Via brief verzenden
Verstuur documenten via post, al dan niet aangetekend.
Hoe werkt dit?
Op deze pagina laadt u documenten op. De MAGDA documentendienst verstuurt deze documenten op papier, wel of niet aangetekend.
Samenvatting
Invoerscherm
Per brief kunnen tot 6 PDF-documenten opgeladen worden met een maximale bestandsgrootte van 30MB voor alle documenten samen. Deze documenten zullen worden afgedrukt en verstuurd naar de bestemmeling.
Uw referentie: Vrij te kiezen referentie om berichten later gemakkelijk terug te kunnen vinden. Deze referentie wordt niet afgedrukt op de brief.
Aangetekend verzenden: moet de brief aangetekend verstuurd worden of niet?
Indien u documenten verzendt die digitaal moeten ondertekend zijn, moet u er voor zorgen dat dit op voorhand al gebeurd is. U kan hiervoor gebruik maken van de Digitale handtekenmap.
Als dit is aangevinkt, wordt de optie Met ontvangstbevestiging getoond. De verzender van de brief (ingevuld onder ‘retouradres’) krijgt dan een ontvangstbevestiging nadat de aangetekende brief werd afgeleverd bij de geadresseerde.
De ontvanger kan de oorspronkelijke documenten achteraf downloaden. Aan uw verzending wordt een extra brief toegevoegd met meer uitleg hierover.
Dubbelzijdig afdrukken: moeten de documenten dubbelzijdig afgedrukt worden?
Af te leveren in: hoe snel moet het document afgeleverd worden? U kan kiezen tussen een prior (duurder) en een niet-prior verzending. Enkel bij een aangetekende verzending worden deze termijnen gegarandeerd. Voor een niet-aangetekende verzending wordt aangeraden om altijd niet-prior te selecteren.
Documenttype: met dit veld kent u een categorie toe aan een document. Als u ‘Andere’ selecteert geeft u zelf een vrij type in. Deze gegevens worden gebruikt voor de facturatie.
Download digitale versie voorzien:
Indien u kiest voor deze optie zullen de documenten door de ontvanger gedownload kunnen worden. Als u kiest voor de optie ‘Dubbelzijdig afdrukken’, zal de eerste pagina van de te verzenden documenten afgedrukt worden op de achterkant van het voorblad.
De termijn dat de documenten beschikbaar zullen zijn is minstens 1 jaar. Indien het een gecombineerde verzending is samen met eBox, zal de termijn gelijk zijn aan de bewaartermijn in de eBox.
Bestanden bevatten klasse 3 of 4 inhoud: standaard worden de weblink waarop de digitale documenten beschikbaar zijn en de persoonlijke sleutel op hetzelfde blad afgedrukt. Voor documenten met gevoelige inhoud zijn (Voor meer informatie over de verschillende informatieklasses: zie onderaan deze pagina) zijn er extra opties:
Bij persoonlijke data (klasse 3) wordt aangeraden om minstens de optie Persoonlijke sleutel op apart blad in zelfde brief aan te vinken: het is onmogelijk om het document te downloaden voor een persoon in bezit van slechts 1 van de 2 pagina’s.
- Bij persoonlijke data uit bijzondere categorieën (klasse 4) wordt aangeraden om de optie Persoonlijke sleutel in aparte brief aan te vinken: Er worden 2 aparte brieven verstuurd. Het is onmogelijk om het document te downloaden voor een persoon in bezit van slechts 1 van de 2 brieven. De brief met de persoonlijke sleutel wordt altijd niet-aangetekend verzonden. Hierdoor kan het zijn dat deze later toekomt dan de brief met de documenten zelf.
- De opties zijn enkel beschikbaar als de optie Download digitale versie voorzien is aangevinkt.
Opmerking: de bovenstaande opties worden automatisch onthouden en ingevuld bij een volgend bezoek.
Bestanden opladen: Klik op het veld of sleep bestanden hiernaartoe om ze mee in de brief te verzenden. Dit moeten verplicht PDF-bestanden zijn, met een maximale totale grootte van 7MB. Enkel documenten in A4-formaat zijn toegestaan (zowel in landscape als portrait).
Opgelet: het eerste bestand dat wordt opgeladen zal ook als eerste document in de brief zitten.
Opgelet: de ontvanger kan achteraf de originele documenten downloaden met als bestandsnaam de naam van het opgeladen document.
Opgelet: bepaalde tekens mogen niet gebruikt worden in de bestandsnaam. Het is aan te raden enkel a-z, A-Z, 0-9, - en _ te gebruiken.
Bestemmeling: Naam en adres van de bestemmeling. Het is aan te raden om zo veel mogelijk velden in te vullen.
Indien u rechten heeft op de MAGDA-diensten geefPersoon en geefOnderneming, kan u op basis van het INSZ-nummer of het ondernemingsnummer automatisch het adres laten invullen door op de link te klikken. De link is enkel zichtbaar als u de nodige rechten heeft. Doe een aanvraag via de MAGDA servicedesk om deze functionaliteit beschikbaar te stellen voor uw organisatie.
- Inhoud is aan het laden
Naast de titel Bestemmeling verschijnt een link die enkel zichtbaar is op basis van uw rechten:
Door te klikken op de link wordt een popup-venster geopend:
Als u kiest voor Burger moet u een INSZ-nummer ingeven, kiest u voor Onderneming vult u een ondernemingsnummer in. Als het nummer al gekend is (bijvoorbeeld omdat u dit al heeft ingevuld bij de eBox), zal het al ingevuld staan.
Klik vervolgens op Volgende. Achterliggend wordt een bevraging gestart.
Als meer dan 1 adres wordt teruggevonden, dient u eerst te kiezen welk adres u wil gebruiken:
In het andere geval wordt onmiddellijk het gevonden adres geselecteerd:
Klik op Vul deze gegevens in. Alle beschikbare informatie wordt vervolgens ingevuld in het hoofdformulier:
Uitzondering
Sommige type adressen (bij een burger) zijn niet gestructureerd genoeg om deze automatisch te kunnen invullen.
Wanneer u een dergelijk adres selecteert, dient u zelf aan te geven welke informatie in welk veld moet komen:
Klik op Vul deze gegevens in. De informatie zoals u ze hebt ingevuld wordt gekopieerd naar het hoofdformulier.
In de grijze kader wordt een preview getoond in welke volgorde de velden worden afgedrukt op de envelop. Deze wordt aangevuld telkens er iets wijzigt in het formulier.
Indien België geselecteerd is worden suggesties getoond bij het invullen van de postcode en/of gemeente:
Voor Vlaamse en Brusselse adressen worden suggesties voorzien in het veld Straat. Na een voldoende aantal karakters worden suggesties getoond:
Indien ook huisnummers worden getoond als suggestie, zullen deze ingevuld worden in het veld Nummer.
Retouradres: Het adres naar waar de brief wordt teruggestuurd indien deze niet kan afgeleverd worden. Dit adres wordt ook gebruikt voor de ontvangstbevestiging als die optie is aangevinkt. Het invullen gebeurt op dezelfde manier als bij de bestemmeling.
Vink de optie retouradres opslaan aan als u wil dat de applicatie het adres onthoudt voor een volgende keer. Bij een volgend bezoek aan deze pagina worden u gegevens getoond ter verificatie. Als u het adres wil aanpassen, klikt u op Wijzig retouradres.
Resultaatscherm
Het resultaatscherm toont het identificatienummer van de brief als de aanvraag correct is verwerkt, samen met de inhoud van de aanvraag.
Opgelet: We garanderen enkel dat de aanvraag correct is verwerkt. Dit wil niet zeggen dat het document (al) is toegekomen bij de bestemmeling. U kan de status van de verzending achteraf raadplegen via het overzichtsscherm.
Kostprijs verzendingen per brief
De verzendingen gebeuren door Print Vlaanderen binnen het kader van raamcontracten voor verschillende types gebruikers. Via onze service desk(opent in nieuw venster) kunt u doorgeven welk volume aan verzendingen u verwacht, en dan kunnen we u een inschatting van de print- en verzendingskosten bezorgen.
Belangrijk: Bij papieren verzendingen zijn er afspraken rond het dagelijks volume. Bekijk dit op deze pagina(opent in nieuw venster) onder het punt “Wat zijn de toegelaten volumes bij papieren verzendingen?”.