Vergaderingen
De bijeenroeping van het college van burgemeester en schepenen, de beraadslaging en stemming evenals het opstellen van de notulen verlopen volgens specifieke regels.
Bijeenroeping van het schepencollege
Het college van burgemeester en schepenen vergadert regelmatig en zo dikwijls als nodig. Het bepaalt in het huishoudelijk reglement de dag en het uur van de ‘gewone’ vergaderingen. De burgemeester kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt.
Er zijn geen vormvereisten voor de bijeenroeping van het college van burgemeester en schepenen.
Ook voor de opmaak en verzending van een agenda zijn er geen verplichtingen. Elke schepen kan te behandelen punten op de vergadering voorleggen aan het college. Het college beslist om het voorgesteld punt al dan niet te behandelen. Het college van burgemeester en schepenen kan in zijn huishoudelijk reglement de opmaak en verzending van een agenda voorschrijven.
Zitting van het schepencollege
De burgemeester is van rechtswege voorzitter van het college van burgemeester en schepenen. Hij is stemgerechtigd. Hij opent en sluit de vergaderingen van het college en leidt de besprekingen.
De vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen zijn niet openbaar. De vergadering kan fysiek, digitaal of hybride doorgaan. Het college neemt hierover regels op in haar huishoudelijk reglement.
Het college van burgemeester en schepenen kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is.
Het college neemt besluiten bij volstrekte meerderheid van stemmen. Volstrekte meerderheid van stemmen is meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen. Onthoudingen rekenen we niet mee.
De wijze van stemmen in de gemeenteraad is van overeenkomstige toepassing op de stemming in het college van burgemeester en schepenen. De leden van het college van burgemeester en schepenen stemmen mondeling (niet geheim). Beslissingen over individuele personeelszaken gebeuren bij geheime stemming. De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming.
Belangenvermenging en verbodsbepalingen
Een lid van het college mag niet deelnemen aan de bespreking en stemming over aangelegenheden waarin hij belang heeft en er niet met zekerheid afstand van kan doen.
Het moet om een rechtstreeks belang gaan (persoonlijk of als vertegenwoordiger):
- aangelegenheden waarbij zijn echtgeno(o)t(e), bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad persoonlijk en rechtstreeks belang hebben. Bij een voordracht van kandidaten, benoemingen, ontslagen, afzettingen en schorsingen geldt een verbod voor bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad
- de vaststelling of goedkeuring van het meerjarenplan, het budget en de jaarrekening van een instantie waaraan hij rekenschap moet geven of waarvan hij lid is van het uitvoerend orgaan.
Die bepalingen zijn niet van toepassing als het lid van het college als vertegenwoordiger van de gemeente is aangewezen in andere rechtspersonen.
Een lid van het college mag niet:
- optreden als advocaat of notaris voor de gemeente
- optreden als advocaat of notaris in geschillen voor de tegenpartij van de gemeente of voor een personeelslid van de gemeente met betrekking tot beslissingen in verband met de tewerkstelling binnen de gemeente
- rechtstreeks of onrechtstreeks een overeenkomst sluiten met de gemeente of deelnemen aan een overheidsopdracht, verkoop of aankoop ten behoeve van de gemeente of een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap. Het is niet verboden te schenken aan de gemeente of een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap of om gebruik te maken van de gemeentelijke dienstverlening (bijvoorbeeld: stedelijke kinderopvang)
- optreden als afgevaardigde of deskundige van een vakorganisatie in het bijzonder onderhandelingscomité of het hoog overlegcomité van de gemeente.
Het lid van het college moet in eerste instantie zelf oordelen of hij zich in een situatie van belangenvermenging bevindt en zich moet onthouden van de beraadslaging en stemming.
Notulen van het schepencollege
De algemeen directeur is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen en voor de bewaring van de originelen.
De burgemeester en de algemeen directeur ondertekenen, na goedkeuring, de originele notulen van het college van burgemeester en schepenen.
De notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen vermelden enkel de beslissingen en alleen die beslissingen kunnen rechtsgevolgen hebben.
Het college keurt de notulen goed op de eerstvolgende gewone vergadering. De notulen worden aan de gemeenteraadsleden verstuurd uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college die volgt op de vergadering van het college waarop de notulen werden goedgekeurd en op de wijze zoals bepaald in het huishoudelijk reglement.
Als een gemeenteraadslid daarom verzoekt, worden de notulen elektronisch verstuurd of ter beschikking gesteld.