Indienen van een offerte
Inschrijvers mogen slechts één offerte indienen per opdracht. Ze doen dit elektronisch. Wat de indieningstermijn is, hangt af van de plaatsingsprocedure.
Wie mag een offerte indienen?
Een inschrijver mag maar één offerte indienen per opdracht. Dit geldt niet bij varianten (artikel 54, § 2 van het KB plaatsing van 18 april 2017).
Elke deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver.
De wetgeving voorziet deze bepaling om te vermijden dat:
- een onderneming voor dezelfde opdracht een offerte in eigen naam indient en tegelijk nog een andere offerte in naam van een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid waaraan zij deelneemt
- een onderneming een offerte indient als lid van een combinatie en nog een tweede offerte als lid van een andere combinatie.
Hoe dient een inschrijver een offerte in?
De wetgeving verplicht het elektronisch indienen van offertes (artikel 14 § 1 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016), uitgezonderd in een aantal specifieke gevallen.
Een inschrijver kan zijn offerte enkel op een rechtsgeldige manier elektronisch indienen via het online platform e-Procurement.(opent in nieuw venster)
Hoe u e-Procurement gebruikt, vindt u in de handleidingen van het Helpcentrum voor het nieuwe e-Procurement platform(opent in nieuw venster). Met vragen kunt u de federale helpdesk e-Procurement(opent in nieuw venster) contacteren. De dienst e-Procurement van de federale overheid biedt ook opleidingen (opent in nieuw venster)aan.
De verplichting op het gebruik van elektronische communicatiemiddelen geldt niet in de volgende gevallen (artikel 14, § 2 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016):
- als de inschrijver voor het indienen van zijn offerte specifieke instrumenten of bestandsformaten moet gebruiken die niet algemeen beschikbaar zijn
- als het bestek voorschrijft dat de inschrijvers fysieke of schaalmodellen moeten indienen die ze niet langs elektronische weg kunnen verzenden.
Wat doet u met elektronisch moeilijk in te dienen documenten?
Als u inschrijvers verplicht offertes elektronisch in te dienen, kunt u wel een uitzondering voorzien in de opdrachtdocumenten als de offerte documenten bevat die moeilijk elektronisch in te dienen zijn (bijvoorbeeld maquette van een architecturaal ontwerp).
De inschrijvers kunnen de betrokken documenten (die u definieert in de opdrachtdocumenten) dan op papier indienen. De rest van de offerte wordt elektronisch ingediend. Het uiterste indieningstijdstip geldt uiteraard voor alle documenten.
Een offerte is enkel geldig als ze ondertekend is door de persoon of personen die bevoegd of gemachtigd zijn om de inschrijver te verbinden (artikel 44, § 1 van het KB plaatsing van 18 april 2017).
Is de inschrijver een rechtspersoon?
Dan gebeurt de ondertekening door iemand die daartoe een volmacht gekregen heeft. Hij vermeldt duidelijk zijn volmachtgever(s) en voegt de (elektronische) akte of (scan van het) afschrift van de volmacht toe waaruit zijn bevoegdheid blijkt. Hij kan eventueel ook het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad vermelden waarin de akte is bekendgemaakt (artikel 44, § 2 van het KB plaatsing van 18 april 2017).
Is de inschrijver een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid?
Alle deelnemers aan een combinatie moeten dan ondertekenen (artikel 44, § 1 van het KB plaatsing van 18 april 2017). De deelnemers zijn zo hoofdelijk verbonden en zijn verplicht de deelnemer aan te duiden die de combinatie tegenover u zal vertegenwoordigen.
De hoofdelijke aansprakelijkheid geldt niet voor een architect als hij samen met een aannemer deel uitmaakt van een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid.
Wat zijn de indieningstermijnen?
De wetgeving bepaalt de indieningstermijn van een opdracht. Wat de indieningstermijn is, hangt af van de plaatsingsprocedure.
U stelt voor elke opdracht individueel de indieningstermijn vast. Hierbij gelden enkele algemene regels:
- netto-termijnen
De dag van verzending van de bekendmaking en de uiterste dag van indiening tellen niet mee. Feestdagen en weekends zijn in de termijnen inbegrepen. Is de laatste dag van een termijn een feestdag, zaterdag of zondag, dan loopt deze termijn af bij het einde van het laatste uur van de daaropvolgende werkdag.
Voorbeeld:
- een opdracht met een indieningstermijn van 35 dagen
- bekendmaking is verzonden op 1 maart
De termijn: begint te lopen op 2 maart en eindigt op 5 april middernacht. Een eventuele openingszitting kan pas plaatsvinden op 6 april. Valt 6 april op een zaterdag? Dan verstrijkt de termijn niet eerder dan op maandag 8 april middernacht en kan de openingszitting pas plaatsvinden op dinsdag 9 april.
- minimumtermijnen
De wetgeving biedt heel wat mogelijkheden om de termijnen in te korten.
Hiermee springt u best voorzichtig om. Het normale verloop van de mededinging mag u namelijk niet in gevaar brengen. Als u termijnen inkort, moet u dit altijd motiveren in het gunningsdossier.
- realistische termijnen
U houdt rekening met de complexiteit van de opdracht en de tijd die inschrijvers nodig hebben om hun offerte op een degelijke manier voor te bereiden (art. 59, § 2 Wet Overheidsopdrachten).
- limietuur
U dient het uiterste tijdstip voor ontvangst te bepalen op een bepaald tijdstip. De bepalingen over de indieningstermijnen spreken telkens in termen van een termijn die vanaf een bepaald tijdstip begint te lopen, maar spreken niet over het precieze eindpunt. Logischerwijs moet u een welbepaald tijdstip kiezen zodat er geen onduidelijkheid kan zijn over wanneer een indieningstermijn zou aflopen.
De indieningstermijn voor de offertes bedraagt minstens 35 dagen vanaf de dag van verzending van de bekendmaking. Dit geldt zowel voor opdrachten die u enkel op Belgisch niveau bekendmaakt als voor opdrachten die u Europees bekend maakt.
Kunt u de termijn inkorten?
Na publicatie van een vooraankondiging
U kunt deze termijn inkorten tot 15 dagen als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:
- U publiceerde een vooraankondiging.
- De vooraankondiging gebeurde niet minder dan 35 dagen en niet meer dan 12 maanden voor de dag van verzending van de bekendmaking van de opdracht.
- De vooraankondiging bevatte minstens de bedoelde gegevens uit het bekendmakingsmodel (bijlage 4 van het KB plaatsing) als ze op het moment van de voorbekendmaking beschikbaar waren.
Het volstaat te voldoen aan de drie voorwaarden om de termijn te kunnen inkorten, zonder verdere motivering.
Omwille van dringende redenen
U kunt ook een versnelde procedure voeren en de indieningstermijn inkorten tot minstens 15 dagen. Dit kan enkel als de standaard indieningstermijn van 35 dagen om dringende redenen niet haalbaar is. Deze inkorting moet u altijd motiveren in het gunningsdossier.
De voorziene indieningstermijn moet lang genoeg blijven om een valabele offerte in te dienen. U springt dus best voorzichtig om met een inkorting van de termijn.
Bij verplicht elektronisch indienen van offertes
Als u de inschrijvers verplicht om de offertes elektronisch in te dienen, kan u de indieningstermijn met 5 extra dagen inkorten. Aangezien sinds 1 januari 2020 het gebruik van een elektronisch platform verplicht is, kan deze inkorting eigenlijk altijd toegepast worden - behalve wanneer er sprake is van een uitzonderingsgeval waarbij men geen elektronisch platform zoals e-Procurement zou gebruiken.
Indienen van een aanvraag tot deelname
De indieningstermijn voor aanvragen tot deelneming bedraagt minstens 30 dagen vanaf de dag van verzending van de bekendmaking. Dit geldt zowel voor opdrachten die u enkel op Belgisch niveau bekendmaakt als voor opdrachten die u Europees bekend maakt.
Kunt u de termijn inkorten?
U kunt ook een versnelde procedure voeren en de indieningstermijn inkorten tot minstens 15 dagen. Dit kan enkel als de standaard indieningstermijn van 30 dagen om dringende redenen niet haalbaar is. Deze inkorting moet u altijd motiveren in het gunningsdossier.
De voorziene indieningstermijn moet lang genoeg blijven om een valabele kandidatuur in te dienen. U springt dus best voorzichtig om met een inkorting van de termijn.
Indienen van een offerte
De indieningstermijn voor offertes bedraagt minstens 30 dagen vanaf de dag van verzending van de bekendmaking. Dit geldt zowel voor opdrachten die u enkel op Belgisch niveau bekendmaakt als voor opdrachten die u Europees bekend maakt.
Opgelet: als u de opdrachtdocumenten niet vrij ter beschikking stelt langs elektronische weg, bent u verplicht om de indieningstermijn met 5 dagen te verlengen. U kan hier enkel van afwijken in dringende situaties, mits een grondige motivatie.
Kunt u de termijn inkorten?
Na publicatie van een vooraankondiging
U kunt deze termijn inkorten tot 10 dagen als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:
- U publiceerde een vooraankondiging.
- De vooraankondiging gebeurde niet minder dan 35 dagen en niet meer dan 12 maanden voor de dag van verzending van de bekendmaking van de opdracht.
- De vooraankondiging bevatte minstens de bedoelde gegevens uit het bekendmakingsmodel (bijlage 4 van het KB plaatsing) als ze op het moment van de voorbekendmaking beschikbaar waren.
Het volstaat te voldoen aan de drie voorwaarden om de termijn te kunnen inkorten, zonder verdere motivering.
Omwille van dringende redenen
U kunt ook een versnelde procedure voeren en de indieningstermijn inkorten tot minstens 10 dagen. Dit kan enkel als de standaard indieningstermijn van 30 dagen om dringende redenen niet haalbaar is. Deze inkorting moet u altijd motiveren in het gunningsdossier.
De voorziene indieningstermijn moet lang genoeg blijven om een valabele offerte in te dienen. U springt dus best voorzichtig om met een inkorting van de termijn.
Bij verplicht elektronisch indienen van offertes
Als u de inschrijvers verplicht om de offertes elektronisch in te dienen, kan u de indieningstermijn met 5 extra dagen inkorten. Aangezien sinds 1 januari 2020 het gebruik van een elektronisch platform verplicht is, kan deze inkorting eigenlijk altijd toegepast worden - behalve wanneer er sprake is van een uitzonderingsgeval waarbij men geen elektronisch platform zoals e-Procurement zou gebruiken.