Rapportering
Aanbevelingen voor de notulering van beslissingen van EKM’s
Om de afdeling Toezicht haar controleopdracht te laten uitvoeren, moeten de woonactoren die onder dat toezicht vallen haar op de hoogte te brengen van alle beslissingen. Woonactoren bezorgen een overzicht van die beslissingen of de verslagen van de vergaderingen van hun beheersorganen aan Toezicht. De beslissingen moeten voldoende gemotiveerd zijn en het resultaat zijn van een gedocumenteerde beraadslaging door de bestuurders.
De afdeling Toezicht heeft een aantal aanbevelingen inzake documentatie en notulering opgesteld opdat de bestuurders van de sociale woonactoren op basis van voldoende gegevens beslissingen kunnen nemen en dat de afdeling Toezicht in staat is om haar toezichtsfunctie adequaat uit te oefenen.
Op die manier kan er ingeschat worden of de actor alle elementen in overweging heeft genomen om een beslissing te kunnen nemen die in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen en de principes van behoorlijk bestuur. Bovendien kan de beoordeling van die beslissingen door de toezichthouder voor alle actoren op een uniforme wijze verlopen.
Uiteraard dient elke actor nog steeds elke beslissing grondig te motiveren én te bezorgen aan de afdeling Toezicht. De lijst van onderzochte onderwerpen is dus geen limitatieve opsomming van mee te delen beslissingen.
Artikel 4.239 Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 regelt de manier waarop de toezichthouder in kennis wordt gesteld van beslissingen en andere informatie van de sociale woonactoren.
Artikel 4.79 van de Vlaamse Codex Wonen bepaalt dat de toezichthouder toezicht uitoefent op alle verrichtingen van de erkende kredietmaatschappijen.
De erkende kredietmaatschappijen dienen dan ook, analoog aan de toezichtsregeling uitgewerkt voor de erkende sociale huisvestingsmaatschappijen en huurdiensten, bepaalde beslissingen of documenten systematisch te bezorgen aan de toezichthouder.
Om de verwerking van de gegevens en de organisatie van het toezicht vlot te laten verlopen werd er gezocht naar een manier van werken die rekening houdt met de werklast voor de woonactoren en die tegelijk een objectief toezicht op deze actoren mogelijk maakt. Er wordt u dan ook gevraagd om de hieronder vermelde werkwijze nauwgezet te volgen.
Agenda’s en notulen algemene en buitengewone vergadering
De agenda’s en notulen worden aan de toezichthouder toegezonden binnen de hieronder vermelde periodiciteit.
- de agenda en de datum uiterlijk 15 kalenderdagen voor de vergadering;
- de notulen van de beraadslaging binnen 5 kalenderdagen na iedere vergadering.
Agenda’s
- Wanneer de derde kalenderdag voor de vergadering een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerst voorafgaande werkdag voor het indienen van de agenda.
Beslissingen
Op basis van art. 4.239 en art. 4.81 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 moet de toezichthouder in kennis gesteld worden van alle beslissingen van de erkende kredietmaatschappijen tot toekenning van een bindend aanbod voor een sociale lening en dit binnen vijf kalenderdagen nadat de beslissingen werd genomen.
- Wanneer de vijfde kalenderdag een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag is, wordt die verplaatst naar de eerstvolgende werkdag voor het indienen van de notulen.
Voor het rapporteren kan onderstaand sjabloon gehanteerd worden.
De ontvangst van de beslissingen levert de kennisname door de toezichthouder op zoals bepaald in artikel 4.85 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021.
beslissingen toegekende sociale leningen.xlsx
Praktisch
De gegevens zijn te bezorgen via het tabblad ‘Bestandsuitwisseling’ op de Portaalsite van de afdeling Toezicht van Wonen-Vlaanderen(opent in nieuw venster).
Interne controle
Interne procedures moeten schriftelijk worden vastgelegd en formeel bekrachtigd door de raad van bestuur, zodat ze tegenstelbaar kunnen zijn aan diegenen die ze moeten navolgen.
Voor een aantal procedures werden goede praktijkvoorbeelden opgesteld. Hierin is bepaald wat voor de toezichthouder zeer essentieel/essentieel is en bijgevolg zeker terug te vinden moet zijn in de procedures.
Via onderstaande linken kan je de goede praktijkvoorbeelden terugvinden:
- EKM - good practices bestellingen-aankopen.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
- EKM - good practices debiteurenbeheer - ontleners.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
- EKM - good practices inkomende facturen en betalingen.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
- EKM - good practices kas en liquiditeitenbeheer.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
- EKM - good practices loonadministratie en kostenvergoedingen.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
- EKM - good practices gsm-policy.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
- EKM - good practices car-policy.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
- EKM - good practices procedure bescherming gegevens.docx(Word bestand opent in nieuw venster)
In elk van de goede praktijkvoorbeelden is respectievelijk in het rood en het geel aangeduid wat zeer essentieel en essentieel is.