U legt de samenstelling van de jury vast in de opdrachtdocumenten. U moet daarbij rekening houden met volgende richtlijnen:

• De jury bestaat uit minstens 5 leden.
• De juryleden moeten onafhankelijk zijn van de deelnemers aan de prijsvraag.
• Minstens een van de juryleden behoort niet tot de aanbestedende overheid.
• Als de deelnemers aan de prijsvraag over een bepaalde beroepskwalificatie moeten beschikken, moet minstens een derde van de juryleden over dezelfde of een gelijkwaardige beroepskwalificatie beschikken.

U bepaalt in de opdrachtdocumenten ook of de jury een beslissings- of een adviesbevoegdheid heeft.

Als u in de opdrachtdocumenten hebt voorzien dat er prijzengeld wordt toegekend aan de deelnemers, kent u dit prijzengeld verplicht toe op basis van de door de jury opgestelde rangschikking.

Voor prijsvragen met een verplichte Europese bekendmaking geldt een anonimiteitsregel: ontwerpen moeten anoniem worden voorgelegd aan de jury. Deze verplichte anonimiteit geldt tot de beslissing of het advies van de jury bekend is.

U kondigt jaarlijks aan dat u een kwalificatiesysteem instelt. Daarnaast doet u ook een aankondiging, telkens wanneer u de selectiecriteria van het systeem actualiseert. Deze aankondiging bevat minstens volgende gegevens:

• de naam, het adres en het type van de aanbestedende overheid
• het soort opdracht, het voorwerp en de beschrijving ervan, de NUTS-code en de categorie van het hoofdvoorwerp volgens de CPV-code.

U neemt alle kandidaten in het kwalificatiesysteem op die voldoen aan de selectiecriteria. U mag het aantal geselecteerden niet tot een maximum beperken.

Het kwalificatiesysteem is een open systeem:

• Geïnteresseerde kandidaten kunnen altijd een aanvraag tot deelneming aan het systeem indienen.
• U kunt als aanbestedende overheid op ieder moment de kwalificatie van een lid van het systeem herzien of intrekken.

U hebt bij een kwalificatiesysteem de mogelijkheid om maar een beperkt aantal kandidaten (minimum vijf) uit te nodigen om een offerte in te dienen voor een specifieke opdracht. Deze beperking komt door een aparte selectiebeslissing.

Het kwalificatiesysteem heeft geen beperkte geldigheidsduur, tenzij u zelf een geldigheidstermijn opneemt in opdrachtdocumenten. Staat er niets in de opdrachtdocumenten, dan blijft het kwalificatiesysteem bestaan tot u het opheft.

De basisopdracht en de verlengingen vormen één geheel. Inschrijvers dienen een offerte in voor de basisopdracht en de verlengingen. De inschrijvers blijven tijdens de volledige duur van de opdracht gebonden aan de prijzen uit hun offerte.

U plaatst de opdracht ook als één geheel. De gunningsbeslissing slaat op de totaliteit van de opdracht, basisopdracht en de verlengingen. Bij de vermelding van het bedrag wordt duidelijk aangegeven welk bedrag over de basisopdracht gaat en welk bedrag over de verlengingen.

De volledige looptijd van de opdracht, inclusief verlengingen, kan maximaal vier jaar bedragen vanaf de sluiting van de opdracht.

Belangrijk: u bent alleen gebonden door de basisopdracht en niet door de verlengingen.

Hoe de verlengingen worden uitgevoerd, hangt af van de bepalingen die u in de opdrachtdocumenten voorziet:

• Elke verlenging kan het voorwerp zijn van een afzonderlijke uitdrukkelijke beslissing.
• U kunt werken met jaarlijks stilzwijgende verlengingen. Dan wordt de opdracht stilzwijgend verlengd, tenzij u haar uitdrukkelijk opzegt.

De verlengingen kunnen bestaan uit opeenvolgende periodes van identieke prestaties of uit een onderdeel van de prestaties vervat in de basisopdracht (bijvoorbeeld: een basisopdracht bestaat uit tuinaanleg en het onderhoud voor één jaar, de verlengingen bestaan uit het onderhoud).

U beschrijft in de opdrachtdocumenten aan welke minimumeisen de vereiste en toegestane opties moeten voldoen en hoe de inschrijver ze moet indienen.

Bij een verplichte optie moeten inschrijvers een prijs opgeven voor iedere optie. Doen ze dit niet, dan moet u hun offerte als onregelmatig beschouwen.

In geval van een toegestane optie, kan u een offerte niet als onregelmatig beschouwen als ze niet voldoet aan de beschreven minimumeisen.

Bij een openbare procedure, waarbij de prijs het enige gunningscriterium is, wordt de rangschikking bepaald via de offertebedragen, inclusief de prijs van de opties.

De inschrijver dient vrije opties in op eigen initiatief.

Vrije opties zijn enkel mogelijk bij opdrachten met een raming onder de Europese drempel.

Vrije opties zijn mogelijk bij een openbare procedure met de prijs als enige gunningscriterium, maar zonder dat de inschrijver er een meerprijs of andere tegenprestatie aan verbindt.

Vraagt de inschrijver toch een meerprijs voor de optie, dan laat u deze bij de evaluatie van de offertes buiten beschouwing. Is dit onmogelijk? Dan moet u de offerte als onregelmatig beschouwen.

De VM/B 2017 staat toe dat inschrijvers een prijskorting geven als meerdere percelen aan hen worden toegewezen.

Op het inschrijvingsformulier I 2017 (Word bestand opent in nieuw venster)kan de inschrijver zijn korting aangeven voor ieder perceel apart en kan hij een korting voorzien als hij meerdere percelen krijgt toegewezen.

De korting moet altijd als een percentage vermeld worden en voorzien zijn van de handtekening van een daartoe gemachtigd vertegenwoordiger van de inschrijver.

Als u vereiste varianten voorziet, moet u dit vermelden in de aankondiging van de opdracht (of in geval van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking in de opdrachtdocumenten). U moet ook de aard, het voorwerp en de draagwijdte van een basisoplossing en één of meerdere varianten omschrijven in de opdrachtdocumenten.

De opdrachtdocumenten kunnen één van de varianten als basisoplossing aanduiden, maar dit is niet verplicht. Als u een basisoplossing aanduidt, kunt u inschrijvers wel verplichten hiervoor een prijs in te dienen. Ze zijn dan niet verplicht ook een prijs in te dienen voor de varianten. Dienen ze geen prijs in voor de basisoplossing, dan moet u hun offerte als onregelmatig beschouwen (artikel 56, § 2 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016).

U maakt één enkele rangschikking van de basisoffertes en de variantenofferte (artikel 87, § 1 van het KB plaatsing van 18 april 2017).

Vereiste varianten kunt u bij alle gunningsprocedures toepassen.

Als u toegestane varianten voorziet, moet u dit vermelden in de aankondiging van de opdracht (of in geval van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking in de opdrachtdocumenten). U moet ook de aard, het voorwerp en de draagwijdte van een basisoplossing en één of meerdere varianten omschrijven in de opdrachtdocumenten.

De inschrijvers hebben de keuze om voor één of meerdere varianten een prijs in te dienen (artikel 9, § 1, 2° van het KB plaatsing van 15 juli 2011). Een inschrijver verhoogt zijn kansen door voor zoveel mogelijk varianten in te schrijven.

De opdrachtdocumenten kunnen één van de varianten als basisoplossing aanduiden, maar dit is niet verplicht. Als u een basisoplossing aanduidt, kunt u inschrijvers wel verplichten hiervoor een prijs in te dienen. Ze zijn dan niet verplicht ook een prijs in te dienen voor de varianten. Dienen ze geen prijs in voor de basisoplossing, dan moet u hun offerte als onregelmatig beschouwen (artikel 56, § 2 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016).

U maakt één enkele rangschikking van de basisoffertes en de variantenofferte (artikel 87, § 1 van het KB plaatsing van 18 april 2017).

Toegestane varianten kunt u bij alle gunningsprocedures toepassen.

Inschrijvers kunnen zelf vrije varianten indienen (artikel 56, § 1 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016). Vrije varianten zijn altijd mogelijk voor opdrachten met een raming onder de Europese drempel, tenzij u ze uitdrukkelijk verbiedt in de opdrachtdocumenten. Voor opdrachten boven de Europese drempel, zijn vrije varianten niet mogelijk.

Als vrije varianten mogelijk zijn, bepaalt u welke vrije varianten u in aanmerking neemt. Op basis van deze varianten, maakt u één rangschikking van de basisoffertes en de variantenoffertes.