2 jaar in hun databank opgenomen.

8. Je rechten

Je hebt het recht ons te verzoeken tot inzage van en rectificatie of wissing van persoonsgegevens of om beperking van de jouw betreffende verwerking, alsmede het recht tegen verwerking of doorgifte van persoonsgegevens bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit door je te richten tot de DPO van het Agentschap Overheidspersoneel, Havenlaan 88, bus 50, 1000 Brussel of aan dpo.ago@vlaanderen.be met een gedagtekend en ondertekend verzoek, met bijgevoegd een kopie van je identiteitskaart of je e-mail voorzien van een elektronische handtekening.

Je beschikt over het recht om toestemming voor een bepaalde verwerking te allen tijde in te trekken voor zover van toepassing en slechts in de mate toestemming daartoe de enige rechtsgrond zou zijn, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

De DPO informeert je schriftelijk binnen één maand na de ontvangst van het verzoek over het gevolg dat aan je verzoek werd gegeven. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn, indien nodig, met twee maanden worden verlengd.

Tot slot heb je steeds het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Er wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, bij de verwerking van persoonsgegevens.

9. Anonieme gegevens

Het is het Agentschap Overheidspersoneel toegestaan om niet-persoonlijke en anonieme gegevens te verzamelen en persoonsgegevens te anonimiseren. Deze gegevens laten het Agentschap Overheidspersoneel niet toe om een individuele persoon te identificeren en deze gegevens kunnen met derden worden gedeeld, ook voor statistische doeleinden.

10. Wijzigingen

Het Agentschap Overheidspersoneel houdt zich het recht voor deze privacyverklaring steeds te wijzingen. Wijzigingen en aanpassingen melden we via de website. In voorkomend geval ook via een andere manier om wijzigingen en aanpassingen aan de betrokkenen mee te delen. De meest actuele versie staat steeds op de website van het Agentschap Overheidspersoneel.

11. Varia

Als één of meerdere clausules uit deze privacyverklaring door een rechterlijke tussenkomst gedeeltelijk of volledig nietig of niet-bindend wordt verklaard, heeft dit geen enkele invloed op de geldigheid van de overige clausules of op de geldigheid van de gehele privacyverklaring. Als het Agentschap Overheidspersoneel de bewuste clausule(s) wil wijzigen of vervangen, dient de gewijzigde of nieuwe clausule zo nauw als mogelijk aan te sluiten bij de nietige of niet-bindend verklaarde clausule(s).

12. Contact

Als je vragen hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, kun je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (‘DPO’) van het Agentschap Overheidspersoneel van de Vlaamse Overheid door te mailen naar dpo.ago@vlaanderen.be. Je kunt ook terecht bij de DPO met opmerkingen en suggesties en om je rechten uit te oefenen.

Je kunt je in tweede lijn ook wenden tot de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC), indien je van mening bent dat het Agentschap Overheidspersoneel niet in overeenstemming met de wetgeving rond gegevensbescherming heeft gehandeld. www.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie.