Gebruik zo weinig mogelijk redactionele afkortingen.

Redactionele afkortingen zijn verkorte vormen die worden uitgesproken zoals het woord of de groep woorden waarvoor de afkorting staat. Voorbeelden zijn bijv., ca., d.w.z., enz., etc., excl., incl., i.p.v., m.a.w., nl., o.a. Zulke afkortingen zijn voor de lezer meestal duidelijk, maar ze zijn in lopende tekst toch niet aan te bevelen. Uw tekst maakt er snel een overhaaste en technische indruk door. Schrijf ze daarom bij voorkeur voluit.

Schrijf afkortingen voor namen en begrippen de eerste keer voluit als ze bij uw doelgroep niet algemeen bekend zijn.

Als een afkorting algemeen bekend is, kunt u die zonder meer gebruiken. Bijvoorbeeld: btw, dvd, NMBS, VRT. Als een afkorting bij uw doelgroep minder of niet bekend is, schrijft u de afgekorte naam de eerste keer voluit. De afkorting voegt u tussen haakjes achter de naam toe. In de rest van de tekst gebruikt u de afkorting. Bijvoorbeeld: De Vlaamse Raad voor Wetenschapsbeleid (VRWB) is het adviesorgaan van de Vlaamse overheid voor het wetenschaps- en technologiebeleid. De VRWB is samengesteld uit een voorzitter en zestien leden.

Als de naam voluit ook nog niet erg duidelijk is, kunt u een verhelderende omschrijving of vertaling geven. Bijvoorbeeld: De directeur-generaal van de WTO, de Wereldhandelsorganisatie, heeft de leden vrijdag opgeroepen om snel tot een besluit te komen. In deze zin zou de Engelse benaming World Trade Organization minder duidelijk zijn.

Gebruik geen sms-afkortingen.

In zakelijke teksten zijn sms-afkortingen niet gepast. Schrijf in uw zakelijke e-mails alle woorden bij voorkeur voluit, ook als u mailt naar mensen met wie u vertrouwelijk omgaat. Gebruik dus geen afkortingen als asap (as soon as possible), btw (by the way), fyi (for your information), idd (inderdaad), mssn (misschien), mvg (met vriendelijke groeten) en vrgr (vriendelijke groet). Die maken gemakkelijk een slordige en respectloze indruk.