Oproeping voor- en bijzitters
De werking van de stem-en telbureaus wordt op de dag van de verkiezingen toevertrouwd aan een voorzitter en een aantal bijzitters. Een magistraat wijst de (plaatsvervangende) voorzitters en bijzitters aan op basis van 2 lijsten afkomstig van de gemeenten. Burgers die een oproepingsbrief ontvangen, zijn verplicht om zich op 13 oktober op het desbetreffende stem-of telbureau te melden. Als ze dat niet doen, ontvangen ze een boete. De voorzitter van een stem-of telbureau kiest zelf een secretaris.
Voorzitters en bijzitters
De voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg wijst de voorzitter en bijzitters aan als de hoofdplaats van het gerechtelijk kanton waartoe de gemeente behoort, ook de hoofdplaats is van een gerechtelijk arrondissement. In alle andere gevallen wijst de vrederechter van het gerechtelijk kanton waartoe de gemeente behoort de voorzitter en bijzitters aan.
De magistraat baseert zich voor die aanwijzingen op 2 lijsten die hij ontvangt van elk gemeentebestuur.
Secretaris stembureau
De voorzitter van het stembureau benoemt de secretaris uit de gemeenteraadskiezers van de gemeente. Voor de stadsdistrictraadsverkiezingen benoemt de voorzitter van het stembureau de secretaris uit de stadsdistrictraadskiezers van het stadsdistrict.
De secretaris is niet stemgerechtigd bij de besluitneming van het stembureau.
Secretaris telbureau
De voorzitter van het telbureau benoemt de secretaris uit de gemeenteraadskiezers van een gemeente van het Vlaamse Gewest.
De secretaris is niet stemgerechtigd bij de besluitneming van het bureau.
Verplichting om te zetelen
De kiezers die door de magistraat zijn aangewezen als voorzitter van een stem- of telbureau zijn verplicht om die taak uit te voeren. Wie zich, zonder geldige reden, onttrekt aan die aanwijzing of wie door zijn schuld, zijn onvoorzichtigheid of zijn nalatigheid op om het even welke manier de hem toevertrouwde opdracht in gevaar brengt, wordt gestraft met een geldboete van vijftig tot tweehonderd euro.
Iemand kan alleen van de opdracht vrijgesteld worden om ernstige redenen, zoals bijvoorbeeld beroepsactiviteit, gestaafd door een attest van de werkgever, of overmacht. Hinder door bijvoorbeeld vrijetijdsbesteding vormt geen voldoende reden. Een eventuele fysieke onmogelijkheid moet door een nauwkeurig doktersattest worden gestaafd.
Ook de bijzitters die zijn aangewezen zijn verplicht om hun opdracht uit te voeren. De voorzitter van het stem- of telbureau moet daarom aan de vrederechter de namen meedelen van de kandidaat-bijzitters die op de dag van de stemming zonder geldige reden niet of niet tijdig zijn opgedaagd.
Kiezers die een wettige reden voor een verhindering hebben, moeten dit binnen drie dagen na ontvangst van hun bericht dat ze als voor- of bijzitter aangewezen zijn, laten weten aan de magistraat die hen heeft aangewezen. Als de magistraat hun reden tot verhindering aanvaardt, zal hij een andere kiezer aanwijzen.