- Aanbeveling GBA nr 06/2012 van 2 mei 2012(PDF bestand opent in nieuw venster) m.b.t. het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters in toepassing van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister: bevat praktische richtlijnen

- FAQ van de FOD Binnenlandse Zaken:

Bevolkingsregisters(opent in nieuw venster)

Onderrichtingen bevolkingsregisters 07 07 2023(PDF bestand opent in nieuw venster)

- achtergrondinformatie, regelgevende teksten en FAQ van de Gegevensbeschermingsautoriteit:

De Vlaamse Toezichtcommissie heeft vragen gekregen over batch-uploads van foto’s uit het Rijksregister in het lokaal bevolkingsbestand door minstens een verwerker van verschillende lokale besturen. Dit zou gebeurd zijn op vraag van vele gemeenten en om identiteitsfraude tegen te gaan, maar niet alle gemeenten waren hiervan op de hoogte.

De VTC heeft deze vragen besproken op haar zitting van 6 oktober 2020 en is van oordeel dat het dupliceren van een authentieke bron niet aanvaardbaar is. De doelbinding en proportionaliteit moeten gerespecteerd worden. Er mogen geen data verzameld worden omdat ze mogelijk nodig zouden zijn in de nabije toekomst.

Door het maken van een lokale kopie is er ook geen controle meer mogelijk door de burger van de raadpleging van diens gegevens via Mijn Dossier bij het Rijksregister.

De VTC heeft voordat deze vragen werden gesteld al minstens een melding van een datalek ontvangen over een onterechte raadpleging van een foto uit het Rijksregister door een ontvangstbalie van een gemeente.

De gemeenten moeten de leveranciers opdragen deze werkwijze niet meer te volgen en de foto’s weer uit het lokaal bevolkingsbestand te halen (tenzij voor de individuele gevallen waar er een gegronde reden bestaat).

De OCMW behoren tot het netwerk van de sociale zekerheid en moeten voldoen aan de minimale veiligheidsmaatregelen die zijn opgelegd door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ). Daarnaast zijn door de KSZ richtlijnen opgesteld met door iedere instelling na te streven veiligheidsdoeleinden m.b.t. alle domeinen van de informatieveiligheid.

De gemeenten behoren niet tot het netwerk van de sociale zekerheid. Omdat de samenwerking tussen gemeente en OCMW steeds nauwer wordt, is het de bedoeling om het veiligheidsniveau van de gemeente op te tillen naar het niveau van het OCMW. Dergelijk proces vraagt tijd en inspanning. Er werd door de VVSG, de Vlaamse Toezichtcommissie en de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer samen met een aantal veiligheidsconsulenten gewerkt aan het uitschrijven van eenvormige richtsnoeren informatieveiligheid die gelden voor zowel OCMW als gemeente in Vlaanderen, gebaseerd op de minimale veiligheidsnormen van de KSZ.

Richtsnoeren informatieveiligheid in steden en gemeenten(PDF bestand opent in nieuw venster)

Deze richtsnoeren worden herbekeken door de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gemeente en OCMW zijn afzonderlijke entiteiten en hebben elk hun specifieke finaliteiten. Daardoor worden zij door de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, beschouwd als verschillende verantwoordelijken voor de verwerking.

Gemeente en OCMW zijn 2 aparte entiteiten met elk hun specifieke finaliteiten. Dit betekent dat zowel de gemeente als het OCMW elk verantwoordelijk zijn voor hun eigen verwerkingen. Toch kunnen zij een gemeenschappelijk netwerk delen, maar er moeten voldoende veiligheidsmaatregelen genomen worden:

1. toegang d.m.v. paswoord;
2. een lijst van gemachtigden van de gemeente en een lijst van gemachtigden van OCMW;
3. toegang voor de gemachtigden van de gemeente moet beperkt worden tot de finaliteiten van de gemeente, toegang voor de gemachtigde van het OCMW moet beperkt worden tot de finaliteiten van het OCMW;
4. bijhouden van loggings.

Als gemeente en OCMW ook een gemeenschappelijk ICT-beleid willen uitbouwen, is een samenwerkingsakkoord tussen beiden vereist.

Gemeente en OCMW zijn 2 aparte entiteiten met elk hun specifieke finaliteiten, ook al werken zij soms nauw samen. Zij zijn dus elk verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Als zij onderling persoonsgegevens willen uitwisselen, moet voor de elektronische uitwisseling vooraf een machtiging worden gevraagd. Aan wie moet een machtiging gevraagd worden? Worden persoonsgegevens vanuit de gemeente meegedeeld aan het OCMW, dan is een machtiging van de Vlaamse Toezichtcommissie vereist. Worden persoonsgegevens vanuit het OCMW meegedeeld aan de gemeente, dan is in principe (op een paar uitzonderingen na die Vlaamse bevoegdheid zijn het sectoraal comité van de Sociale Zekerheid en de Gezondheid), afdeling Sociale Zekerheid, bevoegd.

Ja. Deze persoon zal wel 2 verschillende veiligheidsplannen moeten opmaken, een voor de gemeente en een voor het OCMW.

Als gemeente en OCMW dezelfde infrastructuur gebruiken en samen een DPO aanstellen.