Rol en organisatie intern meldpunt
Elk lokaal en provinciaal bestuur moet over een veilig intern meldkanaal beschikken waar personeelsleden terecht kunnen met meldingen.
Hoofd intern meldpunt en delegatiemogelijkheden
Het hoofd van het personeel van een lokaal en provinciaal bestuur is volgens het Bestuursdecreet het intern meldpunt. Het hoofd kan die bevoegdheid delegeren aan 1 of meer personeelsleden. In bepaalde gevallen is het mogelijk om een gezamenlijk intern meldkanaal op te zetten.
Het hoofd van het personeel moet bij de delegatie rekening houden met de strenge vereisten van vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. Daarom kan het hoofd die rol best maar aan een beperkt aantal personen geven. De delegatie wordt vervolgens best opgenomen in een delegatiebesluit.
Als de melder een melding richt aan een onbevoegd personeelslid of onbevoegde overheidsinstantie, dan stuurt dat onbevoegde personeelslid of die overheidsinstantie de melding zo snel mogelijk op een veilige manier door naar het bevoegde personeelslid. De melder krijgt onmiddellijk bericht van die doorzending.
Vereisten intern meldpunt
Het systeem waarmee de meldingskanalen hun meldingen ontvangen moet door haar ontwerp, opzet en beheer op een beveiligde wijze de vertrouwelijkheid beschermen van zowel de identiteit van de melder als van de derden die in de melding worden genoemd. Dit houdt ook in dat informatie waaruit deze identiteiten kunnen blijken beschermd moet zijn.
Alleen het hoofd van het personeel, of het personeelslid/de personeelsleden aan wie de bevoegdheid is gedelegeerd, toegang mag hebben tot de informatie in het systeem.
Elk meldingskanaal moet toelaten dat meldingen over inbreuken anoniem gebeuren. Ook anonieme meldingen kunnen immers belangrijke informatie bevatten over inbreuken die anders misschien niet aan het licht zouden komen.
Lokale besturen moeten duidelijk op hun website opnemen hoe personeelsleden een interne melding kunnen maken. Ze kunnen daarvoor gebruikmaken van het praktijkvoorbeeld van de Vlaamse overheid(PDF bestand opent in nieuw venster).
Gezamenlijke oprichting intern meldpunt
Een bestuur kan er voor kiezen om een gezamenlijk meldpunt in te richten tussen een gemeente en een OCMW, alsook een gemeente of een OCMW en hun eventueel verzelfstandigde entiteiten. Dat is mogelijk op de volgende manieren:
- een gemeente en haar betrokken OCMW kunnen in hun gezamenlijke beheersovereenkomst opnemen dat ze een intern meldingskanaal delen
- een gemeente of OCMW en haar respectievelijke verzelfstandigde entiteit kan in de beheers- of samenwerkingsovereenkomst opnemen dat ze een dergelijk intern meldingskanaal delen. Ze moeten hiervoor dan geen aparte overeenkomst afsluiten of een nieuw samenwerkingsverband oprichten
- een provincie en haar verzelfstandigde entiteit kunnen ook opnemen in hun beheersovereenkomst dat ze een intern meldingskanaal delen.
Verschillende gemeenten kunnen samenwerken en een gezamenlijk intern meldingskanaal inrichten. Ze moeten die opdracht dan inkantelen in een bestaand intergemeentelijk samenwerkingsverband Ze kunnen ook een nieuwe interlokale vereniging oprichten.
Provincies kunnen geen interprovinciale samenwerking aangaan en zo een gezamenlijk intern meldingskanaal oprichten. Provincies of provinciaal extern verzelfstandigde agentschappen mogen wel toetreden tot een interlokale vereniging, die hierdoor het karakter krijgt van een interbestuurlijke vereniging. De vereniging moet wel minstens door 2 gemeenten zijn opgericht.
Meldingsprocedure
Het interne meldkanaal is het kanaal bij voorkeur voor lokale en provinciale personeelsleden. Er is een cascadesysteem voorzien.
De klokkenluider maakt intern een melding als:
- het meldpunt de inbreuk doeltreffend intern kan behandelen
- de klokkenluider van mening is dat er geen risico op represailles bestaat.
Als dat niet het geval is, maakt de klokkenluider de melding bij Audit Vlaanderen of de Vlaamse Ombudsdienst.
- Stap 1
Ontvangst van een melding
Het meldingskanaal neemt een melding in ontvangst
- telefonisch,
- schriftelijk per brief of mail
- tijdens een fysieke ontmoeting.
Het meldingskanaal is verplicht de melding op te nemen in een register.
Het meldkanaal verstuurt binnen een termijn van 7 kalenderdagen na de ontvangst van de melding een ontvangstmelding aan de melder. Uitzonderingen hierop zijn:
- wanneer de melding binnen die termijn afgehandeld is, want dan bezorgt het meldkanaal feedback aan de melder
- als de melder zich uitdrukkelijk verzet heeft tegen het krijgen van die ontvangstmelding
- als het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van de identiteit van de melder in gevaar brengt.
- Stap 2
Behandeling van de melding
Het meldkanaal onderzoekt de melding en geeft er een gevolg aan. Dit betekent dat de juistheid van de informatie wordt nagaan. Het meldkanaal kan ook bijkomende informatie opvragen aan de melder, tenzij het over een anonieme melding gaat.
Lokale besturen kunnen het inschattingsformulier(Word bestand opent in nieuw venster) van Audit Vlaanderen als leidraad gebruiken voor de behandeling van meldingen.
Bij de behandeling van de melding nemen de meldingskanalen steeds een strikte neutraliteit in acht. Een belangrijk aandachtspunt is dat de melding in geen geval behandeld wordt door een persoon die betrokken is of was bij de feiten waarop de melding betrekking heeft.
Na het onderzoek worden de gepaste maatregelen genomen als het meldkanaal vermoedt dat het een inbreuk betreft.
- Stap 3
Feedback aan de melder
Het meldkanaal geeft binnen de 3 maanden feedback aan de melder over de gepaste maatregelen die zij uitgevoerd of gepland heeft, en de redenen hiervoor.
De termijn van 3 maanden wordt als volgt berekend:
- ofwel gaat het over een termijn van 3 maanden te rekenen vanaf de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
- ofwel, als er geen ontvangstmelding werd verstuurd, gaat het over een termijn van 3 maanden nadat de periode van 7 dagen nadat de melding is gedaan, verstreken is.
Er mag geen informatie worden vrijgegeven die afbreuk doet aan het intern onderzoek of die het onderzoek of de rechten van de betrokken persoon schaadt.
De betrokken persoon is de natuurlijke persoon of overheidsinstantie die de melder aanduidt als de persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht.
Ondersteuning van melders door lokale besturen
Lokale en provinciale besturen zijn verplicht om elk een bevoegde dienst aan te wijzen die melders van inbreuken ondersteunt. Die dienst verstrekt volledige en onafhankelijke informatie en advies over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles en over de rechten van de betrokken persoon. Die informatie en adviezen zijn gemakkelijk en kosteloos toegankelijk.
De besturen kunnen zelf bepalen wie die rol opneemt. Als een gezamenlijk intern meldingskanaal is ingesteld tussen verschillende besturen, kan die opdracht ook aan dat kanaal toebedeeld worden.
Ondersteuning van lokale besturen door Audit Vlaanderen
Audit Vlaanderen treedt op als extern meldingskanaal voor meldingen(opent in nieuw venster) over inbreuken bij lokale of provinciale besturen, maar biedt ook ondersteuning aan lokale en provinciale besturen voor de behandeling van meldingen via het intern meldkanaal.
Een intern meldpunt van een lokaal of provinciaal bestuur kan terecht bij Audit Vlaanderen als ze vragen heeft bij de (verdere) aanpak van een onderzoek naar aanleiding van een melding via audit@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) of op het telefoonnummer 02/553.45.55.