Als je boodschap veel informatie omvat, is de volgorde van de informatie van groot belang. Door een goede volgorde schep je orde in de veelheid van gegevens.

Tips voor een duidelijke structuur:

• Zet bij elkaar wat bij elkaar hoort.
• Zet de belangrijkste informatie op een plaats waar de lezer ze gemakkelijk kan vinden, meestal aan het begin van de tekst. Werk de kernboodschap daarna uit met een toelichting, onderbouwing, details enzovoort.
• Gebruik voor instructies een chronologische volgorde.

Soms moet je in een tekst informatie toevoegen die voor de meeste lezers niet of minder belangrijk is, bijvoorbeeld juridische informatie of een lijst met bronnen. Pas de volgende strategieën toe om de informatie behapbaar en overzichtelijk te houden:

• Zet de informatie achteraan in de tekst. In een brief of mail bijvoorbeeld kun je alle verwijzingen naar de regelgeving onderaan bundelen onder een kopje als Juridische basis.
• Voeg de informatie toe in een bijlage. Verwijs daarnaar in de tekst.
• Vermeld een link naar een webpagina waar de lezers meer informatie vinden. Gebruik daarbij duidelijke linkteksten.

Door tussentitels te gebruiken, maak je de structuur van je tekst overzichtelijk en zorg je ervoor dat lezers gemakkelijk de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. Tussentitels zijn onmisbaar in langere teksten zoals brochures, webpagina’s en rapporten. Maar ook in korte teksten zoals brieven en mails zijn ze een meerwaarde. Lezers zien dan in een oogopslag welke informatie de brief of mail bevat.

Tips voor duidelijke tussentitels:

• Geef met de tussentitel precies aan wat de kernboodschap of het hoofddoel van een rubriek is. Mijd vage en nietszeggende tussentitels.
• Schrap overbodige woorden zodat de tussentitel kort blijft en gemakkelijk scanbaar is.
• Gebruik voldoende tussentitels, maar ook niet te veel. Te veel tussentitels maken een tekst onoverzichtelijk.

Gebruik eventueel tussentitels in de vorm van vragen die de mensen uit de doelgroep kunnen stellen.

In langere teksten kun je werken met verschillende niveaus van tussentitels. Pas de volgende strategieën toe om de structuur overzichtelijk te houden:

• Maak de hiërarchie tussen de verschillende niveaus visueel duidelijk. Gebruik bijvoorbeeld voor elk niveau een andere lettergrootte of gebruik een decimale nummering (1, 1.1, 1.2 enzovoort). Tussentitels op het laagste niveau kunnen ongenummerd blijven.
• Beperk het aantal niveaus zo veel mogelijk. Te veel niveaus maken de structuur onoverzichtelijk.
• Voeg een inhoudstafel toe aan het begin van de tekst, zodat lezers meteen zien hoe de tekst is ingedeeld en zodat ze snel de informatie vinden die ze nodig hebben.

Een tekst die alleen uit losse zinnen bestaat, is niet vlot leesbaar. Zinnen krijgen in een tekst pas samenhang als ze in alinea’s staan. Door een goede alineastructuur kan een lezer de informatie veel gemakkelijker verwerken.

Tips voor duidelijke alinea’s:

• Begin een nieuwe alinea bij een nieuw deel of nieuw aspect van de informatie.
• Maak alinea’s niet te lang, zodat ze uitnodigen tot lezen.
• Maak de alinea’s ook niet te kort. Wees zuinig met alinea’s die maar uit één of twee zinnen bestaan.
• Zet de belangrijkste informatie bij voorkeur vooraan in de alinea.
• Maak het verband tussen de verschillende zinnen en alinea’s duidelijk met verbindingswoorden of signaalwoorden als daarom, maar, bovendien, ten eerste, ten slotte.

Met een duidelijke typografie zorg je ervoor dat je tekst goed leesbaar is.

Hou rekening met de volgende aandachtspunten:

• Gebruik een voldoende groot lettertype. Gebruik voor een lopende tekst punt 10 tot 12.
• Gebruik ruime marges.
• Laat tussen alinea’s een witregel open.
• Lijn de tekst bij voorkeur links uit. Op die manier is er tussen de woorden een vaste afstand. Dat leest sneller en gemakkelijker dan een tekst die links en rechts uitgelijnd is.
• Zorg ervoor dat de kleur van de tekst voldoende contrast heeft met de achtergrond. Je kunt dat testen met een contrastchecker(opent in nieuw venster).

Opsommingen zijn gemakkelijker leesbaar als je de verschillende delen van de opsomming onder elkaar zet.

Er zijn twee mogelijkheden om opsommingen te markeren:

• met opsommingstekens, bijvoorbeeld bullets of streepjes, als de volgorde van de verschillende punten niet uitmaakt
• met nummers, als je duidelijk wilt maken welke punten belangrijker zijn dan andere, of om een chronologische volgorde te markeren (bijvoorbeeld een stappenplan).

Bekijk op de website van Team Taaladvies de richtlijnen voor:

• de structuur en formulering van puntsgewijze opsommingen
• leestekens en hoofdletters in opsommingen.

Door belangrijke woorden in een tekst te accentueren, zorg je ervoor dat lezers sneller de informatie vinden die ze zoeken. De belangrijkste boodschap blijft daardoor ook beter hangen.

Tips voor duidelijke accentueringen:

• Gebruik bij voorkeur vet. Onderstrepingen zijn af te raden omdat ze de bladspiegel onrustig maken. In webteksten kunnen onderstreepte woorden bovendien verward worden met links. Zet woorden ook niet volledig in hoofdletters. Dat komt schreeuwerig over en woorden die in hoofdletters staan, zijn minder goed leesbaar.
• Kies de woorden die je accentueert zorgvuldig uit. Hoe meer woorden je accentueert, hoe minder effect die accentueringen hebben. Zet bijvoorbeeld in een alinea maar één woord, één woordgroep of één zin vet.
• Zorg voor een zekere regelmaat. Zet bijvoorbeeld telkens de eerste zin van een alinea vet. Als in een tekst her en der vetgedrukte woorden opduiken, ziet de bladspiegel er snel onoverzichtelijk en onrustig uit.

Afbeeldingen kunnen helpen om de boodschap te ondersteunen en te verhelderen. Maak bijvoorbeeld gebruik van:

• tabellen en grafieken
• foto’s
• iconen
• illustraties
• infographics.

Hou rekening met de volgende aandachtspunten:

• Zorg ervoor dat de afbeelding duidelijk en herkenbaar is voor de doelgroep. Test ze vooraf met gebruikers.
• Zorg ervoor dat het verband met de tekst duidelijk is. Gebruik bijvoorbeeld een onderschrift en verwijs in de tekst naar de afbeelding.
• Zorg ervoor dat de afbeelding voldoende opvalt. Gebruik bijvoorbeeld voldoende witruimte rond de afbeelding en plaats niet te veel afbeeldingen op één pagina.