• Entiteiten die gehuisvest zijn in de grote kantoorgebouwen
• Entiteiten behorend tot art I.3.1° van het Bestuursdecreet(opent in nieuw venster)
• Vakorganisaties voor medewerkers van de Vlaamse overheid in het kader van hun activiteiten voor die medewerkers.

• Andere partners voor een activiteit die betrekking heeft op thema’s waar de Vlaamse overheid voor is bevoegd:
  • Provinciebesturen, stads- en gemeentebesturen
  • Andere externe organisatie

• Andere externe partners die samenwerken met (een entiteit van) de VO, maar waarvan de activiteit geen educatief karakter heeft of niet aansluit bij de werking van (een entiteit van de) VO.
• Federale overheidsdienst
• Steden en gemeenten uit Brussel en Wallonië
• Privé-organisaties en commerciële organisaties

Bel of mail Facilipunt dan met volgende info:

• Het aantal deelnemers aan de activiteit waarvoor je een zaal wil reserveren.
• De dag(en) en uren wanneer je de zaal wenst te gebruiken.
• Welke activiteit je wil organiseren? En wat de koppeling is van de activiteit met de bevoegdheden van de Vlaamse overheid?
• Je contact- en facturatiegegevens.

• Reserveren kan tot 15 maanden van tevoren. Voor reserveringen tussen 1 jaar en 15 maanden is de kalenderfunctie in Facilipunt niet beschikbaar, deze reservering kan enkel via “nieuwe reservering” worden gemaakt.
• Vergaderingen buiten de gebruikelijke openingsuren van het kantoorgebouw moeten altijd via het meldingsformulier in Facilipunt worden aangevraagd.
• Wil je catering tijdens jouw vergadering? Reserveer die dan ook in Facilipunt.
• Heb je nog andere noden, zoals een extra whiteboard, stiften, …? Meld het vooraf via Facilipunt of loop even langs bij het onthaal van het vergadercentrum of van het gebouw. De hospitalitymedewerkers helpen je zeker verder.

Voor de zalen in de vergadercentra (de eerste verdieping in het Herman Teirlinck- en Hendrik Consciencegebouw) heb je geen toegangs- of bezoekersbadge nodig. Deze zalen zijn dus uitermate geschikt voor vergaderingen met externe personen. Je kan er ook catering laten leveren.

Bij de reservatie van je vergaderzaal in Facilipunt kan je nagaan welke apparatuur vast aanwezig is (‘Reeds in de zaal’ → ‘Selecteer uitrusting’).

Verbinding maken in de zaal tussen je laptop en de projector/scherm (om content te delen) of de audio-videoconferencing apparatuur (camera, luidspreker, microfoon) kan je via een kabel of draadloos via Clickshare.

Verbinding via kabel

Hoe je je laptop via een kabel met de apparatuur verbindt, lees je in de korte handleiding(PDF bestand opent in nieuw venster) of uitgebreide handleiding(PDF bestand opent in nieuw venster).

Verbinding via Clickshare

De meeste zalen zijn uitgerust met een Clickshare: je hoeft enkel de Clickshare button in te steken. Die button herkent automatisch of externe apparatuur gekoppeld is en maakt de verbinding.

Voor meer info over het gebruik van Clickshare, raadpleeg:

• de korte Clickshare-handleiding(PDF bestand opent in nieuw venster) of de uitgebreide Clickshare-handleiding(PDF bestand opent in nieuw venster).
• een van volgende instructievideo’s

1. Clickshare - opstart en presenteren
2. Clickshare - videoconferentie met MS Teams
3. Clickshare - PowerPoint weergave voor presentator
4. Clickshare - vergaderscherm weergeven

Is er in je vergaderzaal geen apparatuur aanwezig voor audio- of videoconferencing, dan kan je een mobiele set reserveren via Facilipunt.

Er zijn mobiele audioconferencing sets:

• voor vergaderingen met 4 à 6 personen: 1 draadloze console (micro/luidspreker)
• voor vergaderingen tot 20 personen (niet in Arenberg): 4 draadloze consoles (micro/luidspreker).

Mobiele sets voor videoconferencing: basisstation met ingebouwde luidspreker, microfoon en een externe camera die je kan bedienen via de afstandsbediening. Te gebruiken in een zaal tot 16 personen.

In sommige vergaderzalen staat een Surface Hub, een soort digitale assistent met vele functionaliteiten die je ook perfect kan gebruiken voor een hybride vergadering (via Teams).
Het toestel kan je interpreteren als een stand alone device, waarbij je gebruik kan maken van de ingebouwde camera, luidsprekers en microfoon van het toestel. Je hebt dus zelf geen laptop nodig.

Belangrijk:

• je moet de zaal waarin de Surface Hub staat mee uitnodigen in je meeting, dus in je Outlook vergaderverzoek net zoals je andere personen uitnodigt (Bijv. HT_08C.04 staat in de globale adreslijst van Outlook).
• Het toestel is een pc waar alleen MS Teams op draait: een Zoom of Google-meeting, … lukt dus niet.

Lees zeker ook de uitleg over de Microsoft Surface Hub op de pagina’s van mijn Digitale Werkplek

Partners die vergaderzalen mogen boeken, moeten voor de activiteit die zal doorgaan een duidelijke/aantoonbare samenwerkingslink hebben met de VO. Belangrijk is (onder andere) om te bepalen of de externe partner een commerciële organisatie is, deze mogen geen gebruik maken van de zalen. De gebruiker van de zaal dient ‘als goede huisvader’ om te gaan met de voorzieningen in de zaal. En respecteert de werkomgeving van de andere gebruikers van het kantoorgebouw.

Het Facilitair Bedrijf stelt enkel die ruimtes ter beschikking, die toegankelijk zijn voor alle VO-medewerkers en/of externe die in aanmerking komen om deze te benutten. Het Facilitair Bedrijf kan beslissen om reservaties te wijzigen indien deze de reguliere werking in het gedrang brengen. Het Facilitair Bedrijf kan een reservatie annuleren in geval van overmacht, vreemde oorzaak, en omstandigheden. De organisator zal hiervan onmiddellijk worden op de hoogte gebracht.

Het Facilitair Bedrijf stelt de infrastructuur van de zalen ter beschikking met inbegrip van het meubilair, het audiovisueel- en het cateringmateriaal. Een gedetailleerde beschrijving van de standaarduitvoering per zaal en per geselecteerde opstelling is terug te vinden in Facilipunt of na contact met het lokaal team. De standaarduitvoering en opstelling is bepaald door HFB, wijzigingen van deze dienen tijdig te worden besproken met het lokaal team. Het is de gebruiker van de zaal niet toegestaan om eigen materiaal (conference of audiovisueel) te gebruiken of aanpassingen te doen aan de huidige opstelling zonder overleg met het lokaal team. Deze laat de zaal ook in dezelfde staat achter als bij aanvang van de activiteit. De tassen en glazen afruimen en afval wegwerpen in het afvaleiland. Er wordt door Het Facilitair Bedrijf niet na elke activiteit afgeruimd of gepoetst, tenzij dit anders is afgesproken met het lokaal team.

De reservatie is slechts geldig na het vastleggen in het zaalreservatiesysteem. Reserveren kan vanaf 1 jaar en 3 maanden op voorhand via het zaalreservatiesysteem of via een mail naar Facilipunt. Bevestig bij aankomst de zaal op de roomie, indien die aanwezig is. Wanneer de activiteit vroeger is afgelopen, geef de zaal dan opnieuw vrij via de roomie. Bezettingsmetingen en analyse van de gemaakte en geannuleerde reservaties zullen worden uitgevoerd. Op basis van deze kan Het Facilitair Bedrijf gemaakte reservaties en afspraken wijzigen.

De annuleringsvoorwaarden voor betalende gebruikers vind je onder de rubriek “Facturatie”.

Contact- en facturatiegegevens moeten worden aangeleverd voor het finaliseren van de reservatie. Het is mogelijk om vergaderzalen te reserveren voor een activiteit die samen met een andere organisatie, van buiten de Vlaamse overheid, wordt georganiseerd. Alsook is het aansluitend mogelijk om (een deel van) de kosten van de catering door de externe partij te laten dragen.

Annuleringsvoorwaarden

• Een annulering een maand voor de datum van de activiteit is kosteloos.
• Bij een annulering minder dan een maand voor de datum van de activiteit, zal 50% van de zaalhuur worden aangerekend
• Bij een annulering 5 werkdagen voor de datum van de activiteit, zal 100% van de zaalhuur worden aangerekend

Het gebruik van de zalen is alleen toegelaten als het event of de vergadering doorgaat in het kader van een activiteit van de VO en/of voor de werking van een entiteit. Hierbij dient de organisator de neutraliteit van de Vlaamse overheid te waarborgen: neutraliteit inzake godsdienst, politiek, …

Elke afwijking en/of aanpassing aan de standaard infrastructuur met inbegrip van het aanleveren van extra meubilair, supplementair audiovisueel materiaal, optionele catering, en alle mogelijke extra diensten, dient uiterlijk 1 maand voor het evenement per mail, door de gebruiker van de zaal te worden gemeld. Het Facilitair Bedrijf beslist, na overleg met de huurder, of de gevraagde aanpassingen en afwijkingen kunnen uitgevoerd worden. Op basis van de melding en indien nodig, wordt een gezamenlijk overleg georganiseerd en extra afspraken opgemaakt die door beide partijen zijn goedgekeurd. Deze extra afspraken maken integraal deel uit van deze overeenkomst.

De gebruiker van de zaal zal uiterlijk 1 maand voor de datum van activiteit, aan Het Facilitair Bedrijf de lijst overmaken van de externe diensten dewelke hij wenst te gebruiken met oplijsting van materiaal, personeel en goederen alsook de technische en praktische vereisten. Alle betalingen voor geleverde prestaties en goederen, dienen rechtstreeks tussen de gebruikers van de zaal en de externe leverancier te worden afgehandeld. Indien een beroep wordt gedaan op een externe cateraar, dan dient deze zich aan de vooraf doorgegeven richtlijnen en voorwaarden te houden.

• De datum en uren van op- en de afbouw worden in onderling overleg met Het Facilitair Bedrijf vastgelegd.
• De huurder verbindt zich er toe de lokalen in perfecte staat achter te laten.
• Alle leveringen voor het evenement dienen enkel te gebeuren via de laadkade, tenzij anders bepaald met het lokaal team.
• De organisator ziet er op toe dat vrachtwagens, bestelwagens en/of personenwagens onmiddellijk na het uitladen van materiaal verplaatst worden.
• De personen die afhangen van de organisatie– met inbegrip van de externe leverancier(s), genodigden, etc., moeten hun identiteit kunnen bewijzen ten opzichte van Het Facilitair Bedrijf.
• Het plaatsen van vlaggen, wimpels, aanplakbiljetten, panelen of commerciële stands van welke aard kan enkel na de uitdrukkelijke toestemming van Het Facilitair Bedrijf.
• De entiteit is zelf verantwoordelijk voor de betaling van de retributie aan Unisono indien dit voor de activiteit van toepassing is.

Bij andere praktische problemen niet opgesomd in deze afspraken dient de organisator Het Facilitair Bedrijf ten allen tijde te verwittigen.

Alle veiligheidsvoorschriften betreffende de technische realisaties moeten door de gebruiker worden nageleefd. De gebruiker van de zaal ziet er op toe dat de maximumcapaciteit van de zalen op geen ogenblik overschreden wordt. De gebruiker van de zaal dient alles in het werk te stellen om de veiligheid van zijn genodigden en de zalen van Het Facilitair Bedrijf te waarborgen, en zal zonder dat dit de verantwoordelijkheid van Het Facilitair Bedrijf in het gedrang kan brengen, alle instructies van Het Facilitair Bedrijf in dit verband nauwkeurig opvolgen. Uitgangen, doorgangen en nooduitgangen dienen in alle omstandigheden vrijgehouden te worden. Het Facilitair Bedrijf heeft de formele eindbeslissing betreffende maatregelen die genomen dienen te worden in het kader van de algemene veiligheid. Het gebruik van vuur is ten strengste verboden. Het Facilitair Bedrijf heeft het recht apparatuur niet toe te laten als deze niet voldoet aan de veiligheidsvoorschriften.

Het is verboden ramen, deuren, muren en vloeren te benagelen, te beplakken of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien zijn. Als na de activiteit schade vastgesteld wordt, zal door Het Facilitair Bedrijf contact worden opgenomen met de gebruiker van de zalen om in overleg de schade te bepalen. Indien betrokkene niet aanwezig is, zal de schade door Het Facilitair Bedrijf zelf worden bepaald. Herstel of vervanging van beschadigingen alsook buitengewone schoonmaak zullen aangerekend worden. De organisator is verantwoordelijk voor het materiaal dat hij laat staan in de zaal voor of na afloop van de activiteit.