Het kantoor van de toekomst wordt een ‘verzameling van verschillende fysieke locaties, die gelinkt zijn door technologie’. Locaties en technologie: daarvoor ligt de expertise bij Het Facilitair Bedrijf en Digitaal Vlaanderen. Maar hybride werken kan maar mits een duidelijke visie en goede afspraken met collega’s en leidinggevende. Die derde pijler, het HR gedeelte, is dus op zijn minst zo belangrijk in dit verhaal. Daar houdt AgO zich mee bezig.

De lockdown en het verplichte thuiswerk heeft duidelijk gemaakt dat we ook nood hebben aan fysiek samenkomen. We gaan dus naar kantoor komen voor formeel overleg maar ook - en misschien vooral - voor informele en toevallige ontmoetingen. Mensen hebben behoefte aan die verbondenheid, zowel met elkaar als met de organisatie. Het kantoorgebouw van de toekomst moet daarom uitnodigend zijn; een inspirerende plek die ‘goesting’ geeft om te komen werken en die de verplaatsing meer dan waard is. Het is duidelijk dat we hier op zoek zijn naar meerwaarde, naar faciliteiten die de thuiswerkplek niet biedt.​

We gaan dus nood blijven hebben aan faciliteiten zoals de koffiebar en het restaurant, maar we gaan ook extra ruimten nodig hebben die dat samenwerken gemakkelijk maken. Dan hebben we het niet alleen over die klassieke formele vergaderingen, maar ook over dat soort samenwerken waarvan we met z’n allen gemerkt hebben dat dat minder goed ging vanop afstand: projectwerk, creatief denken en brainstormen over complexe onderwerpen bijvoorbeeld.

Het sociale aspect is niet de enige functie van het kantoor: ook voor individueel werk zullen we ook nog altijd naar kantoor gaan.

Want tussen die ontmoetingen en vergaderingen door moeten mensen wel – al dan niet geconcentreerd - aan bepaalde taken kunnen werken. Sommigen zullen ook vinden dat het kantoor zich beter leent tot werken dan de thuisomgeving, en bepaalde teams zullen op afgesproken momenten willen samenwerken op kantoor. Maar ook om nieuwe medewerkers in te werken biedt het kantoor de beste faciliteiten.

Gebouwen zullen dus zo geconcipieerd worden, dat ze op een slimme manier kunnen inspelen op mogelijke bezettingspieken en –dalen, van de voorziene individuele werkplekken.

Momenteel wordt al volop de ‘hybride’ audiovisuele apparatuur in alle middel- en grote gemeenschappelijke vergaderzalen uitgebreid. ​Ondertussen zijn al meer dan 160 van de publieke vergaderzalen voorzien van apparatuur voor audio- en videoconferencing zodat je vanop kantoor vlot ‘live’ kan samenwerken met collega’s thuis of op een andere locatie. Die apparatuur is vrij gemakkelijk te bedienen. Je moet het gewoon proberen. Er kan maar weinig verkeerd gaan.

Voor heel wat types van overleg heb je die apparatuur evenwel niet nodig. Zeker niet als je maar met 2 of 3 vergadert. Een kleine overlegruimte om uit te wijken, eventueel een extra scherm en natuurlijk de software om digitaal te vergaderen op je laptop… dat volstaat meestal.

In de kantoorzone zijn hiervoor de aanwezige afgesloten ruimten geschikt en die hoef je niet te reserveren. Zalen met die hybride vergaderinfrastructuur moet je wel reserveren. Uiteraard via Facilipunt. Daarbij kan je ook aanduiden uit een heel lijstje van uitrusting wat je nodig hebt (‘Selecteer uitrusting’).

​Door de extra middelen (zie insert hieronder) worden niet alleen de hybride vergaderzalen verder uitgerust, er gebeuren ook een aantal aanpassingen aan de gebouwen.

In de toekomst verwachten we dat er minder werkplekken op hetzelfde moment in gebruik zullen zijn, omdat er dus meer vanop andere locaties (zowel thuis als op andere plekken) gewerkt wordt. Dat betekent enerzijds dat de bewonerszone per entiteit minder groot kan zijn, maar dat het anderzijds wel nog piekmomenten moet kunnen opvangen. ​Daarom komen er gedeelde zones, met coworkingplekken en reserveerbare project- en teamruimtes.

Die herinrichtingen verlopen gefaseerd​. De Brusselse gebouwen komen het eerst aan bod: verwacht wordt dat die werken in 2025 afgerond zijn.

Los van de projecten die momenteel in studiefase zijn (zoals bijvoorbeeld het Belpairegebouw/Kantoor 2023 en VAC Mechelen) zullen de gebouwen bij een grote optimalisatie-oefening aangepast worden aan die nieuwe visie.​

Strategisch vastgoedplan: hybride werken in energiezuinige gebouwen

De Vlaamse Regering heeft op 29 oktober de investeringen goedgekeurd voor aanpassingen in de VAC’s en de 3 Brusselse hoofdkantoren (Teirlinck, Conscience, Belpaire). De bedoeling is de personeelsleden van de Vlaamse overheid te huisvesten in toekomstbestendige, energiezuinige, kwaliteitsvolle gebouwen die alle mogelijkheden bieden voor hybride werken.

Met het verlaten van een aantal gebouwen komen middelen vrij voor die investering. Bovendien zorgt het ook voor een aanzienlijke daling van de totale CO2-uitstoot van de Vlaamse administratieve gebouwen (geraamd op 2.322 ton CO2 jaarlijks).