Het vast bureau vergadert zo dikwijls als nodig. De voorzitter kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen op een zelf gekozen dag en uur. Het vast bureau kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is. De vergaderingen zijn niet openbaar.
Zitting
De voorzitter van het vast bureau staat in voor de opening en sluiting van de vergaderingen. De vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau kunnen niet samenvallen. Ze kunnen wel achtereenvolgens plaatsvinden. Er is voor beide vergaderingen een aparte agenda vereist, net zoals eigen, afzonderlijke notulen.
Het vast bureau beslist collegiaal en neemt besluiten bij volstrekte meerderheid van stemmen. Dat betekent met meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend.
Notulen
Alleen de beslissingen van het vast bureau worden opgenomen in de notulen en in het register van de beraadslagingen, en alleen die beslissingen kunnen rechtsgevolgen hebben. De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau. De notulen worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het vast bureau die volgt op de vergadering van het vast bureau waarop de notulen zijn goedgekeurd, verstuurd naar of ter beschikking gesteld van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn op de wijze die bepaald is in het huishoudelijk reglement. Als een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn daarom verzoekt, worden de notulen elektronisch verstuurd of ter beschikking gesteld.